Mikä on taloyhtiön hallituksen tärkein tehtävä?

Sunnuntaina 11.2. Helsingin Sanomissa nimetön henkilö sanoi eronneensa taloyhtiön hallituksesta, kun eläköityneen isännöitsijän tilalle valittiin uusi, epäpätevä isännöitsijä.

Tapaus osoittaa, että hallitusjäsenet eivät ymmärrä rooliaan: hallituksen tärkein tehtävä on sopivan isännöintipalvelun hankkiminen. Jos eroaa huonon isännöintipalvelun takia, se on kuin vetäisi itse maton omien jalkojensa alta. Sen sijaan hallituksen pitäisi pohtia, minkälaista isännöintipalvelua oma taloyhtiö tarvitsee.

Olen itsekin ollut parikymppisenä taloyhtiön hallituksessa ymmärtämättä yhtään, mikä roolini on. Moni asia oli rempallaan, mutta en osannut toimia, kun tiennyt tapoja tai tehtäviäni.

Olisinpa silloin tiennyt, että minun ei tarvitse hallita tekniikkaa, taloutta tai juridiikkaa. Hallitusjäsenenä minun olisi pitänyt edustaa taloyhtiön osakkaita. Heidän mielipiteensä olisi pitänyt selvittää osakaskyselyllä. Sen avulla päätöksenteko ja isännöintipalvelun hankinta olisi sujunut paremmin.

Myös osakkaiden täytyy ymmärtää roolinsa: he valitsevat tai muodostavat hallituksen. Monien hallitusten toiminta on halvaantunutta esimerkiksi siksi, että jäsenet eivät osaa käyttää sähköpostia. Miten viestintä, päätöksenteko ja yhteistyö isännöinnin kanssa voi silloin toimia nykyaikaisesti?

Menkää yhtiökokouksiin valitsemaan taloyhtiöillenne kehityshaluiset ja eteenpäin katsovat hallitukset.

Juttu julkaistu ensimmäiseksi Helsingin Sanomien mielipidepalstalla 14.2.

Hyvä toimintamalli on hallitukselta tietoinen valinta

Onko teidän taloyhtiönne hallitus olemassa vain siksi, että laki vaatii? Kokoontuuko se ainoastaan, kun se on välttämätöntä: mielellään vain tilinpäätöskokoukseen alkuvuodesta ja lähinnä vain allekirjoittaakseen niukkasanaiset pöytäkirjat?

Vai onko hallituksenne oma-aloitteinen, tekee päätöksiä ilman isännöitsijää ja hoitaa tehtäviä hänen puolestaan?

Tai onko mukavampaa antaa isännöitsijän huolehtia aivan kaikesta? Ei tarvitse tehdä omia päätöksiä eikä miettiä tulevaisuutta. Ei tarvitse pohtia hallituksen roolia, koska ”kyllä isännöitsijä tietää”.

Hyvä hallitus kehittää taloyhtiön tulevaisuutta yhdessä isännöitsijän kanssa.

Hyvä hallitus kehittää taloyhtiön toimintaa ja tulevaisuutta tiiminä isännöitsijän kanssa. Toimintatavat sovitaan yhdessä. Taloyhtiöllä on strategia ja suunnitelma siitä, miten seinät pidetään kasassa, milloin paikkoja pitää fiksata ja uudistaa ja millaisessa yhtiössä asukkaat haluavat asua. Halutaanko viherpihaa ja yhteistoimintaa vai asutaanko mieluummin jokainen hiljaa omassa lokerossaan?

Hyvä hallitus määrittelee suuntaviivat siitä, mitä tavoitellaan. Isännöitsijä etsii oikeat ratkaisut strategian ja taloyhtiön edun kannalta. Hallitus tekee päätöksiä, jotka heijastavat taloyhtiön tahtoa. Toteutuksen hoitaa isännöinti.

Miten hyvä hallintotapa toimii sinun taloyhtiössäsi?

Taloyhtiön Hyvä hallintotapa- suosituksen julkaisemisesta on kulunut lähes puolitoista vuotta, ja sen käytäntöjä ja periaatteita sovellettaneen jo monissa taloyhtiöissä. Suosituksen vahvoina viesteinä ovat suunnitelmallisuus ja avoimuus, joka mahdollistaa osallistumisen ja taloyhtiön toiminnan seuraamisen.

Suosituksen sovellettavuus kiinnostaa vahvasti myös sen laatijoita ja Isännöintiliittokin on mukana järjestämässä kyselytutkimusta, joka käynnistyy 5. helmikuuta. Kyselyn toteuttamisessa on mukana myös oikeusministeriö ja tarkoituksena on kuulla mahdollisimman laajasti taloyhtiökentän sidosryhmiä aina osakkaista kiinteistönvälittäjiin.

Toivottavasti mahdollisimman monella on aikaa vastata kyselyyn. Mikäli suositus ei ole itselle vielä tuttu, ehtii siihen hyvin vielä tutustua.

Tänäkin vuonna taloyhtiöissä tehdään tuhansia ja taas tuhansia päätöksiä, jotka vaikuttavat yhtiössä osakkaiden ja asukkaiden elämään – toiset enemmän, toiset vähemmän. Tehdyt päätökset vaikuttavat todella paljon suurten peruskorjausten tarpeessa oleviin taloyhtiöihin, ja näitä yhtiöitä on runsaasti.

Toimivan taloyhtiön kannalta on tärkeää, että taloyhtiön johto kiinnittää huomiota siihen, miten osakkaat saadaan mukaan päätöksiin ja pysyvät kartalla yhtiön suunnasta. Erityistä vastuuta kantaa myös isännöinti, sillä alan ammattilaisina heidän odotetaan tuovan tuoreita avauksia yhtiön käytännön toiminnan kehittämiseen.

Vuosi 2018 olisi oivallinen paikka tehdä oman kunnonkohotuksen tavoin loikka myös taloyhtiöiden hyvän hallinnon edistämisessä.

Onko taloyhtiössänne luottamusta?

Luottamusta joko on tai ei, sanotaan. Jotenkin ajatellaan, että se joko syntyy henkilöiden välille tai sitten jää syntymättä. Näin varmaan onkin, mutta pysyväksi se muodostuu vain tekojen kautta. Mitä nämä luottamuksen teot ovat taloyhtiöissä?

Roolien selkeys. Taloyhtiö on ihmisten välisten keskinäisten roolien ja suhteiden summa. Osakkaiden, hallituksen ja isännöinnin keskinäiset roolit on oltava selkeät. Hallitus on päättäjä, jonka onnistuminen perustuu siihen, onko isännöinti kyvykäs tuomaan asiat tarjottimella päätettäväksi. Osakkaiden taas kuuluisi olla hallituksen näkemysten ilmentymä ja kokea, että hallitus edustaa nimenomaan heitä.

Yhteinen päämäärä. Kuljetaanko teillä kohti maalia määrätietoisesti vai ajelehditaan sinne sun tänne? Kaikki yhteisöt tarvitsevat toimiakseen yhteisen päämäärän. Jokainen taloyhtiö tarvitsee suunnan, jota kohti kulkea. Se pitää piirtää ja päättää yhdessä kaikkien osapuolten välillä. Yhdessä sovittu suunta ruokkii luottamusta. Samalla myös roolit selkeytyvät.

Avoin keskustelu. Jos tuntuu, ettei tiedä ja ympärillä salaillaan, luottamus murenee. Osakkaat vihaavat tunnetta siitä, että hallitus ei huolehdi heidän tiedontarpeestaan. Hallituksen tulee vaatia isännöinniltä aktiivista viestintää osakkaiden ja asukkaiden suuntaan. Hyvä viestinnän keino on kysyä osakkailta ja asukkailta säännöllisesti, miten meillä taloyhtiössä menee. Helpoiten se onnistuu isännöitsijän tekemällä asumisen tyytyväisyyskyselyllä.

Toiminnan läpinäkyvyys. Hallituksen tulee valvoa isännöintipalvelua, onhan se keskiössä yhteisön menestyksen kannalta. Käytännössä se tarkoittaa sopimuksen toteutumisen valvomista. Järjestelmien tulee olla sellaisia, että hallitus saa tietää, mitä isännöinti on tehnyt. Nykypäivän standardi on myös se, että hallitus näkee taloustapahtumat helposti niin halutessaan. Raha-asioissa avoin tiedonsaanti on luottamuksen perusta.

Positiivinen ilmapiiri. Positiivisen ilmapiirin merkitystäkään ei voi vähätellä. Kiitokset vievät tunnetusti pitkälle. Järjestelmät ja systeemit eivät ratkaise taloyhtiöiden menestystä vaan ihmiset. Erityisesti hallituksen vastuulla on rakentaa suhteet osakkaiden ja isännöinnin suuntiin.

Tuloksia aikaansaava, luottamuksen kulttuuri − niin taloyhtiössä kuin yrityksessäkin − syntyy sopivien toimintamallien kautta.

Uusi puheenjohtaja ihan pihalla

Olen uuden taloyhtiömme ensimmäinen puheenjohtaja. Isännöintiyritys on valittu, ja nyt haluan tietää, mikä kenenkin rooli on.

Kesällä olin isännöintiä ostamassa, ensimmäistä kertaa uudistalon tulevana hallituksen puheenjohtajana. Ajatukseni tästä kirjoitin Kotitalo-lehteen.

Nyt on vuorossa seuraava vaihe: Miten toimin isännöinnin kanssa, mikä on kenenkin rooli ja vastuu? Tuntuu vielä paljon suuremmalta tehtävältä kuin edellinen. Miten tarttuisin asiaan?

Teimme alan normiin nähden käsittääkseni edistyksellisen sopimuksen, jossa on mukana tarkkoja palvelukuvauksia. Mutta rooleja siinä ei oltu määritelty. Miksei? En minä hallituksen puheenjohtajana voi tietää, miten toimitaan. Isännöinnin pitää määritellä toimintatavat ja pelisäännöt. Se on minusta osa tuotetta.

Kaksi asiaa minua mietityttää eniten. Ensimmäinen ovat kokoukset. Kuka kutsuu koolle, kuinka usein on tarpeen, mitä asioita käsitellään? Entä voidaanko kokoontua ilman isännöitsijää?

En osaa, tunnustan. Kokonaisuus on hukassa, ja minusta isännöitsijän pitää kantaa huolta niin kuin sloganissaan lupasi. Minä haluan päästä helpolla enkä murehtia näitä. Arki on muutenkin niin hektistä, en pysty.

Vaikka meillä hallituksen jäsenillä on osaamista monista asioista, emme ole kiinteistönpidon ammattilaisia. Miksi siis edes voisimme kokoontua ilman isännöitsijää? Kai hän aina tekee meille päätösesitykset ja hoitaa sitten asiat? Näin ajattelen.

Toiseksi päätösvaltuudet mietityttävät. Mistä saan päättää? Mistä isännöitsijä saa päättää? Pitääkö minun hyväksyä, mitä isännöinti tekee, vai voinko luottaa sen osaavan itse huolehtia kaikesta? Kai jossain määritellään eurorajat valtuuksille?

Ajatukseni ovat täynnä kysymyksiä. Pääni on sekaisin. Logiikallani nämä aloittelevan puheenjohtajan ongelmat ja kysymykset tulisi ehdottomasti olla määriteltynä joko isännöintisopimuksen palvelukuvauksissa tai muuten isännöinnin toimesta. Minulle kelpaa lähes kaikki, kunhan tiedän, miten homma menee.

Toki minua hirvittää, mitä osakkaat sanovat, jos homma ei toimikaan. Juridista vastuuta en pelkää, mutta vastaan teoistani ja isännöinnistä muille osakkaille.