Miksi tieto taloyhtiössä ei tavoita?

Kukapa haluaisi taloyhtiöönsä tilannetta, jossa arjen asiasta syntynyt väärinkäsitys kehittyy pieneksi eripuraksi saati sitten kunnon riidaksi. Tai sitä, että korjaushankkeen aikana puhelin tai ovikello soi jatkuvasti, kun asukkaat valittavat itselleen yllätyksinä tulevista asioista.

Silti näitä tilanteita syntyy jatkuvasti, ja monesti taustalla on viestinnän puute.

Viestintä on välillä vähän viheliäinen juttu, kun monesti tuntuu, että mikään ei riitä. On toimivat nettisivut, joista löytyy kaikki ajankohtainen tieto. On ilmoitustaulu niitä varten, jotka eivät ehkä käytä tietokonetta. Miksi tieto taloyhtiössä ei siis kulje?

Nyrkkisääntönä voi pitää, että viestintää ei ole koskaan riittävästi. Ihmiset eivät pahastu viestien tulvasta, vaikka samaan aikaan käytettäisiin monia eri viestintäkanavia. Eri ihmiset käyttävät eri kanavia ja eri kanavat sopivat erilaisiin tilanteisiin.

Taloyhtiön monikanavainen viestintä vähentää isännöinnin ja hallituksen työmäärää ja lisää asumisviihtyisyyttä. Kotisivut kannattaa nähdä tiedon kotipesänä. Ne eivät itsessään tavoita ihmisiä, vaan heidät ohjataan sinne sähköpostien, tekstiviestien, sosiaalisen median ja paperisten tiedotteiden avulla.

”Kotisivut eivät itsessään tavoita ihmisiä.”

Viestintä on mukana kaikissa kohtaamisissa, joten myös yhtiökokoukset ja erilaiset asukastilaisuudet, vaikkapa pihatalkoot, ovat hyviä viestintätilanteita.

Taloyhtiön viestintäsuosituksen tarkoitus on parantaa käytännön viestintää isännöinnin, hallituksen ja osakkaiden välillä. Siitä saa hyvän kokonaiskuvan taloyhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta.

Missä on yleisavaimen paikka?

Eikö olisikin helppoa, että hallituksen jäsenet kävisivät avaamassa yleisavaimella oven asukkaalle, jolta on jäänyt avain kotioven taakse? Aikaa ja rahaa säästyisi eikä avaimiaan tiuhaan unohtelevien lasten tarvitsisi yksin odotella pihalla.

Näin toimittiin aikoinaan eräässä taloyhtiössä vuosikymmeniä, kunnes hallitus alkoi pohtia, miten vakuutusyhtiö suhtautuisi, jos yleisavain katoaisi tai varastettaisiin ja koteihin murtauduttaisiin.

Isännöin tuolloin taloyhtiötä ja otin asiasta selvää.

Vakuutusyhtiöstä kerrottiin, että hallituksen jäsen voi säilyttää yleisavainta, mutta sen pitää olla turvassa kassakaapissa. Riittääkö rautakaupasta ostettu kaappi vai pitääkö kaapin olla virallinen kassakaappi? Onko tekninen tila riittävän turvallinen paikka? Pitääkö kaappi olla pultattu kunnolla seinään? Missä itse kassakaapin avainta säilytetään? Onko se seuraavassa ”turvakaapissa”? Mihin avainten säilytysketju päättyy? Ja kuka enää muistaa sitä?

Vakuutusasioiden lisäksi on tiedettävä, kenelle huoneiston oven voi avata. Huoltomies tarkistaa aina henkilöllisyyden. Tarkistaako hallituksen puheenjohtaja tai jäsen? Tietääkö hän, jos jonkun ex-puolisolla on vaikkapa lähestymiskielto?

Summa summarum: yleisavaimen ainoa oikea säilytyspaikka on huolto- tai isännöintiyrityksessä.

Taloyhtiö sähköisesti, kiitos

Tänä iltana hoidan rästihommat pois, miettii Oona Osakas. Illalla kotonaan hän ryhtyy tarmokkaasti toimeen: maksaa verkkopankissa vastike- ja sähkölaskut, tilaa rautakaupan verkkosivuilla haravat ja kottikärryt valmiiksi noudettavaksi viikonlopun kevättalkoisiin ja ostaa vielä leffaliput perjantai-illaksi.

Oona tajuaa, että hän ei leffaillan takia tarvitse perjantai-illan saunavuoroaan ja päättää taloyhtiön verkkopalvelussa vapauttaa saunavuoron jonkun toisen käyttöön. Samalla hän lukee taloyhtiön tuoreimman tiedotteen, jossa kerrotaan, miten osakkaan tulee valmistautua kesällä alkavaan julkisivuremonttiin.

Oona on päättänyt kesän aikana öljytä puisen terassinsa ja etsii asiasta tietoa: Tekeekö taloyhtiö homman vai vastaako osakas siitä itse? Vastaus löytyy ja Oona sulkee koneen.

Kuinka helppoa, kun kaikki hommat saa kerralla hoidettua.

Toimivatko asiat yhtä
vaivattomasti sinun taloyhtiössäsi?

Harri Hallitusjäsen valittiin keväällä uutena jäsenenä hallitukseen, ja hän on kovin innoissaan tehtävästään. Hän pohtii, mitä asioita hallituksessa on meneillään. Hän on keskustellut puheenjohtajan ja isännöitsijän kanssa, mutta ei muista, mistä kaikesta puhuttiin.

Harri ottaa esille tunnukset taloyhtiön verkkopalveluun, jonne hän on hallituksen jäsenenä saanut osakasta laajemmat oikeudet.

Harri yllättyy, kun hän löytää sivulta kaiken tarvitsemansa: hallituksen kokousten pöytäkirjat ja taloyhtiön talouteen liittyvät raportit. Huolto- ja isännöintisopimukset lukemalla hän pääsee hyvin jyvälle siitä, mitä on sovittu, ja vakuutussopimuksesta selviää, mitä taloyhtiön kiinteistövakuutus kattaa.

Sivuilta löytyvät myös pari vuotta sitten tehty kuntoarvio, remonttisuunnitelmat ja tuloillaan olevaan julkisivuremonttiin liittyvät kuntotutkimukset ja muut asiakirjat. Keskustelupalstalla voi helposti jutella asioista etukäteen muiden hallituksen jäsenten kanssa ennen kokouksia, jolloin kokoukset saadaan hoidettua reippaassa tahdissa.

Miten ihmeessä ihmisillä riitti aika hoitaa luottamustehtäviään ennen tällaista palvelua? Harri miettii.

Lue myös, miten taloyhtiösivut kertovat isännöinnin laadusta ja brändistä.

Tupakkakielto edellyttää asukkaiden kuulemista

Kuva: Ken Hawkins/ Flickr

Monissa asunto-osakeyhtiöissä vasta harkitaan, lähteekö taloyhtiö hakemaan kunnalta tupakkalain mukaista tupakointikieltoa huoneistoparvekkeille, -pihoille tai sisälle asuntoihin. Kieltojen ohella monissa yhtiöissä pyritään löytämään vaihtoehtoisia ratkaisuja häiritsevän tupakoinnin ehkäisemiseksi. Kyselyitä ja mielenkiintoa asiaa kohtaan osoitetaan, mutta varsinaisia hakemuksia on tehty vasta muutamia.

Ensimmäisten hakemusten perusteella voidaan nostaa yksi asia tapetille: tilojen haltijoiden kuuleminen. Lue loppuun