Jos yrityksesi olisi kuin taloyhtiö

”Jos firmoja johdettaisiin näin kuin taloyhtiöitä niin aika synkkää olisi työelämä.” Näin kirjoitti nimimerkki Muutos2018 Suomi24-keskustelussa. Millaista se sitten olisi, jos yrityksesi olisi kuin taloyhtiö? 

Jos yrityksesi olisi kuin taloyhtiö, asiakkaat (kuten taloyhtiössä asukkaat) käyttäisivät yrityksesi palvelua joka päivä ympäri vuoden. Asiakassuhteet kestäisivät vuosia tai jopa vuosikymmeniä. Yhteydenpitoa yrityksesi ja asiakkaiden välillä olisi harvakseltaan. Pari kertaa vuodessa asiakkaasi saisi tiedotteen postiluukusta. Verkkosivuja yritykselläsi ei olisi.  

Jos yrityksesi olisi kuin taloyhtiö, omistajat (kuten taloyhtiössä osakkaat) eivät aina muistaisi rooliaan ja vastuitaan omistajana. Moni luulisi omistavansa yrityksesi seinät eikä osakkeita. Omistajat osallistuisivat laiskasti yhtiökokouksiin eivätkä olisi kovin kiinnostuneita yrityksesi tilanteesta. Yhtiökokousten välissä yrityksesi ei lähettäisi omistajille mitään tietoa siitä, miten heidän omaisuuttaan hoidetaan.   

Jos yrityksesi olisi kuin taloyhtiö, hallitustyöhön kuuluisi päätöksenteon lisäksi yrityksen sosiaalisen toiminnan organisointi. Yrityksesi hallitus järjestäisi talkoita ja ylläpitäisi asiakkaiden Facebook-ryhmää. Joskus hallitus toimisi myös erotuomarina asiakkaidenne välisissä kärhämissä.  

Jos yrityksesi olisi kuin taloyhtiö, yritykselläsi olisi osa-aikainen johtaja (kuten taloyhtiössä isännöitsijä), joka tekisi töitä yritykselle muutaman tunnin kuukaudessa. Sama henkilö johtaisi montaa muutakin yritystä. Hänellä olisi apuna tiimi, joka hoitaisi yhtiön käytännön asioita, kuten asiakaspalvelua, hallintoa, kirjanpitoa ja laskutusta. Asiakkaat luulisivat, että johtaja tekee myös lumityöt.  

Jos yrityksesi olisi kuin taloyhtiö, yritykselläsi ei olisi selkeitä tavoitteita eikä strategiaa ja viestintää olisi tietysti liian vähän. Mutta hei, eikös näin ole monissa muissakin yrityksissä?

Vaivattomasta vuokra-asumisesta hyötyy koko taloyhtiö

Uusi, viihtyisä vuokrakoti on löytynyt, ja omat tavarat ovat löytäneet paikkansa. Yhtenä iltana kesken hiustenpesun kylpyhuoneen kattoon asennettu spottivalo alkaa välkkyä epämukavasti ja sammuu lopulta kokonaan. Kattoon upotetuista valaisimista ei ole kertynyt kokemusta – mistä uuden lampun saa? Hoidanko asian itse, soitanko vuokranantajalle vai kenties huoltoyhtiöön?

Vuokra-asuminen ei enää ole pelkästään opiskelijoiden ja ensimmäiseen kotiinsa muuttavien nuorten valinta. Muuttoon liittyvät asiat ovat suurimmalla osalla hyvin hallussa, mutta sen sijaan tarkempi opastus taloyhtiömaailmaan liittyviin asioihin jää monesti puolitiehen.

Eteisen taululta löytyvät isännöitsijän, huollon ja kenties taloyhtiön hallituksen tiedot, mutta kenelle kuuluu soittaa missäkin tapauksessa?

Isännöinti ei saavu hiekoittamaan pihaa eikä huoltoyhtiö voi hoitaa taloyhtiön laskuun osakkaan vastuulla olevia korjauksia. Monelle asukkaalle voi tulla yllätyksenä sekin, että lattiakaivon lähmäiset hiukset pitää kaivaa itse ulos ennen kuin putkimies kutsutaan paikalle. Tarkemmat kunnossapitovastuun yksityiskohdat yksittäisen parvekekaiteen osalta eivät ole aina selvää osakkaillekaan.

Mikä siis avuksi, jotta vuokralaisen asuminen olisi mahdollisimman vaivatonta ja viihtyisää hänelle itselleen, vuokranantajalle ja koko taloyhtiöille?

Taloyhtiön eteistaululta löytyvät useimmiten järjestyssäännöt, mutta niiden vierestä voisi löytyä selventävä tiedote: kuka hoitaa akuutin vahinkotilanteen, kuka jakaa saunavuoroja ja kenelle voi kertoa ideansa pihakukista.

Parhaimmillaan tarkemmat asumisen ohjeet ja kunnossapitovastuun toimintaohjeet ovat kaikkien uusien asukkaiden saatavilla taloyhtiösivuilla. Kun asiat voi etsiä ensin verkosta, ei turhia yhteydenottoja tule vääriin numeroihin. Isännöinti ja hallitus voivat tarkistaa, mikä on Tervetuloa taloon -materiaalien tilanne, löytyykö sieltä kaikki tarvittava.

Taloyhtiö voi valmentaa asukasta energian säästämisessä

Patteri hohkaa, suihkuaika venyy ja sähköä riittää kaikkiin mahdollisiin härveleihin. WWF:n mukaan me suomalaiset kulutimme jo huhtikuussa osamme vuosittaisista luonnonvaroistamme. Ylikulutuksen suurimpia syitä ovat asumiseen ja liikkumiseen käytetty energia sekä ruuantuotanto.

Tuhlailevan elämäntapansa tiedostaa kiusallisen hyvin. Silti muutoksen tekeminen on äärimmäisen vaikeaa. Olenkin sitä mieltä, että on epärealistista kuvitella, että jokainen meistä alkaisi nuukailemaan ihan itse. Edes rahan säästö ei välttämättä ratkaise ongelmaa – kuten terveyden säilyttäminen ei ratkaise sitä, että tekisimme terveyttä edistäviä valintoja. Helppous ja mukavuus ratkaisevat.

Avuksi tarvitaan isompia tekijöitä. Ja taloyhtiöissä asuvat ovat jälleen etulyöntiasemassa.

Personal trainer -ystävälläni on tapana sanoa asiakkailleen, että hän ei voi tehdä töitä tämän puolesta, vaan voi ainoastaan antaa työkalut. Taloyhtiö sen sijaan voi toimia asukkaan puolesta kuin unelmavalmentaja: Kun ratkaisut ja teot tehdään taloyhtiön tasolla, asukkaalle koituva energialasku kevenee kuin itsestään.

Isännöinnin rooli on merkittävä. Isännöinti seuraa taloyhtiön energiankulutusta ja ehdottaa toimenpiteitä sen parantamiseksi. Kulutuksen vähentämistä ei tehdä kituuttamalla ja kärsimällä, vaan kulutusta voidaan kutistaa samalla kun asumismukavuus kohenee.

Toki asukkaiden omatkin toimet vaikuttavat. Autoni antaa jo välitöntä palautetta siitä, miten ajotapani vaikuttaa bensan kulutukseen. Samanlaisten sovellusten avulla pieniä päätöksiä olisi motivoivampaa tehdä kotioloissakin. Esimerkiksi sähkön ja veden käyttöä olisi kiva tarkkailla reaaliajassa.

Missä on taloyhtiön yleisavaimen paikka?

Eikö olisikin helppoa, että taloyhtiön hallituksen jäsenet kävisivät avaamassa yleisavaimella oven asukkaalle, jolta on jäänyt avain kotioven taakse? Aikaa ja rahaa säästyisi eikä avaimiaan tiuhaan unohtelevien lasten tarvitsisi yksin odotella pihalla.

Näin toimittiin aikoinaan eräässä taloyhtiössä vuosikymmeniä, kunnes hallitus alkoi pohtia, miten vakuutusyhtiö suhtautuisi, jos yleisavain katoaisi tai varastettaisiin ja koteihin murtauduttaisiin.

Isännöin tuolloin taloyhtiötä ja otin asiasta selvää.

Vakuutusyhtiöstä kerrottiin, että hallituksen jäsen voi säilyttää yleisavainta, mutta sen pitää olla turvassa kassakaapissa. Riittääkö rautakaupasta ostettu kaappi vai pitääkö kaapin olla virallinen kassakaappi? Onko tekninen tila riittävän turvallinen paikka? Pitääkö kaappi olla pultattu kunnolla seinään? Missä itse kassakaapin avainta säilytetään? Onko se seuraavassa ”turvakaapissa”? Mihin avainten säilytysketju päättyy? Ja kuka enää muistaa sitä?

Vakuutusasioiden lisäksi on tiedettävä, kenelle huoneiston oven voi avata. Huoltomies tarkistaa aina henkilöllisyyden. Tarkistaako hallituksen puheenjohtaja tai jäsen? Tietääkö hän, jos jonkun ex-puolisolla on vaikkapa lähestymiskielto?

Summa summarum: yleisavaimen ainoa oikea säilytyspaikka on huolto- tai isännöintiyrityksessä.

Isännöinti 2.0 saattaa taloyhtiöt digiaikaan

Moni taloyhtiö pyörii vielä paperiajassa: kuittimapit pölyttyvät varastossa ja tieto kulkee paperilla postiluukkuihin. Digitalisuus vasta kolkuttelee ovella, mutta sen tuomat mahdollisuudet ovat jo näkyvissä. Sähköistyminen tarkoittaa isoa harppausta avoimuudessa. Tieto, joka ennen oli vain isännöitsijän tai hallituksen saatavilla, näkyykin jatkossa osakkaille ja asukkaille. Osakas voisi tulevaisuudessa seurata online, miten remontti-ilmoituksen käsittely etenee tai mikä on taloyhtiön pankkitilin saldo.

Taloyhtiön verkkosivut ovat ensimmäinen askel kohti avointa tiedonkulkua. Asukkaat pitää lisäksi johdattaa tiedon lähteille esimerkiksi säännöllisillä uutiskirjeillä. Kaikki tutkimukset osoittavat, että asukkaat toivovat enemmän tietoa taloyhtiön asioista.

Läpinäkyvyys paranee sitäkin kautta, että osakkaat määrittelevät kotitalolle tavoitteet. Taloyhtiön strategiassa linjataan, millaista asumista halutaan, millaisia palveluita käytetään, miten omaisuutta hoidetaan ja mihin panostetaan. Strategia syntyy kuuntelemalla osakkaita. Tämäkin onnistuu tehokkaasti sähköisillä välineillä.

Taloyhtiöissä asuu Suomessa 2,7 miljoonaa ihmistä. Heidän asumisensa arjen puitteista ja omaisuudesta huolehtii noin 700 isännöintiyritystä ja 2500 isännöitsijää. Isännöinnillä on ratkaiseva rooli taloyhtiöiden palveluiden sähköistämisessä. Moni isännöintiyritys tarjoaakin jo esimerkiksi taloyhtiösivuja.

Tulevaisuuden isännöinti palvelee asukkaita digitaalisesti, hyödyntäen monikanavaista ja ennakoivaa tiedotusta. Kuulen mielelläni kokemuksia ja ideoita: mitä kaikkea digitalisaatio voisi tarkoittaa isännöinnille, hallituksille ja osakkaille?