Taloyhtiön hallituksen jäsenillä pitää olla sähköposti

Mikä on normaalia asumista ja mikä on normaalia taloyhtiön palvelua hoitovastikkeella katettuna? Tämä on kysymys, jota usein pohditaan. Sen sijaan harvemmin pohditaan johtamista ja siihen liittyviä toimintatapoja.

Toisaalta yhtiökokouksissa on usein vain murto-osa osakkeista paikalla, ja hallitukseen valitaan ne samat kuin ennenkin yhtään sen kummemmin miettimättä, kenelle suuri luottamus annetaan. Hyvä kun saatiin jollekin annetuksi.

Kolmanneksi isännöintiyrityksiltä vaaditaan lisää tehokkuutta ja hintojen leikkaamista. Tarpeen olisi todellakin miettiä prosesseja ja niiden yhdenmukaistamista läpi koko yrityksen toiminnan.

Kaikkia edellä mainittuja yhdistää pieni mutta tärkeä väline: sähköposti. Hallituksen ja isännöitsijän välinen tehokas ja selkeä viestintä on olennainen osa kiinteistönpidon arkea. Osa isännöitsijöistä kiroilee sähköpostitulvan ja -keskustelun alla, toiset valittavat että kunhan kaikilla edes olisi sähköposti.

Sähköposti on kuitenkin nykypäivää ja välttämätöntä. Suurempi ongelma on se, että hallituksissa istuu paljon henkilöitä, joille sähköposti ei ole arkea. Tämän vuoksi kommunikointi vaikeutuu merkittävästi hallitustyössä.

Osakkaat, miettikääpä haluatteko antaa vallan ja vastuun henkilölle, joka ei käytä lainkaan verkkoa? Onko tällainen henkilö kykenevä johtamaan yhtiötä nykymaailmassa? Tuskin. Ei kukaan isännöitsijäkään voi hyväksyä tuollaista toimintatapaa kovin pitkään. Esitän, että jokaisen taloyhtiön seuraavassa yhtiökokouksessa hallitukseen valinnan edellytys on sähköpostin käyttö.

13 vastausta artikkeliin ”Taloyhtiön hallituksen jäsenillä pitää olla sähköposti

  1. Hei,

    Kiitoksia mielenkiintoisesta artikkelista. Kirjoitus on mielenkiintoinen sikäli, että nykypäivänä varsinkin nuoremmalla sukupolvella viestintä verkossa on siirtynyt kasvavassa määrin sähköpostia paremmin toimiviin välineisiin. Esimerkiksi keskusteluketjut, dokumenttien jakaminen ja haku vanhasta sisällöstä on paljon helpompaa muiden kanavien kautta.

    Itselläni henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen ei juuri tule kuin mainoskirjeitä ja juurikin taloyhtiön hallituksen postia. Aika iso ongelma oman yhtiömme tiedonkulussa tällä hetkellä on se että 1/3 hallituksesta ei ole Facebookissa – siellä kuitenkin käydään varsin vilkasta keskustelua taloyhtiön asioista asukkaiden toimesta. Ja olenpa kuullut eräiden taloyhtiöiden hoitavan asioita tehokkaasti myös WhatsAppilla.

    Nykypäivän nuoret lähettävät tehokkaasti toisilleen videoviestejä kännykällä, perustavat julkisia ja yksityisiä Youtube -kanavia ja työstävät yhdessä esimerkiksi harjoitustöitä verkossa – kaikki samaa dokumenttia yhtäaikaa editoiden. Odotan innolla tämän sukupolven saapumista paitsi työelämään myös taloyhtiöiden hallituksiin.

    • Samaa mieltä Henrikin kanssa. Sähköposti on etenkin tiedon jakamiseen mahdottoman huono paikka. Itse kokoustan töissä videoitse vähintään 5 kertaa viikossa.

      Monesti taloyhtiön hallituksen kokoukset ovat sellaisia, että varsinaista kokousta ei edes tarvittaisi. Hyvä sovellus, jossa voi käydä hyväksymässä päätösehdotukset tai laittamassa vastaesityksen, hoitaisi monta asiaa paljon tehokkaammin.

      • Melko ironista muuten että tämän blogiartikkelin kirjoittaja yrittää valistaa moderneista kommunikaatiovälineistä mutta ei silti osallistu blogissaan käytävään keskusteluun yhdelläkään kommentilla :).

  2. toimiiko isännöitsijä oikein,kun pyynnöstä huolimatta ei näytä tositteita eikä tilioteta, vaikka hänen tultua taloon yhtiömme kulut on nousseet noin 4000euroa vuodessa.sanoo, ettei hänen tarvitse näyttää,taseessa eikä missään näy kuka on tehnyt korjauksia ja kenelle tehty ja mitä, ei näy ,pyytää kahta ylimäärästä v astiketta jokavuosi muka korjauksiin ja raha menee asian tuntija palveluihinkin toista tuhatta.elikkä hän voi vaikka itse nostaa rahoja ,kun ei tarvitse selittää osakkaille . onko näin?on tullut tietoon erilaisia kuitteja joissa ei ole allekirjoituksia mmliki.600,00 euron taksikuitti,jota ei ole pyynnöstä huolimatta selvitetty jaa puheenjohtaja on tietoinen,ei puutu asiaan.??menetelläänkö oikein?

    • Ei nyt kuulu tähän aiheeseen, mutta riippuu kuka kysyy. Hallituksella ja tilintarkastajalla on toki oikeus kaikkiin tositteisiin eikä tilinpäätöstä tule allekirjoittaa jos niihin ei ole tutustunut.

      Riviosakkaalla tai vuokralaisella ei tällaista oikeutta ole.

      4000 euroa on aika pieni kulu kiinteistömaailmassa. Se menee aika nopeasti moneen pieneen korjaukseen. Korjauksista on toki hyvä kirjoittaa toimintakertomukseen.

  3. Olen puheenjohtajana hallituksessa, jossa muilla jäsenillä ei ole sähköpostia. Työmatkoilla ollessani on ollut aika työlästä lähettää puolisolle viesti, että printtaatko tämän ja käyt pudottamassa hallituskumppaneiden postiluukkuun. Onneksi he asuvat kuitenkin samassa rapussa.

    Monessa yhteydessä olen lukenut, miten sähköposti on auttamattoman vanhentunut tapa kommunikoida, niin tässä ketjussakin. No mikä siinä on vikana? Miten esim. joku pikaviestipalvelu on parempi? Itse kolmekymppisenä ja muita viestintämuotoja muissa yhteyksissä käyttävänä olen kyllä sähköpostin kannalla varsinkin taloyhtiötyöskentelyssä. Esim. viestien arkistointi sujuu paljon yksinkertaisemmin sähköpostia käyttämällä.

    • Mielenkiintoinen näkökulma!

      Meillä on (ja on edelleen) sekä taloyhtiön kaikki asukkaat / osakkaat kattava sähköpostilista että Facebook-ryhmä käytössä. Käytännössä sähköpostilista on jäänyt äärimmäisen vähäiselle käytölle (lähinnä hallituksen ajankohtaisia tiedotteita).

      Facebook-ryhmässä taas esimerkiksi on sovittu taloyhtiön yhteisistä kesäjuhlista, järjestetty kirpputoreja, keskusteltu alueen kaavoitussuunnitelmista ja sovittu esim naapuriavusta auton tai tietokoneen korjaamisen kanssa. Toki kaikkea tätä voisi harrastaa myös sähköpostitse, mutta kynnys siihen on ihmisillä paljon suurempi. Ja sekin on toki määrittelykysymys onko tämä ”taloyhtiötyöskentelyä”.

      Hallitus tätävastoin tosin sopii asioista edelleen sähköpostilla. Tässä ehkä suurimpana syynä se että puheenjohtaja ja isännöitsijä eivät ole Facebookissa tai muutoinkaan harrasta moderneja viestintävälineitä. Itsekin hallituksen jäsenenä toki tähän sopeudun, mutta olen kyllä tuskaillut esimerkiksi urakkatarjousdokumenttien tai vuosikokousdokumenttien löydettävyyden kanssa kun ei niitä kukaan jaksa sähköpostien syövereistä kaivaa esiin.

