Vaivattomasta vuokra-asumisesta hyötyy koko taloyhtiö

Uusi, viihtyisä vuokrakoti on löytynyt, ja omat tavarat ovat löytäneet paikkansa. Yhtenä iltana kesken hiustenpesun kylpyhuoneen kattoon asennettu spottivalo alkaa välkkyä epämukavasti ja sammuu lopulta kokonaan. Kattoon upotetuista valaisimista ei ole kertynyt kokemusta – mistä uuden lampun saa? Hoidanko asian itse, soitanko vuokranantajalle vai kenties huoltoyhtiöön?

Vuokra-asuminen ei enää ole pelkästään opiskelijoiden ja ensimmäiseen kotiinsa muuttavien nuorten valinta. Muuttoon liittyvät asiat ovat suurimmalla osalla hyvin hallussa, mutta sen sijaan tarkempi opastus taloyhtiömaailmaan liittyviin asioihin jää monesti puolitiehen.

Eteisen taululta löytyvät isännöitsijän, huollon ja kenties taloyhtiön hallituksen tiedot, mutta kenelle kuuluu soittaa missäkin tapauksessa?

Isännöinti ei saavu hiekoittamaan pihaa eikä huoltoyhtiö voi hoitaa taloyhtiön laskuun osakkaan vastuulla olevia korjauksia. Monelle asukkaalle voi tulla yllätyksenä sekin, että lattiakaivon lähmäiset hiukset pitää kaivaa itse ulos ennen kuin putkimies kutsutaan paikalle. Tarkemmat kunnossapitovastuun yksityiskohdat yksittäisen parvekekaiteen osalta eivät ole aina selvää osakkaillekaan.

Mikä siis avuksi, jotta vuokralaisen asuminen olisi mahdollisimman vaivatonta ja viihtyisää hänelle itselleen, vuokranantajalle ja koko taloyhtiöille?

Taloyhtiön eteistaululta löytyvät useimmiten järjestyssäännöt, mutta niiden vierestä voisi löytyä selventävä tiedote: kuka hoitaa akuutin vahinkotilanteen, kuka jakaa saunavuoroja ja kenelle voi kertoa ideansa pihakukista.

Parhaimmillaan tarkemmat asumisen ohjeet ja kunnossapitovastuun toimintaohjeet ovat kaikkien uusien asukkaiden saatavilla taloyhtiösivuilla. Kun asiat voi etsiä ensin verkosta, ei turhia yhteydenottoja tule vääriin numeroihin. Isännöinti ja hallitus voivat tarkistaa, mikä on Tervetuloa taloon -materiaalien tilanne, löytyykö sieltä kaikki tarvittava.

Mitäpä, jos antaisit sähköiselle keskustelulle mahdollisuuden?

Sähköinen keskustelu voi parhaimmillaan kasvattaa asumisviihtyvyyttä.

Satunnaisia kohtaamisia rapussa tai keskusteluja pihatalkoissa haravanvarteen nojaten pari kertaa vuodessa, ja tietty harvakseltaan myös nimettömiä heippalappuja. Tosi monissa taloyhtiöissä muiden asukkaiden kanssa ollaan varsin vähän tekemisissä.

Keskustelukulttuurin lisääntyminen voisi tehdä paljon hyvää. Yhteishenki ja turvallisuudentunne kasvaisivat. Taloyhtiön asiat koettaisiin enemmän omiksi. Villeimmät epätietoisuudessa sikiävät huhut ja väärinymmärrykset todennäköisesti vähenisivät.

Sähköisillä keskusteluryhmillä asukkaiden ja osakkaiden väliseen vuorovaikutukseen voitaisiin tuoda aivan uudenlaista tehoa. Kun kanava valitaan oikein, voidaan saada paljon hyvää aikaan.

Kotitalo testasi erilaisia taloyhtiön sähköisiä keskustelukanavia taloyhtiöviestinnän konsultti Heidi Selkäinahon johdolla. Selkäinahon mukaan yhteinen keskusteluryhmä parantaa taloyhtiön tiedonkulkua, vaikka kaikki eivät olisikaan mukana. Hän kertoo, että hyvä tulos on, jos noin puolet porukasta innostuu.

Näkökulma on virkistävä. Torppaamme uuden teknologian käyttöönoton nimittäin helposti sillä perusteella, että ajattelemme, että emme kuitenkaan saa kaikkia mukaan.

Toinen seikka, joka hidastaa sähköisten keskusteluvälineiden käyttöönottoa, on asenne, eli negatiivinen suhtautuminen uuden teknologian käyttöönottoon. Siihen puree matalan kynnyksen kokeilu. Nimittäin: Jos väline on huono, se jää käyttämättä. Jos se on hyvä, siihen jää koukkuun. Jos se on tarpeellinen, ei kohta enää ymmärrä, miten koskaan pärjäsi ilman.

Lue lisää Selkäinahon ajatuksia ja katso neljän eri keskustelukanavan tähtiluokitus.

Ratkotaanko sinun taloyhtiössäsi oikeita ongelmia?

Kaikkea kaikille ei ole hyvä lähtökohta taloyhtiöiden digitaalisten palveluiden kehittämiseen. Kuitenkin ”peruspaketti” olisi hyvä olla kunnossa, kuten hyvällä ja ajankohtaisella sisällöllä varustetut taloyhtiösivut. Riittämätön viestintä ja huono tiedonkulku ovat taloyhtiöiden yleisimpiä ongelmia.

Jotta asumisen palveluita voidaan digitalisoida asukkaiden parhaaksi, pitää taloyhtiön tarpeiden olla tiedossa. Isoissa, nuorten aikuisten suosimassa taloyhtiössä on todennäköisesti eri haasteet ja tarpeet kuin pienemmässä, iäkkäämpien asukkaiden yhtiössä.

Mitkä ovat sinun taloyhtiösi keskeiset ja usein toistuvat ongelmat? Asumisen arki saattaa helpottua huomattavasti, kun muutamiin keskeisimpiin ja yleisimpiin ongelmiin löydetään ratkaisut.

Ennen kuin asioita voi ratkaista, pitää tietää ongelmakohdat eli mitä ratkaistaan.

Todelliset ongelmat löytyvät kysymällä

Ennen kuin asioita voi ratkaista, pitää tietää ongelmakohdat. Asukkaiden toiveita ja tarpeita olisi hyvä kartoittaa säännöllisesti, ja kätevä väline tähän on Talokysely.fi. Kysy omalta isännöitsijältäsi, voisiko palvelun ottaa käyttöön sinunkin taloyhtiössäsi. Säännölliset asukaskyselyt antavat oikean suunnan ja selkärangan taloyhtiön kehittämiselle.

Ensisijaisten kehittämiskohteiden lisäksi asukaskysely saattaa paljastaa asioita, joita ei kannata alkaa kehittää ensimmäisenä. Kaiken ei tarvitse olla digitaalista ja vaikka tietyt asiat ovat toiselle taloyhtiöille tärkeitä, ne eivät välttämättä ole ensisijaisia omassa taloyhtiössäsi.

Ei kehitetä tai kyllä kehitetään -päätösten pitäisi olla yhtä mietittyjä ja perusteltua. Tällöinkin asukaskyselyt ovat hyvä selkäranka priorisoinnille.

Palveluiden digitalisoimisen pitäisi tarkoittaa parempia palveluita arjen todellisiin haasteisiin. Kysymällä palveluiden tulevilta käyttäjiltä eli asukkailta päästään jo pitkälle matkalla kohti parempia asumisenpalveluita.

Onko taloyhtiössänne luottamusta?

Luottamusta joko on tai ei, sanotaan. Jotenkin ajatellaan, että se joko syntyy henkilöiden välille tai sitten jää syntymättä. Näin varmaan onkin, mutta pysyväksi se muodostuu vain tekojen kautta. Mitä nämä luottamuksen teot ovat taloyhtiöissä?

Roolien selkeys. Taloyhtiö on ihmisten välisten keskinäisten roolien ja suhteiden summa. Osakkaiden, hallituksen ja isännöinnin keskinäiset roolit on oltava selkeät. Hallitus on päättäjä, jonka onnistuminen perustuu siihen, onko isännöinti kyvykäs tuomaan asiat tarjottimella päätettäväksi. Osakkaiden taas kuuluisi olla hallituksen näkemysten ilmentymä ja kokea, että hallitus edustaa nimenomaan heitä.

Yhteinen päämäärä. Kuljetaanko teillä kohti maalia määrätietoisesti vai ajelehditaan sinne sun tänne? Kaikki yhteisöt tarvitsevat toimiakseen yhteisen päämäärän. Jokainen taloyhtiö tarvitsee suunnan, jota kohti kulkea. Se pitää piirtää ja päättää yhdessä kaikkien osapuolten välillä. Yhdessä sovittu suunta ruokkii luottamusta. Samalla myös roolit selkeytyvät.

Avoin keskustelu. Jos tuntuu, ettei tiedä ja ympärillä salaillaan, luottamus murenee. Osakkaat vihaavat tunnetta siitä, että hallitus ei huolehdi heidän tiedontarpeestaan. Hallituksen tulee vaatia isännöinniltä aktiivista viestintää osakkaiden ja asukkaiden suuntaan. Hyvä viestinnän keino on kysyä osakkailta ja asukkailta säännöllisesti, miten meillä taloyhtiössä menee. Helpoiten se onnistuu isännöitsijän tekemällä asumisen tyytyväisyyskyselyllä.

Toiminnan läpinäkyvyys. Hallituksen tulee valvoa isännöintipalvelua, onhan se keskiössä yhteisön menestyksen kannalta. Käytännössä se tarkoittaa sopimuksen toteutumisen valvomista. Järjestelmien tulee olla sellaisia, että hallitus saa tietää, mitä isännöinti on tehnyt. Nykypäivän standardi on myös se, että hallitus näkee taloustapahtumat helposti niin halutessaan. Raha-asioissa avoin tiedonsaanti on luottamuksen perusta.

Positiivinen ilmapiiri. Positiivisen ilmapiirin merkitystäkään ei voi vähätellä. Kiitokset vievät tunnetusti pitkälle. Järjestelmät ja systeemit eivät ratkaise taloyhtiöiden menestystä vaan ihmiset. Erityisesti hallituksen vastuulla on rakentaa suhteet osakkaiden ja isännöinnin suuntiin.

Tuloksia aikaansaava, luottamuksen kulttuuri − niin taloyhtiössä kuin yrityksessäkin − syntyy sopivien toimintamallien kautta.

Miksi tieto taloyhtiössä ei tavoita?

Kukapa haluaisi taloyhtiöönsä tilannetta, jossa arjen asiasta syntynyt väärinkäsitys kehittyy pieneksi eripuraksi saati sitten kunnon riidaksi. Tai sitä, että korjaushankkeen aikana puhelin tai ovikello soi jatkuvasti, kun asukkaat valittavat itselleen yllätyksinä tulevista asioista.

Silti näitä tilanteita syntyy jatkuvasti, ja monesti taustalla on viestinnän puute.

Viestintä on välillä vähän viheliäinen juttu, kun monesti tuntuu, että mikään ei riitä. On toimivat nettisivut, joista löytyy kaikki ajankohtainen tieto. On ilmoitustaulu niitä varten, jotka eivät ehkä käytä tietokonetta. Miksi tieto taloyhtiössä ei siis kulje?

Nyrkkisääntönä voi pitää, että viestintää ei ole koskaan riittävästi. Ihmiset eivät pahastu viestien tulvasta, vaikka samaan aikaan käytettäisiin monia eri viestintäkanavia. Eri ihmiset käyttävät eri kanavia ja eri kanavat sopivat erilaisiin tilanteisiin.

Taloyhtiön monikanavainen viestintä vähentää isännöinnin ja hallituksen työmäärää ja lisää asumisviihtyisyyttä. Kotisivut kannattaa nähdä tiedon kotipesänä. Ne eivät itsessään tavoita ihmisiä, vaan heidät ohjataan sinne sähköpostien, tekstiviestien, sosiaalisen median ja paperisten tiedotteiden avulla.

”Kotisivut eivät itsessään tavoita ihmisiä.”

Viestintä on mukana kaikissa kohtaamisissa, joten myös yhtiökokoukset ja erilaiset asukastilaisuudet, vaikkapa pihatalkoot, ovat hyviä viestintätilanteita.

Taloyhtiön viestintäsuosituksen tarkoitus on parantaa käytännön viestintää isännöinnin, hallituksen ja osakkaiden välillä. Siitä saa hyvän kokonaiskuvan taloyhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta.