Miksi viestintä taloyhtiössä ei tavoita?

Kukapa haluaisi taloyhtiöönsä tilannetta, jossa arjen asiasta syntynyt väärinkäsitys kehittyy pieneksi eripuraksi saati sitten kunnon riidaksi. Tai sitä, että korjaushankkeen aikana puhelin tai ovikello soi jatkuvasti, kun asukkaat valittavat itselleen yllätyksinä tulevista asioista.

Silti näitä tilanteita syntyy jatkuvasti, ja monesti taustalla on taloyhtiön viestinnän puute.

Viestintä on välillä vähän viheliäinen juttu, kun monesti tuntuu, että mikään ei riitä. On toimivat nettisivut, joista löytyy kaikki ajankohtainen tieto. On ilmoitustaulu niitä varten, jotka eivät ehkä käytä tietokonetta. Miksi tieto taloyhtiössä ei siis kulje?

Nyrkkisääntönä voi pitää, että viestintää ei ole koskaan riittävästi. Ihmiset eivät pahastu viestien tulvasta, vaikka samaan aikaan käytettäisiin monia eri viestintäkanavia. Eri ihmiset käyttävät eri kanavia ja eri kanavat sopivat erilaisiin tilanteisiin.

Taloyhtiön monikanavainen viestintä vähentää isännöinnin ja hallituksen työmäärää ja lisää asumisviihtyisyyttä. Kotisivut kannattaa nähdä tiedon kotipesänä. Ne eivät itsessään tavoita ihmisiä, vaan heidät ohjataan sinne sähköpostien, tekstiviestien, sosiaalisen median ja paperisten tiedotteiden avulla.

Viestintä on mukana kaikissa kohtaamisissa, joten myös yhtiökokoukset ja erilaiset asukastilaisuudet, vaikkapa pihatalkoot, ovat hyviä viestintätilanteita.

Taloyhtiön viestintäsuosituksen tarkoitus on parantaa käytännön viestintää isännöinnin, hallituksen ja osakkaiden välillä. Siitä saa hyvän kokonaiskuvan taloyhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta.

Taloyhtiö sähköisesti, kiitos!

Tänä iltana hoidan rästihommat pois, miettii Oona Osakas. Illalla kotonaan hän ryhtyy tarmokkaasti toimeen: maksaa verkkopankissa vastike- ja sähkölaskut, tilaa rautakaupan verkkosivuilla haravat ja kottikärryt valmiiksi noudettavaksi viikonlopun kevättalkoisiin ja ostaa vielä leffaliput perjantai-illaksi.

Oona tajuaa, että hän ei leffaillan takia tarvitse perjantai-illan saunavuoroaan ja päättää taloyhtiön verkkopalvelussa vapauttaa saunavuoron jonkun toisen käyttöön. Samalla hän lukee taloyhtiön tuoreimman tiedotteen, jossa kerrotaan, miten osakkaan tulee valmistautua kesällä alkavaan julkisivuremonttiin.

Oona on päättänyt kesän aikana öljytä puisen terassinsa ja etsii asiasta tietoa: Tekeekö taloyhtiö homman vai vastaako osakas siitä itse? Vastaus löytyy ja Oona sulkee koneen.

Kuinka helppoa, kun kaikki hommat saa kerralla hoidettua.

Harri Hallitusjäsen valittiin keväällä uutena jäsenenä hallitukseen, ja hän on kovin innoissaan tehtävästään. Hän pohtii, mitä asioita hallituksessa on meneillään. Hän on keskustellut puheenjohtajan ja isännöitsijän kanssa, mutta ei muista, mistä kaikesta puhuttiin.

Harri ottaa esille tunnukset taloyhtiön verkkopalveluun, jonne hän on hallituksen jäsenenä saanut osakasta laajemmat oikeudet.

Harri yllättyy, kun hän löytää sivulta kaiken tarvitsemansa: hallituksen kokousten pöytäkirjat ja taloyhtiön talouteen liittyvät raportit. Huolto- ja isännöintisopimukset lukemalla hän pääsee hyvin jyvälle siitä, mitä on sovittu, ja vakuutussopimuksesta selviää, mitä taloyhtiön kiinteistövakuutus kattaa.

Sivuilta löytyvät myös pari vuotta sitten tehty kuntoarvio, remonttisuunnitelmat ja tuloillaan olevaan julkisivuremonttiin liittyvät kuntotutkimukset ja muut asiakirjat. Keskustelupalstalla voi helposti jutella asioista etukäteen muiden hallituksen jäsenten kanssa ennen kokouksia, jolloin kokoukset saadaan hoidettua reippaassa tahdissa.