      Noin muuten esimerkiksi työelämässä sähköpostin suurimmat ongelmat on mielestäni huono tavoitettavuus (nykyajan organisaatiorakenteet ovat niin verkostomaisia että pitäisi aina laittaa puoli firmaa cc:ksi että kaikki olennaiset tahot tulisi mukaan), ja sähköpostikirjeenvaihdon katoaminen aina henkilön poistuessa yhtiön palveluksesta. Nämä ongelmat ei ole taloyhtiötyöskentelyssä ihan samalla tavalla läsnä.

    • Kuulostaa uskomattomalta. Hesarin 9.7. jutun mukaan 81% Suomalaisista käyttää netin suoratoistopalveluita (musiikki, videot) ja minun on vaikea kuvitella, ettei näillä olisi myös sähköpostiosoitetta. Tai ehkä heillä sitä ei ole, kun sitä ei samalla tapaa enää nykyään tarvitse kun on Messengerit ja WhatsApp:it yms. pikaviestimet.

      Mutta kysymykseesi. Henrikin mainitsemien asioiden lisäksi minusta keskustelun käyminen sähköpostilla on hankalaa. Vastaatko ketjun uusimpaan viestiin. Vastaatko viestin väleihin jokaisen kysymyksen perään erikseen vai kirjoitatko oman tekstisi vain viestin alkuun ja yrität saada vastaanottajat ymmärtämään mihin kysymykseen vastaat milläkin kommentillasi.

      Ja sitten kun joku muu vastaa samaan aikaan sähköpostilla samaan ketjuun, niin teillä onkin kaksi ketjua jotka kulkevat ehkä rinnakkain aiheuttaen hämmennystä.

      Sähköpostilla usein myös lähetetään liitetiedostoja. Jos vastaanottaja muokkaa omaansa on meillä kaksi versiota samasta tiedostosta. Hän voi lähettää sen takaisin kaikille ja helposti mennään sekaisin kenellä on ”oikea” viimeisin versio.

    • Näin vuoden 2016 alussa kokemuksesta viisastuneena voi sanoa, että esim. uusi ympäristölaki velvoittaa osakkaan tekemään aika tarkan osakaskohtaisen remontti-ilmoituksen taloyhtiölle (ts. isännöitsijälle). Siihen voi tarvita liitetiedostoja. Isännöitsijä joutuu arkistoimaan tiedot muutostöistä. Tähän tarkoitukseen sähköposti on hyvä väline.

  4. Mielestäni sähköposti on hyvä hallitusväline. Ainoa haitta on että jos nämä hommat jättää niin kuka estää asukkaiden ja muiden viestit henkilökohtaiseen sähköpostiini kun en enää hoida enkä vastaa näistä asioista?
    Onko jollain tietoa miten voisi luoda sähköpostiosoitteita hallitukselle esim.
    hallitus1@mai.com….hallitus5@mail.com tyyliin. Hallituksen jäsenen vaihtuessa vain sähköpostin salasana vaihtuisi ja uusi jäsen voisi tutustua historiaan mitä on päätetty ja milloin.

  5. Arkistoinnin kannalta sähköposti lienee paras väline näistä, ja kaikki viestit säilyy itsellä tallessa.

    Somea voivat käyttää ne, jotka sen aiheelliseksi keskenään katsovat. Viralliseen tiedottamiseen (pelkästään) ei.

    Varmaankin viisain vaihtoehto ottaa As Oy:lle oma domain ja sen alle tarvittavat palvelut, mm. dokumenttien arkisto. Postilaatikot hallituksen jäsenille. Maksanee pari sataa vuodessa korkeintaan.

    • Domaini ja yms. vaatii hallintaa. Kuka sen hoitaa? Vähän pelkään, että hallituksen vaihtuessa asia unohtuu / jää hoitamatta nopeasti.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *