11 + 1 vinkkiä taloyhtiön viestintään

Pullopostia

Huhtikuun alussa kävin Taloyhtiö-tapahtumassa puhumassa viestinnästä. Luennon jälkeen eräs isännöitsijä tuli kysymään, miten ihmeessä voi keksiä tiedotettavaa joka kuukausi sellaisissa taloyhtiöissä, joissa ei ole meneillään korjauksia. Isännöintiliiton tutkimuksen mukaan asukkaat kun toivovat viestintää kerran kuussa. 

Isännöitsijän huoli oli, että tekemällä tikusta asiaa liian usein viestintä menettää merkityksensä. Isännöitsijä oli oikeassa: turhaa viestintää ei kannata tehdä. Asukkaan näkökulmasta tärkeitä ja isoja asioita on taloyhtiössä kuitenkin yllin kyllin.

Lupasin auttaa isännöitsijää ja tehdä ehdotuksen siitä, millainen voisi olla taloyhtiön viestinnän vuosikello. Tässä siis vinkki joka kuukaudelle ja kaupanpäälle bonusvinkki.

  1. Tammikuu. Kirje: hallituksen uuden vuoden tervehdys. Katsaus taloyhtiön kuntoon ja tulevaisuuteen.
  2. Helmikuu. Tiedote: taloyhtiön palvelut pähkinänkuoressa. Huollon, isännöinnin ja hallituksen yhteystiedot ja ohjeet, missä asioissa saa apua mistä.
  3. Maaliskuu. Tiedote: vinkit kodin remontoijalle. Muistutetaan remonttien ilmoitusmenettelystä. Tiedotteen mukana jaetaan joka huoneistoon Huoneistoremontti-opas.
  4. Huhtikuu. Kutsu: tervetuloa kevättalkoisiin! Talkoissa hallitus ideoi asukkaiden kanssa yhteishengen kehittämistä ja käy keskustelua yhtiökokouksessa päätettäväksi tulevista korjauksista.
  5. Toukokuu. Kesän turvallisuusvinkit: Grillaa oikein. Jätä koti asutun näköiseksi, kun lähdet lomalle.
  6. Kesäkuu. Tiedote: kesän palveluajat. Huollon, isännöinnin ja hallituksen yhteystiedot ja ohjeet, missä asioissa saa apua mistä.
  7. Heinäkuu. Nautitaan kesästä, tiedotuksen kesätauko.
  8. Elokuu. Tiedote: miten yhtiökokouksessa päätetyt korjaukset etenevät tai muistutus yhtiön järjestyssäännöistä.
  9. Syyskuu. Kutsu: tervetuloa syystalkoisiin! Talkoissa hallitus kyselee asukkaiden toiveita taloyhtiön kehittämisestä.
  10. Lokakuu. Tiedote: asukkaan energiansäästövinkit. Lämmitys on taloyhtiön suurin kuluerä. Ilmanvaihto talviasentoon. Tiedotteen mukana jaetaan joka huoneistoon Energia ja koti -opas.
  11. Marraskuu. Tiedote: asukkaan paloturvallisuusvinkit. Palovaroittimen hoito-ohje.
  12. Joulukuu. Joulunajan tiedote: Lajittele joulun jätteet oikein. Ei kinkunrasvaa viemäriin. Ilotulittajan turvallisuusneuvot.

+ Bonusvinkki: Hallitukselta ja isännöitsijältä joulukortti jokaiselle asukkaalle ja osakkaalle!

Näiden viestien lisäksi tulevat taloyhtiön johtamiseen liittyvät peruskuviot eli yhtiökokouskutsut ja -tiedotteet sekä korjauksiin liittyvä viestintä.

Kun isännöinti viestii aktiivisesti, asukkaat huomaavat, että taloyhtiön asiat ovat hyvissä käsissä. Tämän seurauksena asukkaat ovat myös valmiita maksamaan isännöinnistä enemmän. Ja niin pitää ollakin, sillä viestintä on työtä. Vaikka isännöitsijät pystyvät moniin ihmeisiin, ilmaista työtä hekään eivät voi tehdä.

Lue lisää viestintävinkkejä 24.4. ilmestyneestä Kotitalo-lehdestä 3/14. Tutustu lehteen Kotitalon verkkosivuilla.

3 vastausta artikkeliin ”11 + 1 vinkkiä taloyhtiön viestintään

  1. Viestintäteksti synnytti muutamia kysymyksiä ja toteamuksia?
    Mikä on turhaa viestintää? Kuka määrittää asukkaan näkökulman? Henkilökohtainen vuorovaikutus on myös viestintää. Se mikä isännöitsijälle on ”tikusta asiaa”, ei sitä välttämättä ole asukkaalle tai osakkaalle. Asiakassuuntautuneisuus on vaativaa asennoitumista. Millaisen kuvan tämänkaltainen ”tikusta asiaa”-asennoituminen antaa isännöitsijästä ja hänen edustamastaan isännöintiyrityksestä? Eikö viestintä olekaan palveluntuottamista tai ainakin oleellinen osa sitä? Negatiivisen asiakaskokemuksen aikaansaaminen, osuu omaan nilkkaan ennemmin tai myöhemmin.
    Vuosikelloidea tiedotuksen runkona on hyvä: tyydyttää ajankohtaisen tiedon tarpeen. Heikkous viestintä nähdään vain tiedon siirtona lähettäjältä vastaanottajalle. ”Tikusta asiaa” -teeman opetus: viestinvastaanottaja on se, joka viime kädessä antaa viestille merkityksen.
    Olisiko se turhaa viestintää, mikä ei vähennä asukkaan tai osakkaan tietämättömyyttä?

    • Viestintä ei ole vain tiedonsiirtoa (management), sen avulla voi myös rakentaa taloyhtiönyhteishenkeä, yhteisöllisyyttä (leadership). Miten tämä onnistuisi isännöitsijöiltä? Tällöin painopiste siirtyisi kiinteistönylläpitoyhteisön ”johtamisesta” asumisyhteisön ”johtamiseen”. Vai kuinka?

      • Hyvä näkökulma. Mielestäni taloyhtiön hallituksen rooliin kuuluu osakkaiden ja asukkaiden kuunteleminen ja heidän kanssaan keskustelu. Hallituksen pitäisi tuntea osakkaiden näkemykset ja tuoda päätöksentekoon osakkaiden ääni. Siksi keskustelu on välttämätöntä.

        Isännöitsijät kävisivät mielellään keskustelua osakkaiden ja asukkaiden kanssa – mikä olisikaan parempaa taloyhtiön johtamista. Kovin moni taloyhtiö ei kuitenkaan ole valmis maksamaan tästä palvelusta, joten se jää nykyisin hallituksen harteille.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *