Näin toimii taloyhtiön viestintä, joka vähentää turhaa työtä ja lisää tyytyväisyyttä

Remontteja, vastikkeita, kunnossapitoa. Taloyhtiöissä hoidetaan paljon asioita. Mutta asiat eivät ole vain asioita, vaan jotta ne etenevät, tarvitaan ihmisiä – ja vuorovaikutusta. Se ei aina ole ihan helppoa, mutta tästä taloyhtiöviestinnän nelikentästä voi olla apua.

1) Arjessa tarvitaan tiedottamista. Se ei vaadi keskustelua, vaan hyvät tiedotteet ja oikean kanavan. Sähköinen toimii hyvin, etenkin jos tiedottajalla on kaikkien sähköpostiosoitteet, tai jos kaikki tietävät, että tiedotteet löytyvät taloyhtiösivuilta. Usein rinnalle tarvitaan luukkujakelua. Tärkeää on tehokkuus.

2) Palautekanavalle on paikkansa. Taloyhtiössä täytyy olla kaikkien tiedossa oleva yhteinen tapa antaa palautetta isännöinnille, huollolle tai hallitukselle. Osakkaat voivat antaa palautetta isännöinnistä tai hallitustyöstä sähköisesti puheenjohtajalle, ja tämä vie palautteet kootusti eteenpäin. Huollon suuntaan vikailmoitukset kulkevat kätevimmin verkkopalvelussa. Valitun kanavan on hyvä olla online, jotta palautteen saa antaa heti, kun se tulee mieleen.

3) Vapaamuotoista keskustelua pitää olla paljon. Sen tehokkuudella ole väliä. Ensinnäkin on hyvä, jos osakkaat puhuvat paljon keskenään: pihalla, Facebookissa, sähköpostissa, WhatsAppissa ja taloyhtiön järjestämissä tilaisuuksissa. Yhteisissä tilaisuuksissa voi käydä ensimmäiset keskustelut myös esimerkiksi tulevista korjaushankkeista. Osakkaiden välillä käytävien keskustelujen kirjallisen koosteen saa helpoiten käsiinsä teettämällä taloyhtiössä kyselyn. Millaisia toiveita osakkailla on asumisesta? Millaisen näkemyksen enemmistö jakaa vaikkapa korjausasioissa?

Toiseksi myös hallituksen kannattaa keskustella vapaamuotoisesti. Tällöin valmistellaan päätöksiä. Kasvokkain tapaaminen tai Skype toimii parhaiten. Asiasta riippuen mukana voi olla isännöitsijä tai muu erikoisasiantuntija. Moni valmisteleva keskustelu ei sovi sähköpostiin tai WhatsAppiin, joissa keskustelu silppuuntuu. Lisäksi väärinymmärryksiä tulee helposti, kun ilmeet ja äänenpainot puuttuvat. Hymiötkään eivät aina auta.

4) Viimeisin taloyhtiöviestinnän kategoria on päätöksenteko. Kyse ei ole uusien näkökulmien esiintuonnista, vaan valmistellusta päätösehdotuksesta, joka hyväksytään. Tähän sopii hyvin sähköposti.

Taloyhtiössä pahin turvallisuusuhka voi olla seinänaapuri

Ostin työurani alkupuolella yksiön Vallilasta, joka sijaitsee Helsingin itäisessä kantakaupungissa.

Kohde valikoitui muun muassa sillä perusteella, että äitini mukaan asunnon piti ehdottomasti sijaita raitiovaunun liikennöintialueella. Toinen merkittävä tekijä oli hinta ja se, että isä tuli remonttimieheksi. Terveisiä.

Vallilan naapurikaupunginosia ovat monessa mielessä maineikkaat Kallio ja Sörnäinen. Alueen keskiluokkaistuminen oli jo tuolloinpitkällä, mutta nukkumalähiöistä ei voi puhua. Oma katuni oli rauhallinen, mutta parin kilometrin päässä sijaitsee Helsingin tunnetuin huumeidenvälitysalue, Sörnäisten ”piritori”.

Kotitalon lähistöllä riitti monenlaista vipinää. Esimerkiksi taloyhtiön häkkikellareihin murtauduttiin kolmesti lyhyen ajan sisällä. Asumiseeni liittyi siis erinäisiä taloudellisia riskejä ja muita uhkia.

Kokonaisturvallisuuden kannalta merkittävin riski oli kuitenkin yllättävä: seinänaapurini, yhdeksääkymppiä lähestyvä rouva. Liikuntakyvyttömällä naisella ei ollut omaisia Suomessa. Hän oli nalkissa kodissaan, kotipalvelun varassa. Hän unohti hanan valumaan ja aiheutti kaksi mittavaa vesivahinkoa. Usein mietin, että toivottavasti mummo ei polta kynttilöitä tai tupakkaa.

Vanhukset voivat aiheuttaa itselleen ja taloyhtiölle ison laskun ja riskin. Meidän jokaisen henkinen ja fyysinen toimintakyky laskee ikääntyessä. Inhimillisten virheiden määrä kasvaa, eikä se ole oma vika.

Taloyhtiöissä voidaan passivoitua odottamaan parempia aikoja tai toimia. Esimerkiksi Vanhustyön keskusliitto tekee hienoa työtä taloyhtiöiden kanssa Kotiturva-hankkeessa vanhusten asumisturvallisuuden parantamiseksi. Apuvälineitä ja ratkaisuja on, ne pitää vain saada käyttöön.

Taloyhtiön digitie on pitkä, mutta se kannattaa kulkea

Joko tämä puhe kyllästyttää? ”Pian, minä hetkenä hyvänsä ja ihan kohta tapahtuu se kauan odotettu taloyhtiömaailman käytäntöjen ja palveluiden sähköistyminen. Niin kuin kaikkialla muualla yhteiskunnassa on tapahtunut jo aikoja sitten: pankit, kirjasto, koululaitos, harrastusseurat. Sitten kaikki on helpompaa.”

Puhetta riittää, mutta mitään ei tapahdu. Ja mikä ehkä kaikkein ankeinta, syytellään toisia: Järjestelmäntoimittajat eivät saa kehitettyä tarpeeksi hyvää systeemiä. Isännöintiyrityksillä ei ole kunnollista palvelupakettia. Taloyhtiön hallituksissa ei ole valmiutta ottaa palveluita käyttöön.

Ollaan kuin parisuhteessa, jossa vika on aina toisessa. Mutta eikö se menekin niin, että vain omaan toimintaansa voi vaikuttaa, toisen ei? Eli ainoa mitä voi tehdä, on oma osansa. Mitä se tarkoittaa taloyhtiöiden hallituksissa?

Ensiksi hallitus selvittää osakaskyselyllä, että seisoohan talonväki arkea helpottavan muutoksen takana. Jos ei, se avaa keskustelun väistämättömän askeleen puolesta. Toiseksi hallitus etsii sinnikkäästi sopivan isännöintipalvelun, jolla on hyvät digijärjestelmät tukenaan. Kolmanneksi hallitus huolehtii, että viestintä kulkee mukana koko kivisen tien, sillä uusia sähköisiä palveluita ei opita käyttämään, ellei siihen ohjeisteta.

Teoriassa ihan helppoa. Niin kuin oman osansa täydellinen hoitaminen parisuhteessakin on: Ensin kysyy itseltään, mitä haluaa, ja valitsee sen mukaan. Sitten käyttää arjessa toimivaa ajanhallintajärjestelmää: tuohon parisuhdeaika, tuohon läsnä oleva vanhemmuus, harrastus tuohon, ja kotityöt koristeeksi tähän ja tuonne – ja totta kai virheetön viestintä pitkin matkaa.

Siis voimia käytäntöön, jos prosessi on vielä kesken. Luvassa on, jos ei nyt ihan verta, niin hikeä ja kyyneleitä ainakin.

