Mikä on taloyhtiön hallituksen tärkein tehtävä?

Sunnuntaina 11.2. Helsingin Sanomissa nimetön henkilö sanoi eronneensa taloyhtiön hallituksesta, kun eläköityneen isännöitsijän tilalle valittiin uusi, epäpätevä isännöitsijä.

Tapaus osoittaa, että hallitusjäsenet eivät ymmärrä rooliaan: hallituksen tärkein tehtävä on sopivan isännöintipalvelun hankkiminen. Jos eroaa huonon isännöintipalvelun takia, se on kuin vetäisi itse maton omien jalkojensa alta. Sen sijaan hallituksen pitäisi pohtia, minkälaista isännöintipalvelua oma taloyhtiö tarvitsee.

Olen itsekin ollut parikymppisenä taloyhtiön hallituksessa ymmärtämättä yhtään, mikä roolini on. Moni asia oli rempallaan, mutta en osannut toimia, kun tiennyt tapoja tai tehtäviäni.

Olisinpa silloin tiennyt, että minun ei tarvitse hallita tekniikkaa, taloutta tai juridiikkaa. Hallitusjäsenenä minun olisi pitänyt edustaa taloyhtiön osakkaita. Heidän mielipiteensä olisi pitänyt selvittää osakaskyselyllä. Sen avulla päätöksenteko ja isännöintipalvelun hankinta olisi sujunut paremmin.

Myös osakkaiden täytyy ymmärtää roolinsa: he valitsevat tai muodostavat hallituksen. Monien hallitusten toiminta on halvaantunutta esimerkiksi siksi, että jäsenet eivät osaa käyttää sähköpostia. Miten viestintä, päätöksenteko ja yhteistyö isännöinnin kanssa voi silloin toimia nykyaikaisesti?

Menkää yhtiökokouksiin valitsemaan taloyhtiöillenne kehityshaluiset ja eteenpäin katsovat hallitukset.

Juttu julkaistu ensimmäiseksi Helsingin Sanomien mielipidepalstalla 14.2.

Kodin arvosta huolehtiminen ennaltaehkäisyn kuningaslajiksi

Ongelmien ennaltaehkäiseminen on tylsää. Ei motivoi tehdä toimenpiteitä, joiden seuraukset näkyvät vasta kahdenkymmenen vuoden päästä, eivätkä ehkä kovin ilmeisinä sittenkään. Vaikka tiedän, että ennakoivan toiminnan laiminlyönti voi tulla myöhemmin vastaan kaikessa karmeudessaan, kuten elintapasairauksina ja taloudellisena ahdinkona, en jaksaisi ihan vielä välittää.

Hampaidenhuolto on ennaltaehkäisyn kuningaslaji, onnistunut esimerkki siitä, miten puuduttava ennaltaehkäisy voi juurtua osaksi jokaisen arkea. Miten hammashuolto sen teki?

Ensin tapahtui yhteiskunnallinen muutos: hammashoito tuli 1980-luvulla sairausvakuutuksen piiriin. Toiseksi tuli valistus, joka sai vanhemmat hammashoitohysteriaan ja lapset lukemaan tarrasta lavuaarin yläpuolelta: ”Nököhampaalla vasta on mukava olo. Puhdas on jokainen hampaankolo.”

Sitten tuli ohjeistus: pesu aamuin illoin, xylitol-purkkaa ja -pastilleja. Rinnalle systemaattiset tarkastukset ja hoito: Jos tulee reiänalku, pestään paremmin. Jos tulee reikä, paikataan heti, ettei jouduta kalliiseen juurihoitoon. Viimeistelynä mielikuvamyynti: valkoinen hymy, menestyvän ihmisen muotokuva.

Sama ennaltaehkäisyn arkikulttuuri pitäisi saada taloyhtiöiden kunnossapidon pitkäjänteiseen suunnitteluun. Miten se tehtäisiin?

Ensin laki vaatisi kunnossapitotarveselvityksen paljon nykyistä viittä vuotta pidemmälle ja selvitykseen vaadittaisiin aikataulu ja arvio kustannuksista. Sitten asunto-omaisuuden hoitamisesta tulisi osa koulujen yhteiskuntaopin opetusta. Seuraavaksi annettaisiin toimintaohjeita, ja lopulta vielä harjoiteltaisiin mielikuvamarkkinointia koko maassa: mainoksissa istuisi tyytyväinen osakas taloudellisesti turvatussa oman elämänsä valtaistuimessa.

Mitä ASREK tarkoittaa isännöitsijäntodistukselle?

Vuosi vaihtui, mutta tulevaisuutta voi arvuutella vielä näin tammikuussakin. Tässä ajatuksiani ASREKista ja isännöitsijäntodistuksen tulevaisuudesta.

Hallituksen kärkihankkeisiin lukeutuvalla sähköisellä asunto-osakerekisterillä eli ASREKilla tavoitellaan yhteiskunnallista hyötyä. Sillä halutaan helpottaa muun muassa osakkeiden käyttämistä vakuutena ja parantaa taloyhtiötiedon saavutettavuutta ja hyödynnettävyyttä.

ASREK-hankkeessa taloyhtiöiden siellä sun täällä ylläpidetyt omistajatiedot kerätään valtakunnalliseen rekisteriin ja luodaan näin kansallinen perusrekisteri. Omistajatietojen lisäksi tähän perusrekisteriin on tarkoitus viedä jossain määrin myös muuta, esimerkiksi talouteen ja rakennusten kuntoon liittyvää taloyhtiötietoa. Missä määrin, sitä ei ole vielä tällä hetkellä linjattu.

Selvää on, että muun muassa osakkeiden luovutuksessa − tyypillisimmin asuntokaupassa − ja pankin tekemässä vakuudenarvioinnissa tarvitaan jatkossakin laaja ja kattava selvitys taloyhtiöstä ja sen rakennuksista sekä kaupan/vakuudenarvioinnin kohteena olevasta huoneistosta.

Hienosäätöä Isännöitsijäntodistukseen?

Koska ASREK-hankkeen tavoitteena on, että osa taloyhtiötiedoista otetaan edellä mainittuun perusrekisteriin, täytyy isännöitsijäntodistuksen tietosisältöä vähintään hienosäätää. Mahdollisesti koko isännöitsijäntodistuskonseptia tullaan tulevaisuudessa kehittämään.

Isännöitsijäntodistuksen tietosisältöä ja tulevaisuutta on mahdollista hahmottaa vasta sen jälkeen, kun on käyty perustavanlaatuinen keskustelu siitä, mitä taloyhtiötietoja ASREKiin otetaan. Tässä arvioinnissa keskeisiä asioita ovat tarkoituksenmukaisuus ja tietosuojanäkökulmat.

Pysyvät, lähinnä viranomaisrekistereistä löytyvät taloyhtiötiedot voidaan mielestäni hyvin ottaa ASREKiin. Sinne ei kuitenkaan kuulu muuttuvat tiedot esimerkiksi lainaosuuksista tai vastikkeista, vaan ne taloyhtiön edustajan tulee edelleen antaa tietoa tarvitsevalle ajantasaisina. Ja toki tiedonantaja vastaa tiedon oikeellisuudesta kuten nykyäänkin.

Myös henkilötietojen tarpeetonta keräämistä tulee välttää. Haasteen tähän tuo henkilötietokäsitteen laajuus. Esimerkiksi isännöitsijäntodistuksessa ilmoitettavat huoneistossa tehdyt muutostyöt voidaan liittää osakkaaseen, ja ainakin määritelmän mukaan ne menevät siis henkilötietojen kategoriaan.

Isännöitsijäntodistuskonseptin laajemman kehittämisen puolesta puhuu tiedon käyttäjien erilaistuneet tiedontarpeet. Osakkeiden myynti voitaisiin aloittaa myyjän/välittäjän niin halutessa vähemmälläkin tietomäärällä, esimerkiksi ASREKista saatavilla pysyvillä perustiedoilla. Tällainen toimintatapa vaatisi sitä, että myyjä/välittäjä muistaa oman vastuunsa välttämiseksi antaa ostajalla riittävät ja oikeat tiedot ennen kriittistä päätöksentekohetkeä. Tämä ja muut erilaiset tiedontarpeet voitaisiin huomioita myös lainsäännöksissä.

Kristallipallostani siis näen, että muutosta on luvassa – joskaan se ei tee minusta tässä muuttuvassa maailmassa vielä kovinkaan hyvää ennustajaa.

Mitä, jos isännöintiä ei olisi?

Kirjoitin 1970-luvulla kouluaineen aiheesta ”Mitä tapahtuisi, jos sähköä ei olisi?”. Sähköriippuvuus on noista ajoista lisääntynyt. Sähköttömyys johtaisi entistä varmemmin totutun yhteiskunnan romahtamiseen.

Kouluaikojen jälkeiset vuosikymmenet ovat kuluneet isännöinnin parissa. Katson maailmaa isännöintisilmälasein, joten minun on helppo ymmärtää isännöinnin tarpeellisuus. 80 000 asuntoyhtiötä tarvitsevat isännöintiä, jotta asumisen arki sujuu, laskut tulevat maksettua ja lainat lyhennettyä, kirjanpito valmistuu ja rakennusten arvo paranee.

Jos isännöintiä ei olisi, taloyhtiöiden palvelutaso romahtaisi, tulisi talousvaikeuksia ja remontit viivästyisivät. Asuntokauppa keskeytyisi, koska kiinteistönvälittäjät eivät saisi tarvittavia tietoja, ja ostajat kaikkoaisivat.

Isännöintiä ja sähköä ei voi nähdä, mutta niiden voimalla tapahtuu asioita. Molempien puute ja toimitushäiriöt aiheuttavat ongelmia.

Isännöinnin toimintavarmuus syntyy koulutuksen ja kokemuksen myötä tulleesta asiantuntemuksesta ja nykyaikaisista työvälineistä.

Ihmisillä on onneksi aina korvaavia vaihtoehtoja, voi sytyttää kynttilän ja hoitaa asiat itse.

Onko taloyhtiössänne luottamusta?

Luottamusta joko on tai ei, sanotaan. Jotenkin ajatellaan, että se joko syntyy henkilöiden välille tai sitten jää syntymättä. Näin varmaan onkin, mutta pysyväksi se muodostuu vain tekojen kautta. Mitä nämä luottamuksen teot ovat taloyhtiöissä?

Roolien selkeys. Taloyhtiö on ihmisten välisten keskinäisten roolien ja suhteiden summa. Osakkaiden, hallituksen ja isännöinnin keskinäiset roolit on oltava selkeät. Hallitus on päättäjä, jonka onnistuminen perustuu siihen, onko isännöinti kyvykäs tuomaan asiat tarjottimella päätettäväksi. Osakkaiden taas kuuluisi olla hallituksen näkemysten ilmentymä ja kokea, että hallitus edustaa nimenomaan heitä.

Yhteinen päämäärä. Kuljetaanko teillä kohti maalia määrätietoisesti vai ajelehditaan sinne sun tänne? Kaikki yhteisöt tarvitsevat toimiakseen yhteisen päämäärän. Jokainen taloyhtiö tarvitsee suunnan, jota kohti kulkea. Se pitää piirtää ja päättää yhdessä kaikkien osapuolten välillä. Yhdessä sovittu suunta ruokkii luottamusta. Samalla myös roolit selkeytyvät.

Avoin keskustelu. Jos tuntuu, ettei tiedä ja ympärillä salaillaan, luottamus murenee. Osakkaat vihaavat tunnetta siitä, että hallitus ei huolehdi heidän tiedontarpeestaan. Hallituksen tulee vaatia isännöinniltä aktiivista viestintää osakkaiden ja asukkaiden suuntaan. Hyvä viestinnän keino on kysyä osakkailta ja asukkailta säännöllisesti, miten meillä taloyhtiössä menee. Helpoiten se onnistuu isännöitsijän tekemällä asumisen tyytyväisyyskyselyllä.

Toiminnan läpinäkyvyys. Hallituksen tulee valvoa isännöintipalvelua, onhan se keskiössä yhteisön menestyksen kannalta. Käytännössä se tarkoittaa sopimuksen toteutumisen valvomista. Järjestelmien tulee olla sellaisia, että hallitus saa tietää, mitä isännöinti on tehnyt. Nykypäivän standardi on myös se, että hallitus näkee taloustapahtumat helposti niin halutessaan. Raha-asioissa avoin tiedonsaanti on luottamuksen perusta.

Positiivinen ilmapiiri. Positiivisen ilmapiirin merkitystäkään ei voi vähätellä. Kiitokset vievät tunnetusti pitkälle. Järjestelmät ja systeemit eivät ratkaise taloyhtiöiden menestystä vaan ihmiset. Erityisesti hallituksen vastuulla on rakentaa suhteet osakkaiden ja isännöinnin suuntiin.

Tuloksia aikaansaava, luottamuksen kulttuuri − niin taloyhtiössä kuin yrityksessäkin − syntyy sopivien toimintamallien kautta.