Isännöinti 2.0 saattaa taloyhtiöt digiaikaan

Moni taloyhtiö pyörii vielä paperiajassa: kuittimapit pölyttyvät varastossa ja tieto kulkee paperilla postiluukkuihin. Digitalisuus vasta kolkuttelee ovella, mutta sen tuomat mahdollisuudet ovat jo näkyvissä. Sähköistyminen tarkoittaa isoa harppausta avoimuudessa. Tieto, joka ennen oli vain isännöitsijän tai hallituksen saatavilla, näkyykin jatkossa osakkaille ja asukkaille. Osakas voisi tulevaisuudessa seurata online, miten remontti-ilmoituksen käsittely etenee tai mikä on taloyhtiön pankkitilin saldo.

Taloyhtiön verkkosivut ovat ensimmäinen askel kohti avointa tiedonkulkua. Asukkaat pitää lisäksi johdattaa tiedon lähteille esimerkiksi säännöllisillä uutiskirjeillä. Kaikki tutkimukset osoittavat, että asukkaat toivovat enemmän tietoa taloyhtiön asioista.

Läpinäkyvyys paranee sitäkin kautta, että osakkaat määrittelevät kotitalolle tavoitteet. Taloyhtiön strategiassa linjataan, millaista asumista halutaan, millaisia palveluita käytetään, miten omaisuutta hoidetaan ja mihin panostetaan. Strategia syntyy kuuntelemalla osakkaita. Tämäkin onnistuu tehokkaasti sähköisillä välineillä.

Taloyhtiöissä asuu Suomessa 2,7 miljoonaa ihmistä. Heidän asumisensa arjen puitteista ja omaisuudesta huolehtii noin 700 isännöintiyritystä ja 2500 isännöitsijää. Isännöinnillä on ratkaiseva rooli taloyhtiöiden palveluiden sähköistämisessä. Moni isännöintiyritys tarjoaakin jo esimerkiksi taloyhtiösivuja.

Tulevaisuuden isännöinti palvelee asukkaita digitaalisesti, hyödyntäen monikanavaista ja ennakoivaa tiedotusta. Kuulen mielelläni kokemuksia ja ideoita: mitä kaikkea digitalisaatio voisi tarkoittaa isännöinnille, hallituksille ja osakkaille?

6 vastausta artikkeliin ”Isännöinti 2.0 saattaa taloyhtiöt digiaikaan

  1. Myös digitaaliset porrasnäytöt on taloyhtiöille moderni tapa saada tietoa asukkaille.
    Digitaalinen porrasnäyttö + mobiilisovellus luo hyvän alustan monikanavaisuudelle taloyhtiösivujen ohella. Taloyhtiösivut ja porrasnäytöt on linkitettävissä yhteen, jolloin tietoa voidaan automaattisesti siirtää yhdestä kanavasta toiseen, eikä tietoa tarvitse useaan kertaan päivitellä.

    Toki digitaalisuus ja sen tuomat uudet keinot vaativat monesti toimintatapa muutoksia jotta paras mahdollinen hyöty saadaan reaaliaikaisesta viestinnästä niin hallituksen, isännöinnin kuin huoltoyhtiöiden näkökulmasta.

  2. Myös isännöintitoimistoilla on tässä iso harppaus otettavana omissa prosesseissaan, jotta nyt isohkoa työtaakkaa voitaan sähköisten työkalujen avulla helpottaa ja ohjata työpanosta muihin osa-alueisiin. Tähän kylkeen kun vielä kytkee sähköiset palvelukanavat, verkkomaksupalvelut ja laskutuksien automatisoinnin niin aletaan olemaan lähellä hyvin toimivaa kokonaisuutta. Sähköisen palvelukanavan ei tulisi vain rajoittua tiedon jakamiseen vaan myös kanavaksi, johon asuntokohtaisesti voidaan koota kyseisen asunnon korjausasiakirjat, palvelupyynnöt, tilaukset jne.

    Nykyään tämän toteuttaminen onnistuu kokoamalla eri sovelluksista palikat, jotka pahimmassa tapauksessa eivät juttele keskenään. Kun tästä muovataan yksi kokonaisuus, jossa tieto liikkuu eri kanavissa saman sovelluksen sisällä aletaan olla lähellä tavoitetilannetta. Taitaapa tähän sovelluskin olla jo luotuna mutta matalalla profiililla mennyt.

  3. Asukasviestinnän osalta digiaikaan siirtymisessä kannattaa huomioida ratkaisujen erot. Aidosti vuorovaikutteiset porraskäytäviin sijoitettavat (kosketuksella toimivat) ratkaisut, jotka eivät vaadi asukkailta erityistä tietotaitoa ja tarjoavat huikeasti mahdollisuuksia, joita ei staattisissa näytöissä yksinkertaisesti ole, ovat olleet jo pitkään saatavilla. Jo käyttökielen valinta on taululla mahdotonta, jos ei vuorovaikutusmahdollisuutta ole. Saatikka sitten jos haluaa valita mitä tietoa tarvitsee ja/tai tehdä saunavuoron varauksen. Monisivuisen asukasohjeen lukeminen onkin asukkailta kuulluun mukaan staattiselta näytöltä ”fakiirin itsekuria vaativa prosessi”. Vuorovaikutteiset ratkaisut ovat parhaimillaan staattisia kestävämpiä ja parhaimissa ratkaisuissa on monipuoliset rajapinnat täydentäviin tuotteisiin, kattavat palvelut ja parhaissa on saatavilla AITO mobiililaitteilla ja tietokoneilla toimiva sovellus. Markkinoilla on paljon mainosnäyttöihin perustuvia, staattisia ratkaisuja, joilla ei ratkaista asukasviestinnän tarpeita kovin kattavasti – niissä on joskus mukana erilaisia viritelmiä, joita yritetään markkinoida mobiilisovelluksina. Asiakkaan kannattaa selvittää tarpeensa, tutustua vaihtoehtoihin – hankinta on usein hyvin pitkälle tulevaisuuteen kantava, joten myös tulevista päivityksistä ja parannuksista sekä takuupalveluista kannattaa varmistua hankinnan yhteydessä. Muutaman satasen lisäinvestointi voi säästää monta moninkerroin kalliimpaa huolta ja kiinteistön arvo nousee.

  4. Asukasviestinnän parantamista harkitessa kannattaa eittämättä tutustua eri vaihtoehtoihin. Saatavilla on lukuisia hyviä työkaluja ja hinnat kohtuullisia.

    Etänä käytettäviä sovelluksia ja niitä, joissa on myös (vuorovaikutteinenkin) porraskäytävään asukaslistan ja ilmoitustaulun tilalle asennettava porrasnäyttö.

    Rivi- ja luhtitalojen kohdalla riittävää voi olla internet-selaimella käytettävä ohjelmisto, jota voidaan käyttää kotoa atk-laitteilla.

    Kerrostaloissa porraskäytävässä oleva, kaikkien asukkaiden yhteinen käyttöliittymä, varmistaa tasapuoliset mahdollisuudet saada tietoa (ei vaadi, että asukas osaa käyttää tai omistaa tietokoneen tai älypuhelimen), tarjoten kuitenkin lisäksi sovelluksen jota voidaan käyttää mobiililaitteilla ja tietokoneilla. Sisältöä tarjoavat tahot (kuten isännöitsijä, kiinteistöhuolto, as oy hallitus, jne.) voivat ajastaa sisällön muutokset etänä omilla tietokoneillaan / älypuhelimillaan.

    Porrasnäytön kosketuskäyttö kanssa monipuolistaa ominaisuuksia ja tiedon saatavuuttta huikeasti. Vuorovaikutteisuus mahdollistaa mm. yhteisien tilojen varaamisen, halutun tiedon selaamisen, käyttäjän tunnistautumisen varaamista varten, jne.

