Taloyhtiön digitie on pitkä, mutta se kannattaa kulkea

Joko tämä puhe kyllästyttää? ”Pian, minä hetkenä hyvänsä ja ihan kohta tapahtuu se kauan odotettu taloyhtiömaailman käytäntöjen ja palveluiden sähköistyminen. Niin kuin kaikkialla muualla yhteiskunnassa on tapahtunut jo aikoja sitten: pankit, kirjasto, koululaitos, harrastusseurat. Sitten kaikki on helpompaa.”

Puhetta riittää, mutta mitään ei tapahdu. Ja mikä ehkä kaikkein ankeinta, syytellään toisia: Järjestelmäntoimittajat eivät saa kehitettyä tarpeeksi hyvää systeemiä. Isännöintiyrityksillä ei ole kunnollista palvelupakettia. Taloyhtiön hallituksissa ei ole valmiutta ottaa palveluita käyttöön.

Ollaan kuin parisuhteessa, jossa vika on aina toisessa. Mutta eikö se menekin niin, että vain omaan toimintaansa voi vaikuttaa, toisen ei? Eli ainoa mitä voi tehdä, on oma osansa. Mitä se tarkoittaa taloyhtiöiden hallituksissa?

Ensiksi hallitus selvittää osakaskyselyllä, että seisoohan talonväki arkea helpottavan muutoksen takana. Jos ei, se avaa keskustelun väistämättömän askeleen puolesta. Toiseksi hallitus etsii sinnikkäästi sopivan isännöintipalvelun, jolla on hyvät digijärjestelmät tukenaan. Kolmanneksi hallitus huolehtii, että viestintä kulkee mukana koko kivisen tien, sillä uusia sähköisiä palveluita ei opita käyttämään, ellei siihen ohjeisteta.

Teoriassa ihan helppoa. Niin kuin oman osansa täydellinen hoitaminen parisuhteessakin on: Ensin kysyy itseltään, mitä haluaa, ja valitsee sen mukaan. Sitten käyttää arjessa toimivaa ajanhallintajärjestelmää: tuohon parisuhdeaika, tuohon läsnä oleva vanhemmuus, harrastus tuohon, ja kotityöt koristeeksi tähän ja tuonne – ja totta kai virheetön viestintä pitkin matkaa.

Siis voimia käytäntöön, jos prosessi on vielä kesken. Luvassa on, jos ei nyt ihan verta, niin hikeä ja kyyneleitä ainakin.

Mitäpä, jos antaisit sähköiselle keskustelulle mahdollisuuden?

Satunnaisia kohtaamisia taloyhtiön rappukäytävässä tai keskusteluja pihatalkoissa haravanvarteen nojaten pari kertaa vuodessa, ja tietty harvakseltaan myös nimettömiä heippalappuja. Tosi monissa taloyhtiöissä muiden asukkaiden kanssa ollaan varsin vähän tekemisissä.

Keskustelukulttuurin lisääntyminen voisi tehdä taloyhtiöissä paljon hyvää. Yhteishenki ja turvallisuudentunne kasvaisivat. Taloyhtiön asiat koettaisiin enemmän omiksi. Villeimmät epätietoisuudessa sikiävät huhut ja väärinymmärrykset todennäköisesti vähenisivät.

Taloyhtiön sähköisillä keskusteluryhmillä asukkaiden ja osakkaiden väliseen vuorovaikutukseen voitaisiin tuoda aivan uudenlaista tehoa. Kun kanava valitaan oikein, voidaan saada paljon hyvää aikaan.

Kotitalo testasi erilaisia taloyhtiön sähköisiä keskustelukanavia taloyhtiöviestinnän konsultti Heidi Selkäinahon johdolla. Selkäinahon mukaan yhteinen keskusteluryhmä parantaa taloyhtiön tiedonkulkua, vaikka kaikki eivät olisikaan mukana. Hän kertoo, että hyvä tulos on, jos noin puolet porukasta innostuu.

Näkökulma on virkistävä. Torppaamme uuden teknologian käyttöönoton nimittäin helposti sillä perusteella, että ajattelemme, että emme kuitenkaan saa kaikkia mukaan.

