Onko taloyhtiössänne luottamusta?

Luottamusta joko on tai ei, sanotaan. Jotenkin ajatellaan, että se joko syntyy henkilöiden välille tai sitten jää syntymättä. Näin varmaan onkin, mutta pysyväksi se muodostuu vain tekojen kautta. Mitä nämä luottamuksen teot ovat taloyhtiöissä?

Roolien selkeys. Taloyhtiö on ihmisten välisten keskinäisten roolien ja suhteiden summa. Osakkaiden, hallituksen ja isännöinnin keskinäiset roolit on oltava selkeät. Hallitus on päättäjä, jonka onnistuminen perustuu siihen, onko isännöinti kyvykäs tuomaan asiat tarjottimella päätettäväksi. Osakkaiden taas kuuluisi olla hallituksen näkemysten ilmentymä ja kokea, että hallitus edustaa nimenomaan heitä.

Yhteinen päämäärä. Kuljetaanko teillä kohti maalia määrätietoisesti vai ajelehditaan sinne sun tänne? Kaikki yhteisöt tarvitsevat toimiakseen yhteisen päämäärän. Jokainen taloyhtiö tarvitsee suunnan, jota kohti kulkea. Se pitää piirtää ja päättää yhdessä kaikkien osapuolten välillä. Yhdessä sovittu suunta ruokkii luottamusta. Samalla myös roolit selkeytyvät.

Avoin keskustelu. Jos tuntuu, ettei tiedä ja ympärillä salaillaan, luottamus murenee. Osakkaat vihaavat tunnetta siitä, että hallitus ei huolehdi heidän tiedontarpeestaan. Hallituksen tulee vaatia isännöinniltä aktiivista viestintää osakkaiden ja asukkaiden suuntaan. Hyvä viestinnän keino on kysyä osakkailta ja asukkailta säännöllisesti, miten meillä taloyhtiössä menee. Helpoiten se onnistuu isännöitsijän tekemällä asumisen tyytyväisyyskyselyllä.

Toiminnan läpinäkyvyys. Hallituksen tulee valvoa isännöintipalvelua, onhan se keskiössä yhteisön menestyksen kannalta. Käytännössä se tarkoittaa sopimuksen toteutumisen valvomista. Järjestelmien tulee olla sellaisia, että hallitus saa tietää, mitä isännöinti on tehnyt. Nykypäivän standardi on myös se, että hallitus näkee taloustapahtumat helposti niin halutessaan. Raha-asioissa avoin tiedonsaanti on luottamuksen perusta.

Positiivinen ilmapiiri. Positiivisen ilmapiirin merkitystäkään ei voi vähätellä. Kiitokset vievät tunnetusti pitkälle. Järjestelmät ja systeemit eivät ratkaise taloyhtiöiden menestystä vaan ihmiset. Erityisesti hallituksen vastuulla on rakentaa suhteet osakkaiden ja isännöinnin suuntiin.

Tuloksia aikaansaava, luottamuksen kulttuuri − niin taloyhtiössä kuin yrityksessäkin − syntyy sopivien toimintamallien kautta.

Uusi puheenjohtaja ihan pihalla

Olen uuden taloyhtiömme ensimmäinen puheenjohtaja. Isännöintiyritys on valittu, ja nyt haluan tietää, mikä kenenkin rooli on.

Kesällä olin isännöintiä ostamassa, ensimmäistä kertaa uudistalon tulevana hallituksen puheenjohtajana. Ajatukseni tästä kirjoitin Kotitalo-lehteen.

Nyt on vuorossa seuraava vaihe: Miten toimin isännöinnin kanssa, mikä on kenenkin rooli ja vastuu? Tuntuu vielä paljon suuremmalta tehtävältä kuin edellinen. Miten tarttuisin asiaan?

Teimme alan normiin nähden käsittääkseni edistyksellisen sopimuksen, jossa on mukana tarkkoja palvelukuvauksia. Mutta rooleja siinä ei oltu määritelty. Miksei? En minä hallituksen puheenjohtajana voi tietää, miten toimitaan. Isännöinnin pitää määritellä toimintatavat ja pelisäännöt. Se on minusta osa tuotetta.