    Staattisen (yksisuuntaisen) porrasnäytön haaste on tilan puute ja hyvin rajoittuneet ominaisuudet. Jotta sellaisessa kaikki tieto saadaan esitettyä täytyy sisällön usein olla vaihtuvaa, koska kaikki luettavaksi tarjottu tieto ei mahdu ruudulle kerralla ja tämähän tekee tiedon saamisesta hidasta/vaivalloista (pahimmillaan voi joutua odottamaan useita minuutteja tai enemmänkin, että juuri tarvittava tieto tulee näkyville). Varsinkin jos kiinteistössä on käytössä 2 tai 3 eri kieltä, joilla tietoa tarjotaan. Harva käyttäjä jaksaa odotella useita minuutteja porraskäytävässä, että haluttu tieto tulee ruudulle – tieto ei enää tavoita. Varsinkin jos niiden eteen/päälle tulee välillä läjä mainoksia. Staattisille ratkaisuille voi olla kuitenkin käyttöä erityistapauksissa. Kosketuksella käytettävällä porrasnäytöllä voidaan selata vaikkapa 10 – 20 sivuista ohjekirjaa tehokkaasti, jos tarvetta on.

    Asukasviestintään ja paikan päälle sijoitettavaan tekniikkaan panostaminen kannattaa tehdä harkiten ja varmistaen sopivin ratkaisu.

    Monipuoliset tuotteet tarjoavat monet vaihtoehdot (staattiset, vuorovaikutteiset, vain etäliittymä/portaali) asiakkaan tarpeen mukaan. Yhdellä ratkaisulla voidaan halutessa viestiä keskitetysti monenlaisiin kiinteistöihin (oli niissä porrasnäytöt tai ei). Tällainen tuote on esimerkiksi Kodinportti.

    • Ai myytkö sinä porrasnäyttöjä? Yhdessä porrasnäytössä, jonka olen nähnyt, esitetään säätietoja ja aikatauluja. En viitsi kertoa, missä sellaista voi ulkopuolinenkin nähdä. Se on yhdessä talossa erään rautatieaseman vieressä. Ihan niinku sitä säätietoa ei muuten saisi. Isännöitsijäkö sinne juttuja kirjoittaa, kyllä sitten veloitushinta nousee.

  5. Digitiedottamiseen uskotaan liikaa. Ensiksikin taloyhtiöllä pitää olla viestintästrategia. Pitää olla avoin viestintäilmapiiri. Jos sitä ei ole ollut tähänkään saakka, ei digiaika tuo mitään uutta tullessaan. Toiseksi kaikenlainen viestintä vaatii työtä tekijältään. Eikä viestintää voi ulkoistaa. Kolmanneksi viestintä ja digitekniikka vaatii osaamista viestijältä. Neljänneksi viestinnän pitää olla myös mielenkiintoista ja viihdyttävääkin. Viidenneksi asukkaiden tulee myös vierailla yhtiön sivuilla. Sitten kuudenneksi käytännön asioita: mitä vaikeammasta ja kalliimmasta hankkeesta talossa on kysymys, sitä enemmän siitä vaietaan, koska hallitukset pelkäävät, että sitä moititaan virheistä. Seitsemänneksi: hallituksilla on taipumus juntata läpi asioita, jotka se katsoo oikeaksi. Tietoa sen vuoksi pantataan viimeiseen asti. Kahdeksanneksi: taloyhtiön blogiin ei uskalleta kirjoittaa mitään, koska asioita ei tunneta tai muuten vain pelätään. Yhdeksänneksi: vain muutamat osakkaat ovat valmiita vastuuseen eikä näiden varpaille kannata astua, ettei itse joudu töihin. Kymmenenneksi: täysin torvia osakkaita yhtiöstä kyllä löytyy kasapäittäin. Sen huomaa yhtiökokouksessa, kun ollaan kohdassa muut asiat. Sieltä alkaa tulla sitten kaikenlaisia huuhaa esityksiä aiheesta mikä olisi kivaa.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *