Diginimmari, sinua odotetaan!

Jokainen hallituksessa istunut tunnistanee tilanteen, jossa uuden kokouksen alkaessa allekirjoitetaan edellisen kokouksen pöytäkirjat. Joku, jonka allekirjoitusta kaivataan, puuttuu paikalta. Pöytäkirja jää isännöitsijälle odottamaan seuraavaa kohtaamista. Jos on vähän kiire, paperit laitetaan postiin. Jos on vielä kiireempi, lähetti vie ja tuo. Nimi saadaan kyllä paperiin, mutta helpomminkin se voisi käydä.

Tapasin Nordean ja Isännöintiliiton järjestämässä tilaisuudessa useita sähköisen allekirjoittamisen palveluntarjoajia. Keskustelujen pohjalta sain vaikutelman, että pankkimaailma alkaa vihdoin olla valmis käyttämään sähköistä allekirjoittamista esimerkiksi asuntokaupassa. Ihan pian se leviää asunto-osakeyhtiöissä myös muihin tarkoituksiin.

Ehkä suurin jarruttaja on tällä hetkellä Mr. Muutosvastarinta. Se elää meissä jokaisessa ja nostaa päätään, kun pitäisi tehdä jotakin toisin kuin ennen. Sähköisen allekirjoituksen hidastamisessa Mr. on toistaiseksi onnistunut: osakkaat allekirjoittavat dokumentteja sähköisesti vain harvoissa taloyhtiöissä.

Muutosvastarinnan herralle kuitenkin tiedoksi: ne osakkaat, jotka ovat kokeilleet tätä kerran, eivät palaa enää vanhaan malliin. Se taitaa siis toteuttaa tarkoitustaan: tehostaa ja helpottaa asumisen arkea.

Joten, sähköinen allekirjoitus, tervetuloa elämäämme. Olemme odottaneet sinua!

Ongelma ymmärretty, nyt hommiin!

Nostin pari viikkoa sitten Helsingin Sanomissa esiin vaatimuksen, että taloyhtiöissä tarvitaan viiden vuoden korjaussuunnitelman sijaan kymmenen vuoden suunnitelma, jotta asuntokaupoissa voidaan varautua tuleviin korjauksiin.

Sen jälkeen taloyhtiön johtaminen on ollut tapetilla mediassa erilaisissa kannanotoissa. Alla on nostoja ja linkkejä näistä jutuista, joita kaikkia yhdistää huoli suomalaisten omaisuudesta.

”Ongelmana ei mielestäni ole niinkään mekanismin, vaan tahdon puute. Asunnon omistaja ei halua nähdä korjausvelkaa, eikä halua esittää sitä mahdolliselle ostajalle, joten ei hän myöskään halua varautua siihen.”
Kim Karves Kiinteistölehden blogissa 29.8.2017.

”Asukas voi ajatella, että pihan hiekoittaminen ja jätehuollon toimivuus ovat merkkejä siitä, että kaikki on kunnossa. On aiheellista kysyä, mistä tämä johtuu. Luottavatko asukkaat sokeasti siihen, että hallitukset hoitavat tarvittavat asiat?”
Isännöintiliiton asiantuntija Pekka Harjunkoski Talouselämässä 31.8.2017.

Taloyhtiöiden korjaussuunnitelma pitää tehdä vähintään 10 vuoden päähän.

”Moni on alkanut empiä vanhan asunnon ostamista ikävien yllätysten pelossa. Ei ihme, sillä home- ja kosteusvauriot, asunto-osakeyhtiöiden amatöörihallitusten osaamattomuus ja kertynyt korjausvelka ovat tapetilla mediassa lähes päivittäin. Enää ei ostopäätöksen kannalta ole niin ratkaisevaa, onko putkiremontti jo tehty vai vasta tulossa. Tärkeämpää ostajalle on varmistua siitä, että hyväkuntoisen asunnon lisäksi myös yhtiötä on hoidettu asianmukaisesti”.
Sp-Kodin toimitusjohtaja Jukka Rantanen Talouselämässä 31.8.2017.

”Kiinteistöliiton korjausrakentamisbarometrit osoittavat selvästi, ettei asunto-osakeyhtiön hallitusvetoinen toimintamalli takaa kaikissa tapauksissa parasta mahdollista lopputulosta. Hallituksen tehtävä on huolehtia yhtiön hallinnosta, kiinteistön ja rakennusten pidosta sekä muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä.”
Kiinteistöliiton kehityspäällikkö Jari Virta Rakennetun omaisuuden tila -blogissa 1.9.2017.

”Varautuminen isoihin peruskorjauksiin paranisi, jos taloyhtiöt määrättäisiin lailla käyttämään asiantuntijoita kunnossapitotarveselvityksen tekemiseen. Tällöin kiinteistön korjaustarpeesta saataisiin nykyistä todennäköisempi kuva. Nyt taloyhtiöiden hallitukset laativat kunnossapitotarveselvityksen usein itse ilman asiantuntija-apua”.
Kiinteistöliitto Päijät-Hämeen toiminnanjohtaja Raimo Kiljunen Talouselämässä 4.9.2017.

Kauan on paasattu, että omaisuutemme on kiinni kiinteistöissä. Vasta nyt tuntuu, että asian ymmärtäminen on alkanut. Kaikki edellä mainittu luo positiivista kysyntää ja paineita hyville palveluille ja toimintatavoille. Nyt vain ryhdytään hommiin!

Isännöitsijä – yleisnero vai erikoisammattilainen?

Isännöintialalla viljellään jo kulunutta vitsiä siitä, että isännöitsijän täytyy samaan aikaan olla vähintään lakimies, insinööri, kauppatieteilijä, arkkitehti, pappi ja psykologi.

Onhan tämä aika laaja osaamisvaatimus suhteessa siihen, että esimerkiksi kirurgin tai diplomi-insinöörin ei oleteta hallitsevan edes kaikkia oman alansa asioita. Erikoissektorin kiemuroissakin riittää tietämistä.

Pieni osa asukkaista ja osakkaista kuvittelee, että isännöinti on ikään kuin asumisen numeropalvelu. Soita ja kysy mitä tahansa! Isännöitsijälle voi pirauttaa vaikka sunnuntaiaamuna ja kysyä, miksei sanomalehti ole pudonnut luukusta.

Ehkä isännöitsijää olisikin luontevaa verrata terveyskeskuslääkäriin tai paikallislehden toimittajaan. Kaikesta pitää tietää vähän ja kuka tahansa saattaa ottaa yhteyttä missä asiassa tahansa.

Osaamisen ydin on siinä, että tietää, kenen puoleen kääntyä. ”Ammattitaitoa on, että osaa käyttää asiantuntijaa”, kuten eräs isännöitsijä totesi.

Olen jutellut työnkuvan pirstaleisuudesta useiden isännöitsijöiden kanssa, ja he tuntuvat suhtautuvan asiaan lupsakasti – ehkä pakon edessä. Monet varmasti nauttivatkin ammatin monipuolisuudesta. Ongelmana on vain se, että yksittäiset ja usein sinnikkäät yhteydenottajat saattavat kuluttaa yllättävän paljon isännöitsijän resursseja. Lopulta tämän kustantavat kaikki osakkaat yhdessä.

Isännöintialan ja taloyhtiöiden hallitusten yhteinen ponnistus on, että roolit ja tehtävät saadaan selviksi asunto-osakeyhtiöiden osakkaille ja asukkaille. Kenties tulevaisuudessa myös isännöitsijän toimenkuva muuttuu, ehkäpä näemme jatkossa yhä useampia isännöinnin erikoisammattilaisia?

Miksi tieto taloyhtiössä ei tavoita?

Kukapa haluaisi taloyhtiöönsä tilannetta, jossa arjen asiasta syntynyt väärinkäsitys kehittyy pieneksi eripuraksi saati sitten kunnon riidaksi. Tai sitä, että korjaushankkeen aikana puhelin tai ovikello soi jatkuvasti, kun asukkaat valittavat itselleen yllätyksinä tulevista asioista.

Silti näitä tilanteita syntyy jatkuvasti, ja monesti taustalla on viestinnän puute.

Viestintä on välillä vähän viheliäinen juttu, kun monesti tuntuu, että mikään ei riitä. On toimivat nettisivut, joista löytyy kaikki ajankohtainen tieto. On ilmoitustaulu niitä varten, jotka eivät ehkä käytä tietokonetta. Miksi tieto taloyhtiössä ei siis kulje?

Nyrkkisääntönä voi pitää, että viestintää ei ole koskaan riittävästi. Ihmiset eivät pahastu viestien tulvasta, vaikka samaan aikaan käytettäisiin monia eri viestintäkanavia. Eri ihmiset käyttävät eri kanavia ja eri kanavat sopivat erilaisiin tilanteisiin.

Taloyhtiön monikanavainen viestintä vähentää isännöinnin ja hallituksen työmäärää ja lisää asumisviihtyisyyttä. Kotisivut kannattaa nähdä tiedon kotipesänä. Ne eivät itsessään tavoita ihmisiä, vaan heidät ohjataan sinne sähköpostien, tekstiviestien, sosiaalisen median ja paperisten tiedotteiden avulla.

”Kotisivut eivät itsessään tavoita ihmisiä.”

Viestintä on mukana kaikissa kohtaamisissa, joten myös yhtiökokoukset ja erilaiset asukastilaisuudet, vaikkapa pihatalkoot, ovat hyviä viestintätilanteita.

Taloyhtiön viestintäsuosituksen tarkoitus on parantaa käytännön viestintää isännöinnin, hallituksen ja osakkaiden välillä. Siitä saa hyvän kokonaiskuvan taloyhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta.

Missä on yleisavaimen paikka?

Eikö olisikin helppoa, että hallituksen jäsenet kävisivät avaamassa yleisavaimella oven asukkaalle, jolta on jäänyt avain kotioven taakse? Aikaa ja rahaa säästyisi eikä avaimiaan tiuhaan unohtelevien lasten tarvitsisi yksin odotella pihalla.

Näin toimittiin aikoinaan eräässä taloyhtiössä vuosikymmeniä, kunnes hallitus alkoi pohtia, miten vakuutusyhtiö suhtautuisi, jos yleisavain katoaisi tai varastettaisiin ja koteihin murtauduttaisiin.

Isännöin tuolloin taloyhtiötä ja otin asiasta selvää.

Vakuutusyhtiöstä kerrottiin, että hallituksen jäsen voi säilyttää yleisavainta, mutta sen pitää olla turvassa kassakaapissa. Riittääkö rautakaupasta ostettu kaappi vai pitääkö kaapin olla virallinen kassakaappi? Onko tekninen tila riittävän turvallinen paikka? Pitääkö kaappi olla pultattu kunnolla seinään? Missä itse kassakaapin avainta säilytetään? Onko se seuraavassa ”turvakaapissa”? Mihin avainten säilytysketju päättyy? Ja kuka enää muistaa sitä?

Vakuutusasioiden lisäksi on tiedettävä, kenelle huoneiston oven voi avata. Huoltomies tarkistaa aina henkilöllisyyden. Tarkistaako hallituksen puheenjohtaja tai jäsen? Tietääkö hän, jos jonkun ex-puolisolla on vaikkapa lähestymiskielto?

Summa summarum: yleisavaimen ainoa oikea säilytyspaikka on huolto- tai isännöintiyrityksessä.