Kaksi asiaa minua mietityttää eniten. Ensimmäinen ovat kokoukset. Kuka kutsuu koolle, kuinka usein on tarpeen, mitä asioita käsitellään? Entä voidaanko kokoontua ilman isännöitsijää?

En osaa, tunnustan. Kokonaisuus on hukassa, ja minusta isännöitsijän pitää kantaa huolta niin kuin sloganissaan lupasi. Minä haluan päästä helpolla enkä murehtia näitä. Arki on muutenkin niin hektistä, en pysty.

Vaikka meillä hallituksen jäsenillä on osaamista monista asioista, emme ole kiinteistönpidon ammattilaisia. Miksi siis edes voisimme kokoontua ilman isännöitsijää? Kai hän aina tekee meille päätösesitykset ja hoitaa sitten asiat? Näin ajattelen.

Toiseksi päätösvaltuudet mietityttävät. Mistä saan päättää? Mistä isännöitsijä saa päättää? Pitääkö minun hyväksyä, mitä isännöinti tekee, vai voinko luottaa sen osaavan itse huolehtia kaikesta? Kai jossain määritellään eurorajat valtuuksille?

Ajatukseni ovat täynnä kysymyksiä. Pääni on sekaisin. Logiikallani nämä aloittelevan puheenjohtajan ongelmat ja kysymykset tulisi ehdottomasti olla määriteltynä joko isännöintisopimuksen palvelukuvauksissa tai muuten isännöinnin toimesta. Minulle kelpaa lähes kaikki, kunhan tiedän, miten homma menee.

Toki minua hirvittää, mitä osakkaat sanovat, jos homma ei toimikaan. Juridista vastuuta en pelkää, mutta vastaan teoistani ja isännöinnistä muille osakkaille.

Missä on yleisavaimen paikka?

Eikö olisikin helppoa, että hallituksen jäsenet kävisivät avaamassa yleisavaimella oven asukkaalle, jolta on jäänyt avain kotioven taakse? Aikaa ja rahaa säästyisi eikä avaimiaan tiuhaan unohtelevien lasten tarvitsisi yksin odotella pihalla.

Näin toimittiin aikoinaan eräässä taloyhtiössä vuosikymmeniä, kunnes hallitus alkoi pohtia, miten vakuutusyhtiö suhtautuisi, jos yleisavain katoaisi tai varastettaisiin ja koteihin murtauduttaisiin.

Isännöin tuolloin taloyhtiötä ja otin asiasta selvää.

Vakuutusyhtiöstä kerrottiin, että hallituksen jäsen voi säilyttää yleisavainta, mutta sen pitää olla turvassa kassakaapissa. Riittääkö rautakaupasta ostettu kaappi vai pitääkö kaapin olla virallinen kassakaappi? Onko tekninen tila riittävän turvallinen paikka? Pitääkö kaappi olla pultattu kunnolla seinään? Missä itse kassakaapin avainta säilytetään? Onko se seuraavassa ”turvakaapissa”? Mihin avainten säilytysketju päättyy? Ja kuka enää muistaa sitä?

Vakuutusasioiden lisäksi on tiedettävä, kenelle huoneiston oven voi avata. Huoltomies tarkistaa aina henkilöllisyyden. Tarkistaako hallituksen puheenjohtaja tai jäsen? Tietääkö hän, jos jonkun ex-puolisolla on vaikkapa lähestymiskielto?

Summa summarum: yleisavaimen ainoa oikea säilytyspaikka on huolto- tai isännöintiyrityksessä.

Isännöinti johtaa, hallitus päättää

Taloyhtiöiden hyvän hallintotapa -suositusta ollaan uudistamassa. Kansalaiset pääsivät kommentoimaan suosituksen luonnosta verkossa helmi-maaliskuussa.

Kansalaiskommenteista nousee esiin syvä epäluottamus isännöintiin, mutta myös hallituksiin:

”Entäs me osakkaat? Klikki hallituksen ja isännöitsijän välillä pitäisi purkaa ja yhteistyö ulottaa myös osakkaisiin.”

””Huono hallitus pystyy toimimaan hyvin salassa ja keskenään ilman osakkaiden kritiikkiä. Hallituksen toimintaan kaivattaisiin tiettyä läpinäkyvyyttä.” Lue loppuun