Miten ihmeessä ihmisillä riitti aika hoitaa luottamustehtäviään ennen tällaista palvelua? Harri miettii.

Lue myös, miten taloyhtiösivut kertovat isännöinnin laadusta ja brändistä.

Kuka hyötyy isännöinnin verkostoista?

Otsikon kysymys nousee säännöllisesti keskusteluun. Ketä isännöinnin verkostot ensi sijassa hyödyttävät – isännöintiyritystä vai sen asiakasta?

Asiakastaloyhtiöiden tarvitsemien palvelujen hankinta ja ylläpito on yksi isännöinnin ydintehtäviä. Isännöintiyrityksen verkosto on rakentunut vuosien mittaan helpottamaan taloyhtiöiden asioiden hoitoa. Siihen on valikoitunut palveluntuottajia, jotka ovat hoitaneet tehtävänsä ja vastuunsa kunnolla.

Isännöintiyrityksen luottokumppaneissa on parhaimmillaan monen eri alan toimijoita, kuten korjausrakentamisen, kiinteistönhuollon, siivouksen, talotekniikan, suunnittelun, valvonnan, vakuuttamisen, rahoituksen, terveyden ja turvallisuuden asiantuntijoita.

Yhteistyöverkostossa voi hyvin olla useita saman alan toimijoita, joita isännöintiyritys kilpailuttaa myös keskenään.

Toiminta on läpinäkyvää, kun pelisäännöt ovat selkeät kaikille osapuolille. Isännöinti on voinut neuvotella yritysten kanssa puitesopimuksia, mutta vaikka näin olisi, verkostoon kuuluminen ei ole lupaus tilauksista. Se on mahdollisuus olla yhtenä vaihtoehtona, kun isännöinti ehdottaa hyvää palveluntarjoajaa hallitukselle. Hallitus kuitenkin tekee valinnan itse.

Esimerkiksi vesivahinkotilanteissa on hyötyä kumppaniverkostoista. Isännöinnin asiantuntijaverkostojen hyöty näkyy parhaiten, kun kyseessä on nopeaa toimintaa edellyttävä tilanne, esimerkiksi vesivuoto. Yhteistyökumppaneidensa kautta isännöinti saa nopeasti osaavan toimijan paikalle ja vahingot minimoitua.

Hallituksen ja isännöinnin on hyvä sopia toimintatavat selkeästi: Missä tilanteissa hankintapäätöksen tekee isännöitsijä, milloin hallitus ja milloin yhtiökokous? Miten palvelu tilataan tai kilpailutetaan eri tilanteissa? Milloin on järkevää kilpailuttaa, milloin se aiheuttaa turhia kustannuksia ja viivettä?

Suuret hankkeet viedään aina yhtiökokoukseen. Yhtiökokous päättää hankkeen kilpailutuksesta ja toteutuksesta. Isännöintiyrityksen kautta löytyy hyviksi koettuja toimijoita.

Unohdetaan jo aikansa eläneet pelot ja huhupuheet valoa kestämättömistä verkostoista. Ei ole järkevää tehdä kaikkea itse, vaan on parempi keskittyä omaan ydinosaamiseen ja hankkia muut palvelut niiden ydinosaajilta.

Lisääntyvä digitaalisuus ja sähköinen asiointi helpottavat verkostomaista toimintaa entisestään. Näin myös isännöinnissä.

Kun putkiremontti häämöttää, on korkea aika hankkia taloyhtiösivut

Putkiremontit ovat saaneet tänä keväänä kiitettävästi palsta- ja ilmatilaa julkisuudessa. Mm. Isännöintiliiton Putkiremonttibarometri, Helsingin Sanomat ja Ylen Kova Talous -ohjelma ovat herätelleet keskustelua. Aihe on ajankohtainen monelle, koska suuri osa taloyhtiöistämme on putkiremontti-iässä.

Putkiremontti synnyttää kuhinaa myös taloyhtiön sisällä. Ennen kuin hallitus ja isännöinti alkavat valmistella putkiremonttipäätöksiä on tärkeää varmistaa, että taloyhtiön viestintäkanavat ovat kunnossa. Putkiremontti on sen kokoluokan ponnistus, että sen valmistelusta alkaen tarvitaan monikanavaista ja aktiivista tiedotusta. Harvakseltaan postiluukusta jaettava paperitiedote ei enää riitä.

Putkiremontissa erityisesti hankkeen valmistelun ja suunnittelun aikana viestintä ja keskustelu osakkaiden kanssa käy vilkkaana ja vaatii isännöinniltä paljon aikaa. Sen sijaan, että isännöitsijä vastaa osakkaiden kysymyksiin yksitellen ja viiveellä, tietoa ja aineistoa voisi jakaa 24/7 taloyhtiön verkkopalvelussa.

Sähköisen tiedotuskanavan etuna on nopea päivitettävyys. Parhaimmillaan asukas voi tilata verkkopalvelusta itselleen huomautukset, jolloin sähköpostiin tai tekstarina kilahtaa viesti, kun sivuille päivitetään uutta tietoa.

Valitettavan moni taloyhtiösivu jää hyödyttömäksi, kun käyttäjiä ei ohjata asioimaan verkossa. Asukkaat eivät löydä taloyhtiösivuille automaattisesti. Heitä pitää muistuttaa, muistuttaa ja muistuttaa. Sähköinen tiedonkulku tuo muutoksia toimintatapoihin ja niihin tottuminen voi ottaa vuosia.

Taloyhtiön sähköinen palvelu on järkevä toteuttaa siten, että se on kytketty isännöinnin tietojärjestelmään. Muuten tietojen päivittäminen vaatii manuaalista työtä, eli helposti käy niin, että homma hidastuu ja kallistuu. Jo parisataa isännöintiyritystä tuottaa asiakkailleen verkkosivuja ja moni rakentaa sivuja parhaillaan.

On korkea aika sähköistää taloyhtiöiden tiedotus ja asiointi. Putkiremontti on hyvä tilaisuus opettaa asukkaat käyttämään taloyhtiösivuja, mutta niitä täytyy ylläpitää ja päivittää myös putkiremontin jälkeen. Asukas käyttää taatusti taloyhtiön sähköisiä palveluita, jos löytää sieltä vastauksia asumisen arjen kysymyksiin.

Sähköpostittomat pois taloyhtiöiden hallituksista

 

Taloyhtiöni saunaosasto on uudistettu ja nyt saisi varata löylyttelyvuoron. Toistaiseksi oma saunavuoro on vain haave. Saunan ovi nimittäin aukeaa vasta, jos ehdin päiväsaikaan arkena saapastella isännöintiyritykseen varausta tekemään.

Isännöintiliiton digiselvityksen mukaan vain joka neljäs isännöitsijä on sitä mieltä, että asiakkaat ovat valmiita digitaalisiin palveluihin. Anteeksi että mitä? Aika moni meistä käyttää digipalveluita joka päivä. Samaa kertovat myös Tilastokeskuksen taulukot.

Selityksen olen kuullut tänä syksynä monen isännöitsijän suusta: taloyhtiöiden hallituksissa on paljon jäseniä, joilla ei ole älypuhelinta, tietokonetta tai edes sähköpostia. Näiden tervaskantojen vuoksi kokoukset, tiedotus ja saunavuorojen varaukset hoidetaan edelleen kuten kultaisella 80-luvulla.

Muutoksen tuulet puhaltavat nyt reippaasti. Viranomaiset lopettavat kirjepostin lähettämisen kokonaan vuonna 2018. Verottajan, Kelan ja kuntien kirjeet siirtyvät Suomi.fi -palveluun. Jos viranomaiset uskaltavat ottaa tällaisia askelia, on meidän taloyhtiöissäkin korkea aika ryhdistäytyä.

Tässä selkeät askelmerkit, miten taloyhtiö tuodaan 80-luvulta tähän päivään:

  1. Sähköpostittomat pois hallituksista. Valitaan hallitukseen vain sellaisia henkilöitä, jotka käyttävät älypuhelinta tai tietokonetta.
  2. Asiointi verkkoon 24/7. Ostetaan isännöinniltä taloyhtiösivut ja sähköinen asiointi, mm. saunavuorojen varaukset. Ellei nykyinen isännöintifirma tarjoa, etsitään uusi.
  3. Valmennetaan asukkaat toimimaan oikein. Tiedotetaan digitaalisista palveluista aktiivisesti.

Ensimmäinen kohta on meidän osakkaiden vastuulla. Laitetaan se kuntoon heti ensi kevään yhtiökokouksissa. Toisen hoitaa hallitus ja kolmannen isännöinti.

Valtaosa isännöintiyrityksistä on jo lähtenyt 80-luvulta ja haluaisi tuoda asiakkaatkin digiaikaan. Mm. muutto- tai remontti-ilmoituksen tekeminen tai isännöitsijäntodistuksen tilaaminen onnistuu jo useimmiten verkossa, kertoo digiselvitys. 28 % isännöintiyrityksistä tarjoaa sellaista palvelua, että asukas voi varata saunavuoron verkossa.

Minullakin on vielä toivoa päästä nauttimaan löylyistä kotitalossani.