Huomenta hallituksen kokouksesta!

Yhä useammassa taloyhtiössä pidetään hallituksen kokoukset aamulla tai lounaskokouksena. Asiat käsitellään tunnissa, korkeintaan puolessatoista ja illat jäävät vapaiksi perheille ja harrastuksille. Kokemukset ovat olleet pääsääntöisesti hyviä: osallistujat ovat virkeitä, asioiden käsittely tehokasta ja kokoukset saadaan kaikin puolin hoidettua sujuvasti ja joutuisasti. Lue loppuun

Uuden hallituksen toiminta organisoidaan järjestäytymiskokouksessa

Liisa valittiin vuosi sitten taloyhtiön hallitukseen, vaikka hänellä ei ollut aikaisempaa kokemusta hallitustyöstä. Vuoden aikana Liisa on kuitenkin oppinut paljon isännöitsijältä ja vanhoilta hallituskonkareilta. Tänä vuonna hän on päättänyt jatkaa hallituksessa.

Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet. Koska Liisan taloyhtiön yhtiökokouksessa on mukana uusia nuoria osakkaita, vanhemmat osakkaat kehottavat heitä menemään mukaan hallitukseen. Liisan kanssa hallitukseen valitaankin kaksi vanhaa ja kaksi uutta hallituksen jäsentä.

Kun hallitus on valittu, isännöitsijä pyytää uusia jäseniä jäämään yhtiökokouksen jälkeen pidettävään hallituksen järjestäytymiskokoukseen.

Mikä ihmeen järjestäytymiskokous?

Hallituksen järjestäytymiskokouksessa hallitus organisoi toimintansa. Hallituksen jäsenet esimerkiksi sopivat, miten he aikovat vuoden aikana pitää yhteyttä toisiinsa ja mitä he aikovat hallituskaudella tehdä.

Hallitus valitsee järjestäytymiskokouksessa itselleen myös puheenjohtajan, ellei asiasta ole määrätty muuta yhtiöjärjestyksessä.

Jos hallitukseen valitaan uusia jäseniä, kuten Liisan taloyhtiössä, heidät on hyvä perehdyttää alustavasti tehtävään jo järjestäytymiskokouksessa. Liisa kertoo uusille jäsenille, mihin dokumentteihin heidän kannattaa tutustua.

Sidonnaisuuksien ilmoittaminen

Hallituksen järjestäytymiskokouksessa hallituksen jäsenien on myös hyvä ilmoittaa sidonnaisuutensa muihin yrityksiin isännöitsijälle ja muulle hallitukselle. Sidonnaisuuksien selvittäminen on erittäin tärkeää, jotta ne ovat avoimesti taloyhtiön tiedossa. Kun sidonnaisuudet on selvitetty, esimerkiksi esteellisyysasiat voidaan ottaa helposti huomioon hallituksen kokouksissa.

Sidonnaisuudet ilmoitetaan kirjallisesti. Hallituksen jäsen selvittää, missä yrityksessä hän tai hänen lähipiirinsä on omistajana tai työntekijänä. Lisäksi hän ilmoittaa, voiko omistuksella olla merkitystä taloyhtiön toiminnan kannalta. Merkitystä voi olla esimerkiksi silloin, kun kyseessä on huoltoyritys, siivousyritys, kirjanpitotoimisto tai tilitoimisto. Tiedon sidonnaisuuksista voi toimittaa isännöintiyritykseen myös hallituksen järjestäytymiskokouksen jälkeen.