Asumisen palveluissa länsinaapuri astelee edellä

Ruotsalaiselle asuminen on palvelua. Kerros- ja rivitaloissa asumisoikeusasuminen on Ruotsissa suosittua ja suomalaistyyppinen asunto-osakeyhtiöasuminen harvinaisempaa. Myös vuokra-asuminen on tavallisempaa kuin Suomessa.

Kun asuminen nähdään palveluna, siltä osataan myös vaatia laatua. Asukasviestintä on Ruotsissa arkea myös digisti. Asukasportaalista löytää omaa taloyhtiötä ja asuntoa koskevaa tietoa ja asumisen ohjeistuksia. Mobiilisovelluksella varataan sauna ja pesutupa, joihin pääsee sisään kulkulätkällä.

Muitakin palveluita on. Monessa ruotsalaisessa talossa on yhteinen vierasasunto ja punttisali. Yhteisöllisyyttä tuovat ”tillsammans”- meiningillä asukasillat.

Ruotsalaisia sukulaisiani ihmetyttää, kuinka paljon perheeni menoista menee asuntolainaan. Ruotsalainen kun haluaa käyttää rahaa enemmän kodin sisustukseen ja muuhun elämään. Miksi asuntolaina edes pitäisi maksaa pois, ihmettelee ruotsalainen.

Ruotsalaiselle asuminenkin on ”lagom” (sopivaa ja kohtuutta tarkoittava sana, jota ei ole muussa kuin ruotsin kielessä). Ruotsi on asumispalveluissa meitä edellä, mutta ei kovin monta askelta.

Tämä näkymätön pelastaja korvaa kärsimykset taloyhtiössä

Ollaan rehellisiä: taloyhtiöasumisessa on aika paljon kaikenlaista vähän nihkeää. Yhtiökokoukseen osallistuminen on tylsää, kimppaomistaminen aiheuttaa vääntöjä, kaikki eivät osaa käyttäytyä yhteistiloissa, naapuri juttelee liikaa tai liian vähän, ei ole oman pihapiirin rauhaa, mikä tahansa tyyppi voi yhtäkkiä muuttaa seinän taakse. Jos vielä päätyy hallitukseen, saa luopua omasta ajastaan ja energiastaan yhteiseksi hyväksi.

On kuitenkin yksi vähän näkymätönkin juttu, joka korvaa kaikki nämä kärsimykset: toimiva kiinteistönhuolto. Jos omakotiasuja nauttii pihatöiden tekemisestä, taloyhtiöasuja nauttii siitä, että joku toinen tekee ne. Ja kaikenlaisissa pulmatilanteissa voi aina tilata huoltohenkilön paikalle. Ei tarvitse yksin googlailla tai kärvistellä.

Katselin kesällä hiukan rivitaloasuntoja sillä silmällä. Useimmissa sopivissa kohteissa huoltotyöt hoidettiin asukkaiden talkoina. Ensin ajattelin, että juu, voisihan se olla ihanaa aloittaa raikas pakkasaamu pöllyävää lunta viskellen. Tai kyllähän sitä nyt ruohikon ajaa silloin tällöin kauniina kesäpäivänä, hyvää kuntoilua – ja säästöä.

Mutta eihän se niin mene, sovitut talkootyöt on tehtävä myös räntäsateella, helteellä ja väsyneenä. Ja jos joku ei tee, muut rehkivät hänenkin osuutensa. Loma-aikoina ja flunssakausina sitten säädetään ja ihmetellään. Ja entäs, jos jotain hajoaa? Kenen asiantuntemus riittää pikkukorjauksiin? Ettei vaan menisi jeesusteipillä ja purkalla fiksaamiseksi.

Yksi myynnissä ollut asunto oli tosi hyvä. Mutta lopulta en mennyt edes katsomaan sitä käytyäni edellä mainitut skenaariot läpi päässäni. Sen sijaan menin parvekkeelle, kallistuin sohvalle ja haistoin vastaleikatun ruohon tuoksun.