Näin taloyhtiön johdosta syntyy unelmatiimi

Meille pienten lasten vanhemmille muistutetaan aina: kun räyhäätte lapsillenne, älkää ikinä sanoko esimerkiksi, että olet tyhmä, vaan että toimit tyhmästi. Tämä aivopesu kannattaa, koska siinä piilee tiimitaitojen ydin.

Google tutki joitakin vuosia sitten, miten parhaat tiimit syntyvät. Tutkimuksissa selvisi, ettei niitä luoda mestariyksilöitä yhdistämällä, vaan ryhmän sisäiset normit ja ihmisten käyttäytyminen ratkaisevat. Olennaista ei siis ole ihmetellä, millainen minä olen ja millainen tuo tuossa, vaan miten me toimimme.

Maailman luovimpia ja aikaansaavimpia työporukoita yhdisti yksi asia ylitse muiden: luottamus. Tiimien jäsenet kokivat olevansa psykologisesti turvassa. He tunsivat olonsa vapaaksi ja pystyivät jakamaan tunteitaan, ajatuksiaan ja ideoitaan ilman pelkoa nolatuksi tulemisesta tai syyttelystä.

Jokainen voi olla mukana synnyttämässä tällaista ilmapiiriä, ja Googlen tutkimuksen ansiosta me tiedämme, miten. Luottamusta ruokkivat sellaiset yksinkertaiset asiat kuin 1. kuunteleminen, 2. aitous, 3. avuliaisuus ja 4. se, että muistaa sanoa kiitos.

Lisäksi sitä rakentavat 5. sitoutumisen osoittaminen sekä ryhmään että asioihin, 6. empatian näyttäminen muita kohtaan ja 7. läpinäkyvyys kaikessa toiminnassa.

Jos oma joukkue ei ole vielä täydellinen, tiedät, mitä tehdä. Omaan käyttäytymiseensä voi vaikuttaa eniten ihan itse, joten jos jokainen ryhmän jäsen katsoo itseään rohkeasti peiliin, alkaa tapahtua.

Siis kun seuraavan kerran tapaat tiimiäsi, hallituskumppaneitasi ja isännöitsijää, pidä mielessäsi tämä seitsemän kohdan lista. Rakennanko enemmän kuin rikon?

Mitä, jos isännöintiä ei olisi?

Kirjoitin 1970-luvulla kouluaineen aiheesta ”Mitä tapahtuisi, jos sähköä ei olisi?”. Sähköriippuvuus on noista ajoista lisääntynyt. Sähköttömyys johtaisi entistä varmemmin totutun yhteiskunnan romahtamiseen.

Kouluaikojen jälkeiset vuosikymmenet ovat kuluneet isännöinnin parissa. Katson maailmaa isännöintisilmälasein, joten minun on helppo ymmärtää isännöinnin tarpeellisuus. 80 000 asuntoyhtiötä tarvitsevat isännöintiä, jotta asumisen arki sujuu, laskut tulevat maksettua ja lainat lyhennettyä, kirjanpito valmistuu ja rakennusten arvo paranee.

Jos isännöintiä ei olisi, taloyhtiöiden palvelutaso romahtaisi, tulisi talousvaikeuksia ja remontit viivästyisivät. Asuntokauppa keskeytyisi, koska kiinteistönvälittäjät eivät saisi tarvittavia tietoja, ja ostajat kaikkoaisivat.

Isännöintiä ja sähköä ei voi nähdä, mutta niiden voimalla tapahtuu asioita. Molempien puute ja toimitushäiriöt aiheuttavat ongelmia.

Isännöinnin toimintavarmuus syntyy koulutuksen ja kokemuksen myötä tulleesta asiantuntemuksesta ja nykyaikaisista työvälineistä.

Ihmisillä on onneksi aina korvaavia vaihtoehtoja, voi sytyttää kynttilän ja hoitaa asiat itse.

Yhteisöllisyydellä on etunsa ja ne kannattaa käyttää taloyhtiössä hyväksi

Minä, minä, minä. Malttamaton, individualistisen yhteiskunnan kasvatti minä. On hyvä, että voin ajatella itse, valita puolisoni itse ja olla monin tavoin itse vastuussa elämästäni.

Mutta joskus tuntuu, että lupa oman navan tuijottamiseen synnyttää ikäviä sivutuotteita: taipumus yhteistyöhön murenee, välittäminen vähenee ja jopa hyvä käytös toisia ihmisiä kohtaan hapertuu. Taloyhtiöissä asutaan muutaman metrin etäisyydellä toisista, mutta ihmisiä kuolee yksinäisyyteen. Varattomat menettävät avun puutteessa kotinsa.

Ihminen on sosiaalinen olento, yhteisöllinen laumaeläin. Brittiläisen antropologin ja evoluutiopsykologin Robin Dunbarin mukaan verkostoomme kuuluu keskimäärin 150 henkilökohtaista ihmissuhdetta. Olemme monimutkaisten suhteiden ylläpitämisen mestareita, ja nämä taidot kehittyvät meille pääosin jo murrosiässä.

Ilman näitä taitoja elämästä eikä varsinkaan taloyhtiössä asumisesta tulisi yhtään mitään. Kun asutaan vieri vieressä ja omistetaan yhdessä, ei voida ajatella vain sitä, mitä minä haluan ja mihin minulla on oikeus.

Kannattaa mieluummin hyödyntää kaikki yhteisöllisyyden tuomat edut. Työelämätutkimuksissa on todettu, että yhteenkuuluvuuden tunne on suorassa suhteessa tulokseen. Teos Maailmanhistorian kukoistavimmat kaupungit kertoo puolestaan tarinat yhdeksästä metropolista, jotka menestyivät taloudellisesti, tieteellisesti ja taiteellisesti, koska sietivät erilaisia ihmisiä ja ideoita. Yhteistyö, luovuus ja solidaarisuus ovat jopa pelastaneet koko ihmiskunnan monesta kiipelistä, kuten nyt vaikka jääkaudesta.

Ei yhteisöllisyyden tarvitse tarkoittaa yhteishengenkohotustilaisuuksia ja yhteistä kasvimaata. Se on enemmänkin ihmissuhdetaitoja: toisten kunnioittamista ja toisista välittämistä.

Kuka hyötyy isännöinnin verkostoista?

Otsikon kysymys nousee säännöllisesti keskusteluun. Ketä isännöinnin verkostot ensi sijassa hyödyttävät – isännöintiyritystä vai sen asiakasta?

Asiakastaloyhtiöiden tarvitsemien palvelujen hankinta ja ylläpito on yksi isännöinnin ydintehtäviä. Isännöintiyrityksen verkosto on rakentunut vuosien mittaan helpottamaan taloyhtiöiden asioiden hoitoa. Siihen on valikoitunut palveluntuottajia, jotka ovat hoitaneet tehtävänsä ja vastuunsa kunnolla.

Isännöintiyrityksen luottokumppaneissa on parhaimmillaan monen eri alan toimijoita, kuten korjausrakentamisen, kiinteistönhuollon, siivouksen, talotekniikan, suunnittelun, valvonnan, vakuuttamisen, rahoituksen, terveyden ja turvallisuuden asiantuntijoita.

Yhteistyöverkostossa voi hyvin olla useita saman alan toimijoita, joita isännöintiyritys kilpailuttaa myös keskenään.

Toiminta on läpinäkyvää, kun pelisäännöt ovat selkeät kaikille osapuolille. Isännöinti on voinut neuvotella yritysten kanssa puitesopimuksia, mutta vaikka näin olisi, verkostoon kuuluminen ei ole lupaus tilauksista. Se on mahdollisuus olla yhtenä vaihtoehtona, kun isännöinti ehdottaa hyvää palveluntarjoajaa hallitukselle. Hallitus kuitenkin tekee valinnan itse.

Esimerkiksi vesivahinkotilanteissa on hyötyä kumppaniverkostoista. Isännöinnin asiantuntijaverkostojen hyöty näkyy parhaiten, kun kyseessä on nopeaa toimintaa edellyttävä tilanne, esimerkiksi vesivuoto. Yhteistyökumppaneidensa kautta isännöinti saa nopeasti osaavan toimijan paikalle ja vahingot minimoitua.

Hallituksen ja isännöinnin on hyvä sopia toimintatavat selkeästi: Missä tilanteissa hankintapäätöksen tekee isännöitsijä, milloin hallitus ja milloin yhtiökokous? Miten palvelu tilataan tai kilpailutetaan eri tilanteissa? Milloin on järkevää kilpailuttaa, milloin se aiheuttaa turhia kustannuksia ja viivettä?

Suuret hankkeet viedään aina yhtiökokoukseen. Yhtiökokous päättää hankkeen kilpailutuksesta ja toteutuksesta. Isännöintiyrityksen kautta löytyy hyviksi koettuja toimijoita.

Unohdetaan jo aikansa eläneet pelot ja huhupuheet valoa kestämättömistä verkostoista. Ei ole järkevää tehdä kaikkea itse, vaan on parempi keskittyä omaan ydinosaamiseen ja hankkia muut palvelut niiden ydinosaajilta.

Lisääntyvä digitaalisuus ja sähköinen asiointi helpottavat verkostomaista toimintaa entisestään. Näin myös isännöinnissä.

Näin taloyhtiö saa toimivan somekanavan

Ei taida enää paljon löytyä taloyhtiöitä ilman Facebook-ryhmiä. Tosin, aktiivisuus ja osallistuminen ryhmissä on vielä hyvinkin vaihtelevaa. Luin joskus hauskan vertauksen torista ja sosiaalisesta mediasta. Entisaikaan mentiin torille vaihtamaan kuulumisia ja päivittämään tietoja, nykyisin sama tapahtuu sosiaalisessa mediassa. Ennen some-aikaa löytyi myös aina aktiivisia torillakävijöitä, ja niitä vähemmän aktiviisia. Ne joilla oli asiaa, ”tiedottivat”, ja ne, joita asia sattui kiinnostamaan, tulivat sitä kuuntelemaan. Simple as that.

Taloyhtiömaailmassa somekanavat tarjoavat huikeat mahdollisuudet tiedon jakamiseen ja verkostoitumiseen. Valitettavan usein kuitenkin saattaa kaiken keskellä unohtua varsinainen tiedon jakaja, isännöitsijä. Ovatko hallitus ja isännöitsijä sopineet keskenään pelisäännöt tiedon jakamisesta taloyhtiössä? Onko isännöitsijä kutsuttu someryhmään kenties sopimatta? Oletetaanko, kuitenkin, että somekanavan kautta toimitetaan taloyhtiön dokumentteja niitä pyytäville? Kuka jakaa ja mitä, häh?

Somesoppa voi siis sekoittua helposti. Osakas olettaa, mutta isännöitsijä ei piru vie vaan ”tottele”. Syntyy eripuraa viestinnän periaatteista. Turhautumisen aalto voi iskeä kaikkiin osapuoliin, koska tieto ei kulje eikä asioista ole sovittu mitään. Voi jopa nousta se kuuluisa someraivo! Kuitenkin koko sopan takana on vain yksi asia, joka on jäänyt sopimatta: pelisäännöt.

Kuka siis loppupeleissä vastaa ryhmän ylläpidosta ja pelisäännöistä? Isännöitsijä, hallitus vai yksittäinen osakas?

Ylläpitovastuun voi tietysti helposti sysätä yksittäiselle osakkaalle, jos näin virallisesti sovitaan, mutta edelleen ammattimaisuus voi jäädä tästäkin mallista uupumaan. Arki kun voi lyödä helposti kasvoille: osakkaita tulee ja menee, lomat pyörivät, ylläpitäjän kiinnostus lopahtaa omien työkiireiden lomassa jne. Voi siis käydä helposti niin, että ryhmän ylläpito jää kokonaan tuuliajolle.

Mikä silloin neuvoksi?

Mielenkiintoinen ja harkitsemisen arvoinen vaihtoehto voisi olla, että isännöintiyritys alkaakin vastata dokumentaation ja viestinnän ylläpidosta valitussa somekanavassa.

Prosessi etenisi kutakuinkin näin:

  1. Sovitaan yhdessä somekanava/ryhmä, jota käytetään. Samalla päätetään myös ryhmien määrät (hallituksen omat, asukkaiden yleinen jne.)
  2. Sovitaan viestinnän taso, johon isännöintiyritys sitoutuu: viikkoviestit, kuukausittaiset viestit, urakkatiedottamiset, akuutit uutiset, vikailmoitusten tiedottaminen jne.
  3. Sovitaan dokumenttien jakamisen periaatteet: jaetaanko dokumentteja ryhmän sisällä vai linkeillä esim. Isännöintiyrityksen dokumenttiarkistoon? (jälkimmäinen tapa on aina tietoturvallisempi.