Toinen seikka, joka hidastaa sähköisten keskusteluvälineiden käyttöönottoa, on asenne, eli negatiivinen suhtautuminen uuden teknologian käyttöönottoon. Siihen puree matalan kynnyksen kokeilu. Nimittäin: Jos väline on huono, se jää käyttämättä. Jos se on hyvä, siihen jää koukkuun. Jos se on tarpeellinen, ei kohta enää ymmärrä, miten koskaan pärjäsi ilman.

Lue lisää Selkäinahon ajatuksia ja katso neljän eri keskustelukanavan tähtiluokitus.

Ratkotaanko sinun taloyhtiössäsi oikeita ongelmia?

Kaikkea kaikille ei ole hyvä lähtökohta taloyhtiöiden digitaalisten palveluiden kehittämiseen. Kuitenkin ”peruspaketti” olisi hyvä olla kunnossa, kuten hyvällä ja ajankohtaisella sisällöllä varustetut taloyhtiösivut. Riittämätön viestintä ja huono tiedonkulku ovat taloyhtiöiden yleisimpiä ongelmia.

Jotta asumisen palveluita voidaan digitalisoida asukkaiden parhaaksi, pitää taloyhtiön tarpeiden olla tiedossa. Isoissa, nuorten aikuisten suosimassa taloyhtiössä on todennäköisesti eri haasteet ja tarpeet kuin pienemmässä, iäkkäämpien asukkaiden yhtiössä.

Mitkä ovat sinun taloyhtiösi keskeiset ja usein toistuvat ongelmat? Asumisen arki saattaa helpottua huomattavasti, kun muutamiin keskeisimpiin ja yleisimpiin ongelmiin löydetään ratkaisut.

Ennen kuin asioita voi ratkaista, pitää tietää ongelmakohdat. Asukkaiden toiveita ja tarpeita olisi hyvä kartoittaa säännöllisesti, ja kätevä väline tähän on Talokysely.fi. Kysy omalta isännöitsijältäsi, voisiko palvelun ottaa käyttöön sinunkin taloyhtiössäsi. Säännölliset asukaskyselyt antavat oikean suunnan ja selkärangan taloyhtiön kehittämiselle.

Ensisijaisten kehittämiskohteiden lisäksi asukaskysely saattaa paljastaa asioita, joita ei kannata alkaa kehittää ensimmäisenä. Kaiken ei tarvitse olla digitaalista ja vaikka tietyt asiat ovat toiselle taloyhtiöille tärkeitä, ne eivät välttämättä ole ensisijaisia omassa taloyhtiössäsi.

Ei kehitetä tai kyllä kehitetään -päätösten pitäisi olla yhtä mietittyjä ja perusteltua. Tällöinkin asukaskyselyt ovat hyvä selkäranka priorisoinnille.

Palveluiden digitalisoimisen pitäisi tarkoittaa parempia palveluita arjen todellisiin haasteisiin. Kysymällä palveluiden tulevilta käyttäjiltä eli asukkailta päästään jo pitkälle matkalla kohti parempia asumisenpalveluita.

Näin hyvää taloyhtiöasumista voi kehittää askel askeleelta

Mistä koostuu hyvä asumiskokemus taloyhtiössä? Elämäntilanteeseen ja kukkarolle sopiva asukkaan oloinen koti mukavalla asuinalueella, hyvien palveluiden äärellä? Kivat naapurit? Tunne, että kaikki omaan asumiseen liittyvä sujuu ilman suurempia ponnisteluja?

Meille taviksille oman kodin hankinta on elämän isoin investointi ja asuminen ainakin asuntovelalliselle kuukausittainen isoin menoerä. Kodin sisustaminen, hyggeily, kotoilu ja niin edelleen ovat tämän päivän trendejä, asuntosijoituksen hoitaminen sen sijaan ei. Tämä näkyy muun muassa siinä, että taloyhtiön hallituksessa istuu usein samat vanhat kasvot.

