Sähköposti tulee, suojautukaa

Lähde: Flickr

Sähköpostin käyttö pitäisi olla luvanvaraista, koska se on niin vaarallinen väline. Kun meili singahtaa maailmalle, sitä ei saa enää takaisin, vaikka kuinka maanittelisi. Jos kirjoitan, miten paljon alakerran juoruava eukko ottaa pattiin, viesti päätyy varmasti juuri hänelle. Sen jälkeen naapurisuhde saattaa muuttua hyiseksi.

Pikaistuksissa naputellut viestit tuppaavat aiheuttamaan sotkua. Isännöitsijältä voi tuhrautua enemmän tunteja asukkaiden kiivaiden viestien setvimiseen kuin remonttien suunnitteluun. Meiliboksi kannattaa jättää rauhaan, kunnes harmitus on haihtunut.

Sähköposti ei sovellu keskusteluun, varsinkaan mutkikkaista asioista. Jos lähden meilailemaan asuintalovarauksen ja rahastoinnin eroista, varaudun jo etukäteen verenpaineen nousuun ja runsaaseen hiustenlähtöön. Nenäkkäin tapaaminen on edelleen ylivoimainen keino yhteisymmärryksen saavuttamiseen ja vaikeiden asioiden selvittämiseen.

Kilometrin mittaisia viestejä ei kukaan lue, mutta jos vastaan sähköpostiin yhdellä sanalla, vastaanottaja tulkitsee sen kettuiluksi. Tärkeimmät viestit kulkevat rivien välissä, muistutti puhekouluttaja Juhana Torkki kiinteistöalan viestintäseminaarissa. Yksisanaisessakin viestissä on rivinväli, eikä siihen mahdu kauniita ajatuksia.

Muistaakseni en ole koskaan saanut työhön liittyvää kirjettä, jossa on hymiöitä. Sen sijaan ei ole ollenkaan tavatonta, että sähköposteissa vilisee erilaisia irvistyksiä. Sähköpostia kirjoittaessani suhtaudun siihen kuin puheeseen, mutta lukiessa tulkitsen sitä kirjeenä.

Valitettavasti olen itse tehnyt kaikki nämä virheet lukuisia kertoja. Jotta sinulla olisi helpompaa, tässä

5 vinkkiä, joilla onnistut

  1. Hengitä syvään 10 kertaa ennen meilin lähettämistä. Harkitse vielä kerran.
  2. Jos asia on vaikea tai vaatii keskustelua, sulje sähköpostiohjelma.
  3. Kun päätät lähettää viestin, mieti asia vastaanottajan kannalta. Kerro tärkein ensin.
  4. Kaikki minkä kirjoitat, löydät vielä edestäsi. Karsi arkaluontoiset asiat.
  5. Sano asiasi napakasti, mutta ystävällisesti.

P.S. Ilta-Sanomien sivuilla voit nyt testata, millainen naapuri olet. Ellei tulos miellytä, löydät lisää vinkkejä sopuisaan naapuruuteen Isännöintiliiton Asuminen taloyhtiössä ja Viihdy vuokralla -oppaista.

11 vastausta artikkeliin ”Sähköposti tulee, suojautukaa

  1. Huomaa mainiosti, ettei artikkelin kirjoittaja ole toiminut päivääkään isännöitsijänä. Kuitenkin kirjoittaja selvästi mielellään neuvoo isännöitsijää. Kuin karaokelaulaja Jorma Hynnistä laulamisen tekniikassa.
    Aikuisen oikeasti ei isännöitsijällä ole aikaa järjestää face2face -istuntoja asukkaitten kanssa, edes selvittääkseen poloiselle varauksia tai rahastoja.
    Sähköposti on upea työkalu ja vapauttaa vastaamaan kun on aikaa. Isännöitsijän ammatissani korvaamaton. Sen sijaa Facebookit yms eivät kuulu työkaluvalikoimaan, ne ovat viihdykkeitä ja ajantappovälineitä.
    Vasaraakin voi käyttää väärin, mm väkivallan välineenä tai rikkomaan jatkuvasti soivan puhelimen.

    • Kiitos palautteesta! Viestini on kohdistettu asukkaille, mutta mukavaa, jos joku isännöitsijäkin saa aiheesta ajatuksia.

      Oman kokemuksenni mukaan isännöitsijät osaavat käyttää sähköpostia mallikkaasti, mutta meillä asukkailla on usein kehittymisen varaa. Moni asiaa selviäisi googlaamalla tai tarttumalla luuriin sen sijaan, että tuikkaa meilin isännöitsijälle.

      Isännöinti on palveluala ja palveltavana on 2,7 miljoonaa taloyhtiössä asuvaa suomalaista. Siksi moni isännöitsijä kertoo hukkuvansa sähköpostiin ja joskus asukas joutuu odottamaan vastausta viestiinsä. Tunnistan hyvin kuvaamasi isännöitsijän kiireen, samaa kertoo moni muukin isännöitsijä. Miten tilannetta voisi parantaa niin, että asukkaat olisivat tyytyväisiä ja isännöitsijän aika riittää hyvään isännöintiin?

  2. Sananvapaus kuuluu niin alakerran juoruavalle eukolle kuin sähköposti lähettäjälle, oli meilin pituus mikä tahansa. Kumpi on suurempi ongelma juoruaminen ja mahdolisesti taloyhtiön ilmapiirin pilaaminen vai esimerkiksi siitä varoittaminen erilaisilla sosiaalisen median välineillä? Sosiaalisen median (esmi. GooglePlus) käyttöä kommentoinnissa kutsutaan sosiaaliseksi kuratoinniksi.

    Taloyhtiö on mielestäni sekä asumisyhteisö että kiinteistön ylläpitoyhteisö. Toimitusjohtajan rooliin kuuluu siis klassisesti asiajohtaminen ja yhdessäolojohtaninen. Jälkimmäisen rooli suorittamisesta on jo oivallisesti kommeintoitu

    • Erinomainen termi tuo yhdessäolojohtaminen! Olen tismalleen samaa mieltä siitä, että taloyhtiössä tarvitaan yhdessäolojohtamista. Ilman muuta se sopii isännöitsijän rooliin, mutta mahtaako sellaista palvelua olla huomioitu isännöintisopimuksissa?

      • Nuo ovat johtamisen kaksi ulottuvuutta. Kysymys on siitä, kumpaan kiinnitetään enemmän huomiota. Esimerkiksi myyntityötä tekevän kohdalla; kiinnittääkö enemmän huomiota tuoteeseen jota myy vaiko asiakkaaseen, ostajaan, jolle myy.
        Kyseessä on vanha asia; management ja leadership. Viestinnässä ehkäpä näin: kiinnittääkä enemmän huomiota viestiin, sen sisältöön vaiko viestin vastaanottajaan.
        Tämäkin poustauksesi on hyvä esimerkki siitä miten eri tavalla me lukijat tulkitsemme tekstiä, vai kuinka.

    • Lisäisi vielä kommenttiini muutaman huomion, että sananvapauteen kuuluu myös negatiivisten tunteiden ilmaisu. Vallankäyttöä on kaikenlainen luokitellu ja määrittely. Myös kasvokkain viestinnässä voi sanoa jotain, jota katuu myöhemmin. Ristiriitatilanteessa ihmiset yleensä käyttäytyvät defensiivisesti, jotka poikeekaa useimmiten korrektista käyttäytymisestä. Tilanne koetaan enemmänkin taisteluna kuin yhteistoimintana. Tästä syystä defenssi.

  3. Kiitos hyvistä kommenteista! Sähköpostilla on sijansa viestinnässä taloyhtiössä niin asukkaille kuin isännöitsijällekin. Valitettavasti sähköpostia kuitenkin usein käytetään huonosti tai sellaisissa tilanteissa, joissa se ei ole paras väline. Miten sähköpostia pitäisi sinun mielestäsi käyttää taloyhtiön viestinnässä?

    Taloyhtiö on yhteisö siinä missä työpaikkakin. Yhteisöllisyyden parantamiseksi löytyy taatusti parempia tapoja kuin sähköpostin lähettäminen. Kertokaa kokemuksia!

  4. Minulle on opetettu jo lapsena, että sanojensa takana pitää pystyä ”seisomaan”. Sama pätenee kirjoittamiseen. Hyvänä nyrkkisääntönä pitäisin sähköpostin kirjoittamisessa, että kirjoittaa vain sen minkä pystyy sanomaan henkilölle myös kasvotusten. Voi olla etten tiedä mistä kirjoitan sillä olen vielä nuori, alle 40 vuotias isännöitsijän alku. Hyvää alkanutta vuotta kaikille!!

  5. Palaan vielä mainintaani sähköpostista hyvänä työkaluna. Isännöitsijällä on kiire ja kontakteja erittäin paljon. Tästä syystä puhelin on varattu ja tavoittelija kuvittelee isännöitsijän väistelevän.
    Omiin kohteisiini olen antanut ohjeen lyhyisiin sähköposteihin mieluummin kuin puheluihin. Työpuhelimeen vastaan vain virka-aikana, mutta sähköpostia saa lähettää milloin vain, tosin luen niitä vain virka-aikana. Sähköpostiin vastaan 2 työpäivän sisällä (virka-aikana). Puhelut ovat vähentyneet puolella, jollei enemmänkin, viesteistä jää (tarvittaessa) dokumentti ja ennen kontaktia saan toimitettua viestin liitteenä esim käsiteltävän muistion tai muun asiakirjan.
    Sähköpostia ei käytetä keskusteluun vaan nimenomaan viestimiseen, viestin lähettämiseen kohdehenkilölle.
    Kohteitten hallituksille toimitetaan kaikki kokous- yms materiaali sähköpostilla, jolloin aikaa ei tuhraudu papereihin.
    Tärkeätä on focusoida yhteen viestitysmalliin. Aika ei riitä selaamaan naamakirjoja, erilaisia ilmaisia kokous- ja kutsupalstoja saati twitteriä.
    Tämä on myös sovittu näin tapahtuvaksi. Vaikka saisinkin/huomaisin Facebookissa jonkun valituksen kylmästä patterista, en siihen reagoi, se voi olla säälin pyyntö vertaisryhmälle tms.
    Isännöitsijöiden keskuudessa kankeus järjestelmien kanssa on tyrmäävän yleistä. Itse olen hyvin tottunut ja kokenut käyttäjä ja kirjoitan nopeasti vaikka olenkin jo siirtymässä koukkupolvisten ukkojen sakkiin.
    F2F-kontakteja on silti paljon ja pääosin laadukkaita. Operatiiviset rutiinit on syytä hoitaa eri välinein kuin sosiaaliset tarpeet.

  6. Kuulostaa selkeältä ja hyvin toimivalta. Olet kiinnittänyt huomiota juuri oikeaan asiaan eli kertonut asiakkaille, miten kannattaa toimia ja miten sinut saa kiinni. Tämä on aivan olennainen kysymys. Luulen nimittäin, että suurin ongelma on juuri se, että asukkaat eivät tiedä, miten isännöintiin kannattaa ottaa yhteyttä ja mitä kanavia pitkin asioita voi hoitaa.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *