Mitäpä, jos antaisit sähköiselle keskustelulle mahdollisuuden?

Sähköinen keskustelu voi parhaimmillaan kasvattaa asumisviihtyvyyttä.

Satunnaisia kohtaamisia rapussa tai keskusteluja pihatalkoissa haravanvarteen nojaten pari kertaa vuodessa, ja tietty harvakseltaan myös nimettömiä heippalappuja. Tosi monissa taloyhtiöissä muiden asukkaiden kanssa ollaan varsin vähän tekemisissä.

Keskustelukulttuurin lisääntyminen voisi tehdä paljon hyvää. Yhteishenki ja turvallisuudentunne kasvaisivat. Taloyhtiön asiat koettaisiin enemmän omiksi. Villeimmät epätietoisuudessa sikiävät huhut ja väärinymmärrykset todennäköisesti vähenisivät.

Sähköisillä keskusteluryhmillä asukkaiden ja osakkaiden väliseen vuorovaikutukseen voitaisiin tuoda aivan uudenlaista tehoa. Kun kanava valitaan oikein, voidaan saada paljon hyvää aikaan.

Kotitalo testasi erilaisia taloyhtiön sähköisiä keskustelukanavia taloyhtiöviestinnän konsultti Heidi Selkäinahon johdolla. Selkäinahon mukaan yhteinen keskusteluryhmä parantaa taloyhtiön tiedonkulkua, vaikka kaikki eivät olisikaan mukana. Hän kertoo, että hyvä tulos on, jos noin puolet porukasta innostuu.

Näkökulma on virkistävä. Torppaamme uuden teknologian käyttöönoton nimittäin helposti sillä perusteella, että ajattelemme, että emme kuitenkaan saa kaikkia mukaan.

Toinen seikka, joka hidastaa sähköisten keskusteluvälineiden käyttöönottoa, on asenne, eli negatiivinen suhtautuminen uuden teknologian käyttöönottoon. Siihen puree matalan kynnyksen kokeilu. Nimittäin: Jos väline on huono, se jää käyttämättä. Jos se on hyvä, siihen jää koukkuun. Jos se on tarpeellinen, ei kohta enää ymmärrä, miten koskaan pärjäsi ilman.

Lue lisää Selkäinahon ajatuksia ja katso neljän eri keskustelukanavan tähtiluokitus.

Ratkotaanko sinun taloyhtiössäsi oikeita ongelmia?

Kaikkea kaikille ei ole hyvä lähtökohta taloyhtiöiden digitaalisten palveluiden kehittämiseen. Kuitenkin ”peruspaketti” olisi hyvä olla kunnossa, kuten hyvällä ja ajankohtaisella sisällöllä varustetut taloyhtiösivut. Riittämätön viestintä ja huono tiedonkulku ovat taloyhtiöiden yleisimpiä ongelmia.

Jotta asumisen palveluita voidaan digitalisoida asukkaiden parhaaksi, pitää taloyhtiön tarpeiden olla tiedossa. Isoissa, nuorten aikuisten suosimassa taloyhtiössä on todennäköisesti eri haasteet ja tarpeet kuin pienemmässä, iäkkäämpien asukkaiden yhtiössä.

Mitkä ovat sinun taloyhtiösi keskeiset ja usein toistuvat ongelmat? Asumisen arki saattaa helpottua huomattavasti, kun muutamiin keskeisimpiin ja yleisimpiin ongelmiin löydetään ratkaisut.

Ennen kuin asioita voi ratkaista, pitää tietää ongelmakohdat eli mitä ratkaistaan.

Todelliset ongelmat löytyvät kysymällä

Ennen kuin asioita voi ratkaista, pitää tietää ongelmakohdat. Asukkaiden toiveita ja tarpeita olisi hyvä kartoittaa säännöllisesti, ja kätevä väline tähän on Talokysely.fi. Kysy omalta isännöitsijältäsi, voisiko palvelun ottaa käyttöön sinunkin taloyhtiössäsi. Säännölliset asukaskyselyt antavat oikean suunnan ja selkärangan taloyhtiön kehittämiselle.

Ensisijaisten kehittämiskohteiden lisäksi asukaskysely saattaa paljastaa asioita, joita ei kannata alkaa kehittää ensimmäisenä. Kaiken ei tarvitse olla digitaalista ja vaikka tietyt asiat ovat toiselle taloyhtiöille tärkeitä, ne eivät välttämättä ole ensisijaisia omassa taloyhtiössäsi.

Ei kehitetä tai kyllä kehitetään -päätösten pitäisi olla yhtä mietittyjä ja perusteltua. Tällöinkin asukaskyselyt ovat hyvä selkäranka priorisoinnille.

Palveluiden digitalisoimisen pitäisi tarkoittaa parempia palveluita arjen todellisiin haasteisiin. Kysymällä palveluiden tulevilta käyttäjiltä eli asukkailta päästään jo pitkälle matkalla kohti parempia asumisenpalveluita.

Miksi tieto taloyhtiössä ei tavoita?

Kukapa haluaisi taloyhtiöönsä tilannetta, jossa arjen asiasta syntynyt väärinkäsitys kehittyy pieneksi eripuraksi saati sitten kunnon riidaksi. Tai sitä, että korjaushankkeen aikana puhelin tai ovikello soi jatkuvasti, kun asukkaat valittavat itselleen yllätyksinä tulevista asioista.

Silti näitä tilanteita syntyy jatkuvasti, ja monesti taustalla on viestinnän puute.

Viestintä on välillä vähän viheliäinen juttu, kun monesti tuntuu, että mikään ei riitä. On toimivat nettisivut, joista löytyy kaikki ajankohtainen tieto. On ilmoitustaulu niitä varten, jotka eivät ehkä käytä tietokonetta. Miksi tieto taloyhtiössä ei siis kulje?

Nyrkkisääntönä voi pitää, että viestintää ei ole koskaan riittävästi. Ihmiset eivät pahastu viestien tulvasta, vaikka samaan aikaan käytettäisiin monia eri viestintäkanavia. Eri ihmiset käyttävät eri kanavia ja eri kanavat sopivat erilaisiin tilanteisiin.

Taloyhtiön monikanavainen viestintä vähentää isännöinnin ja hallituksen työmäärää ja lisää asumisviihtyisyyttä. Kotisivut kannattaa nähdä tiedon kotipesänä. Ne eivät itsessään tavoita ihmisiä, vaan heidät ohjataan sinne sähköpostien, tekstiviestien, sosiaalisen median ja paperisten tiedotteiden avulla.

”Kotisivut eivät itsessään tavoita ihmisiä.”

Viestintä on mukana kaikissa kohtaamisissa, joten myös yhtiökokoukset ja erilaiset asukastilaisuudet, vaikkapa pihatalkoot, ovat hyviä viestintätilanteita.

Taloyhtiön viestintäsuosituksen tarkoitus on parantaa käytännön viestintää isännöinnin, hallituksen ja osakkaiden välillä. Siitä saa hyvän kokonaiskuvan taloyhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta.

Taloyhtiö sähköisesti, kiitos

Tänä iltana hoidan rästihommat pois, miettii Oona Osakas. Illalla kotonaan hän ryhtyy tarmokkaasti toimeen: maksaa verkkopankissa vastike- ja sähkölaskut, tilaa rautakaupan verkkosivuilla haravat ja kottikärryt valmiiksi noudettavaksi viikonlopun kevättalkoisiin ja ostaa vielä leffaliput perjantai-illaksi.

Oona tajuaa, että hän ei leffaillan takia tarvitse perjantai-illan saunavuoroaan ja päättää taloyhtiön verkkopalvelussa vapauttaa saunavuoron jonkun toisen käyttöön. Samalla hän lukee taloyhtiön tuoreimman tiedotteen, jossa kerrotaan, miten osakkaan tulee valmistautua kesällä alkavaan julkisivuremonttiin.

Oona on päättänyt kesän aikana öljytä puisen terassinsa ja etsii asiasta tietoa: Tekeekö taloyhtiö homman vai vastaako osakas siitä itse? Vastaus löytyy ja Oona sulkee koneen.

Kuinka helppoa, kun kaikki hommat saa kerralla hoidettua.

Toimivatko asiat yhtä
vaivattomasti sinun taloyhtiössäsi?

Harri Hallitusjäsen valittiin keväällä uutena jäsenenä hallitukseen, ja hän on kovin innoissaan tehtävästään. Hän pohtii, mitä asioita hallituksessa on meneillään. Hän on keskustellut puheenjohtajan ja isännöitsijän kanssa, mutta ei muista, mistä kaikesta puhuttiin.

Harri ottaa esille tunnukset taloyhtiön verkkopalveluun, jonne hän on hallituksen jäsenenä saanut osakasta laajemmat oikeudet.

Harri yllättyy, kun hän löytää sivulta kaiken tarvitsemansa: hallituksen kokousten pöytäkirjat ja taloyhtiön talouteen liittyvät raportit. Huolto- ja isännöintisopimukset lukemalla hän pääsee hyvin jyvälle siitä, mitä on sovittu, ja vakuutussopimuksesta selviää, mitä taloyhtiön kiinteistövakuutus kattaa.

Sivuilta löytyvät myös pari vuotta sitten tehty kuntoarvio, remonttisuunnitelmat ja tuloillaan olevaan julkisivuremonttiin liittyvät kuntotutkimukset ja muut asiakirjat. Keskustelupalstalla voi helposti jutella asioista etukäteen muiden hallituksen jäsenten kanssa ennen kokouksia, jolloin kokoukset saadaan hoidettua reippaassa tahdissa.

Miten ihmeessä ihmisillä riitti aika hoitaa luottamustehtäviään ennen tällaista palvelua? Harri miettii.

Lue myös, miten taloyhtiösivut kertovat isännöinnin laadusta ja brändistä.