Myöskään yritykset eivät ole olleet erityisen kiinnostuneita kehittämään asumisen palveluita. Niitä on tarjolla hämmästyttävän vähän, vaikka anturit ja muu teknologia sekä niiden avulla rakennetut digitaaliset palvelut mahdollistavat monipuolisen asumisen palveluvalikoiman kehittämisen.

Juuri digipalvelut lisäisivät suomalaisten asumisessa arvostamia asioita: turvallisuutta ja rauhallisuutta sekä palveluiden saatavuutta.

Hyvän asumiskokemuksen takana toimii laadukas isännöinti, joka johtaa taloyhtiöitä ja hoitaa taloutta. Asumisen viihtyisyyttä luovat hyvä kiinteistöhuolto ja siivous.

Asukastyytyväisyyttä sekä luotettavuuden ja turvallisuuden tunnetta lisäävät tiedon hyvä kulku taloyhtiössä. Onko teidän taloyhtiössänne jo käytössä taloyhtiösivut, jossa on ajankohtaista tietoa taloyhtiöstänne ja asumisesta, esimerkiksi remontti-ilmoituksen jättämisestä?

Hyvää asumiskokemusta voi kehittää askeleittain seuraavasti:

  • Perusasiat kuntoon: hyvä isännöinti, monipuolisesti asukkaita edustava taloyhtiön hallitus sekä toimiva huolto ja siivous.
  • Tieto kulkemaan: Taloyhtiösivuille tietoa ajankohtaisista taloyhtiön asioista sekä vastauksia arjen asumisen kysymyksiin.
  • Johdetaan taloyhtiötä pitkäjänteisesti ja strategisesti sekä lisätään asukkaiden vaikutusmahdollisuuksia: Päätetään taloyhtiöstrategiasta, joka pohjautuu asukaskyselyihin.
  • Panostetaan asumisen palveluihin: Digitalisoimalla nykyisiä, esimerkiksi saunavuorojen varauksia, tai kehittämällä aivan uusia palveluita. Tällainen voi olla esimerkiksi huoltomiehen automaattinen tarkastuskäynti, kun asunnon seinissä olevat anturit ovat ilmoittaneet kohonneita kosteuslukemia.

Millä tasolla teidän taloyhtiössä panostetaan hyvään asumiskokemukseen?

Diginimmari, sinua odotetaan myös taloyhtiöissä!

Jokainen taloyhtiön hallituksessa istunut tunnistanee tilanteen, jossa uuden kokouksen alkaessa allekirjoitetaan edellisen kokouksen pöytäkirjat. Joku, jonka allekirjoitusta kaivataan, puuttuu paikalta. Pöytäkirja jää isännöitsijälle odottamaan seuraavaa kohtaamista. Jos on vähän kiire, paperit laitetaan postiin. Jos on vielä kiireempi, lähetti vie ja tuo. Nimi saadaan kyllä paperiin, mutta helpomminkin se voisi käydä.

Tapasin Nordean ja Isännöintiliiton järjestämässä tilaisuudessa useita sähköisen allekirjoittamisen palveluntarjoajia. Keskustelujen pohjalta sain vaikutelman, että pankkimaailma alkaa vihdoin olla valmis käyttämään sähköistä allekirjoittamista esimerkiksi asuntokaupassa. Ihan pian se leviää asunto-osakeyhtiöissä myös muihin tarkoituksiin.

Ehkä suurin jarruttaja on tällä hetkellä Mr. Muutosvastarinta. Se elää meissä jokaisessa ja nostaa päätään, kun pitäisi tehdä jotakin toisin kuin ennen. Sähköisen allekirjoituksen hidastamisessa Mr. on toistaiseksi onnistunut: osakkaat allekirjoittavat dokumentteja sähköisesti vain harvoissa taloyhtiöissä.

Muutosvastarinnan herralle kuitenkin tiedoksi: ne osakkaat, jotka ovat kokeilleet tätä kerran, eivät palaa enää vanhaan malliin. Se taitaa siis toteuttaa tarkoitustaan: tehostaa ja helpottaa asumisen arkea.

Joten, sähköinen allekirjoitus, tervetuloa elämäämme. Olemme odottaneet sinua!