Pitääkö taloyhtiön hallituksen olla auki 24/7?

Tutulla on hierontapalvelu, jonka asiakaslupaus on olla aina auki. Entä me hallituksen puheenjohtajat tai hallituksen jäsenet, olemmeko me aina auki? Mikä on meidän asiakaslupauksemme osakkaille?

Pienen taloyhtiömme yhteisessä Facebook-ryhmässä keskustellaan siitä, että kiinteistönhoito ei toimi, ja hallitusta vaaditaan välittömiin toimiin. Toki osa osakkaista vastustaa kiinteistönhoidon irtisanomista, koska ”Pena” on hyvä kaveri ja kaiken lisäksi b2:n isännän serkku. Tässäkin keskustelussa joku valittaa myös kustannusten suuruudesta.

Hallituksen WhatsApp-ryhmässä perjantai-iltana puheenjohtajaa pyydetään toimittamaan heti kaikille tiliotteet. Kysyjät haluavat heti varmistaa, että velka perustajaurakoitsijalle on maksettu. Urakoitsijan kanssa kannattaa kuulemma olla hyvä kaveri, jotta se tekee työt jatkossakin. Näin siitä huolimatta, että kaikki tuntevat urakoitsijan puutteet − hoitaa tilatuista pikkuhommista joka kolmannen.

Naapurin rouva jaksaa aina muistuttaa minulle pihalla törmätessämme, että autokatoksen taakse pitää istuttaa näkösuojaksi pensaita. Välillä hän tulee jopa pimputtamaan ovikelloa. Helpostihan siinä puoli tuntia keskustellessa vierähtää.

Uuden taloyhtiömme isännöinnin järjestelyt ovat nekin edelleen kesken. Rakentajalta kun ei ole saatu osakeluetteloa saatikka huoltokirjaa. Hallituksen jäsenet muistuttavat näistä vähän väliä puheenjohtajaa, niin meilillä kuin kasvotusten.

Minusta tuntuu siltä, että hallituksen puheenjohtaja on aina kaikkien osakkaiden ja asukkaiden käytettävissä ja vastaa aivan kaikesta. Sovittelijan rooli ammattilaisten ja tottumattomien osakkaiden välissä stressaa.

Miten saa kerrottua kaikille, että hommat ovat hallussa ja että hoidan ne kyllä kuntoon – en kuitenkaan perjantai-iltana tai kesken kiireisen työpäivän? Haluaisin onnistua viestimään asian kuitenkin niin, että näyttäisin samalla aktiivisuuteni, luotettavuuteni ja sen, että olen aidosti kaikkien asialla.

Mistä apua isännöinnin ostajalle?

Asuntoministeri Kimmo Tiilikainen väläytti joulukuussa, että isännöintialalle voitaisiin luoda rekisteröintivelvoite. Sääntelyn tavoitteena olisi kaiketi parantaa isännöinnin laatua ja luotettavuutta.

Isännöintipalveluita on hyvin saatavilla ja markkinat toimivat. Sääntelyllä tavoiteltavia asioita voidaan siis edistää muillakin keinoilla. Esimerkiksi isännöinnin ostamista pitäisi sujuvoittaa.

Tulevaisuudessa ostaminen voi olla vielä nykyistäkin vaikeampaa, kun asiantuntijuuden vaatimukset laajenevat. Asunto-osakeyhtiölaistakaan ei ole apua, sillä isännöinnistä määritellään siellä vain minitaso, ja sekin epätarkasti.

Ostajalla, eli hallituksella, on siis suuri vastuu. Taloyhtiöiden tarpeet vaihtelevat esimerkiksi yhtiön koon, elinkaaren sekä osakas- ja asukasprofiilin mukaan. Kun valmista peruskaavaa isännöintiin ei ole, isännöintipalveluja tarjoavien yritysten on määriteltävä palveluidensa sisältö.

Taloyhtiöstrategioiden yleistyminen auttaa. Kun tiedetään, mihin taloyhtiö on menossa ja mikä asukkaille ja osakkaille on tärkeää, hallitus voi hankkia vaatimuksia vastaavaa isännöintiä.

Näin taloyhtiön johdosta syntyy unelmatiimi

Meille pienten lasten vanhemmille muistutetaan aina: kun räyhäätte lapsillenne, älkää ikinä sanoko esimerkiksi, että olet tyhmä, vaan että toimit tyhmästi. Tämä aivopesu kannattaa, koska siinä piilee tiimitaitojen ydin.

Google tutki joitakin vuosia sitten, miten parhaat tiimit syntyvät. Tutkimuksissa selvisi, ettei niitä luoda mestariyksilöitä yhdistämällä, vaan ryhmän sisäiset normit ja ihmisten käyttäytyminen ratkaisevat. Olennaista ei siis ole ihmetellä, millainen minä olen ja millainen tuo tuossa, vaan miten me toimimme.

Maailman luovimpia ja aikaansaavimpia työporukoita yhdisti yksi asia ylitse muiden: luottamus. Tiimien jäsenet kokivat olevansa psykologisesti turvassa. He tunsivat olonsa vapaaksi ja pystyivät jakamaan tunteitaan, ajatuksiaan ja ideoitaan ilman pelkoa nolatuksi tulemisesta tai syyttelystä.

Jokainen voi olla mukana synnyttämässä tällaista ilmapiiriä, ja Googlen tutkimuksen ansiosta me tiedämme, miten. Luottamusta ruokkivat sellaiset yksinkertaiset asiat kuin 1. kuunteleminen, 2. aitous, 3. avuliaisuus ja 4. se, että muistaa sanoa kiitos.

Lisäksi sitä rakentavat 5. sitoutumisen osoittaminen sekä ryhmään että asioihin, 6. empatian näyttäminen muita kohtaan ja 7. läpinäkyvyys kaikessa toiminnassa.

Jos oma joukkue ei ole vielä täydellinen, tiedät, mitä tehdä. Omaan käyttäytymiseensä voi vaikuttaa eniten ihan itse, joten jos jokainen ryhmän jäsen katsoo itseään rohkeasti peiliin, alkaa tapahtua.

Siis kun seuraavan kerran tapaat tiimiäsi, hallituskumppaneitasi ja isännöitsijää, pidä mielessäsi tämä seitsemän kohdan lista. Rakennanko enemmän kuin rikon?

Mikä on taloyhtiön hallituksen tärkein tehtävä?

Sunnuntaina 11.2. Helsingin Sanomissa nimetön henkilö sanoi eronneensa taloyhtiön hallituksesta, kun eläköityneen isännöitsijän tilalle valittiin uusi, epäpätevä isännöitsijä.

Tapaus osoittaa, että hallitusjäsenet eivät ymmärrä rooliaan: hallituksen tärkein tehtävä on sopivan isännöintipalvelun hankkiminen. Jos eroaa huonon isännöintipalvelun takia, se on kuin vetäisi itse maton omien jalkojensa alta. Sen sijaan hallituksen pitäisi pohtia, minkälaista isännöintipalvelua oma taloyhtiö tarvitsee.

Olen itsekin ollut parikymppisenä taloyhtiön hallituksessa ymmärtämättä yhtään, mikä roolini on. Moni asia oli rempallaan, mutta en osannut toimia, kun tiennyt tapoja tai tehtäviäni.

Olisinpa silloin tiennyt, että minun ei tarvitse hallita tekniikkaa, taloutta tai juridiikkaa. Hallitusjäsenenä minun olisi pitänyt edustaa taloyhtiön osakkaita. Heidän mielipiteensä olisi pitänyt selvittää osakaskyselyllä. Sen avulla päätöksenteko ja isännöintipalvelun hankinta olisi sujunut paremmin.

Myös osakkaiden täytyy ymmärtää roolinsa: he valitsevat tai muodostavat hallituksen. Monien hallitusten toiminta on halvaantunutta esimerkiksi siksi, että jäsenet eivät osaa käyttää sähköpostia. Miten viestintä, päätöksenteko ja yhteistyö isännöinnin kanssa voi silloin toimia nykyaikaisesti?

Menkää yhtiökokouksiin valitsemaan taloyhtiöillenne kehityshaluiset ja eteenpäin katsovat hallitukset.

Hyvä toimintamalli on taloyhtiön hallitukselta tietoinen valinta

Onko teidän taloyhtiönne hallitus olemassa vain siksi, että laki vaatii? Kokoontuuko se ainoastaan, kun se on välttämätöntä: mielellään vain tilinpäätöskokoukseen alkuvuodesta ja lähinnä vain allekirjoittaakseen niukkasanaiset pöytäkirjat?

Vai onko hallituksenne oma-aloitteinen, tekee päätöksiä ilman isännöitsijää ja hoitaa tehtäviä hänen puolestaan?

Tai onko mukavampaa antaa isännöitsijän huolehtia aivan kaikesta? Ei tarvitse tehdä omia päätöksiä eikä miettiä tulevaisuutta. Ei tarvitse pohtia hallituksen roolia, koska ”kyllä isännöitsijä tietää”.

Hyvä hallitus kehittää taloyhtiön toimintaa ja tulevaisuutta tiiminä isännöitsijän kanssa. Toimintatavat sovitaan yhdessä. Taloyhtiöllä on strategia ja suunnitelma siitä, miten seinät pidetään kasassa, milloin paikkoja pitää fiksata ja uudistaa ja millaisessa yhtiössä asukkaat haluavat asua. Halutaanko viherpihaa ja yhteistoimintaa vai asutaanko mieluummin jokainen hiljaa omassa lokerossaan?

Hyvä hallitus määrittelee suuntaviivat siitä, mitä tavoitellaan. Isännöitsijä etsii oikeat ratkaisut strategian ja taloyhtiön edun kannalta. Hallitus tekee päätöksiä, jotka heijastavat taloyhtiön tahtoa. Toteutuksen hoitaa isännöinti.