Pitääkö taloyhtiön hallituksen olla auki 24/7?

Tutulla on hierontapalvelu, jonka asiakaslupaus on olla aina auki. Entä me hallituksen puheenjohtajat tai hallituksen jäsenet, olemmeko me aina auki? Mikä on meidän asiakaslupauksemme osakkaille?

Pienen taloyhtiömme yhteisessä Facebook-ryhmässä keskustellaan siitä, että kiinteistönhoito ei toimi, ja hallitusta vaaditaan välittömiin toimiin. Toki osa osakkaista vastustaa kiinteistönhoidon irtisanomista, koska ”Pena” on hyvä kaveri ja kaiken lisäksi b2:n isännän serkku. Tässäkin keskustelussa joku valittaa myös kustannusten suuruudesta.

Hallituksen WhatsApp-ryhmässä perjantai-iltana puheenjohtajaa pyydetään toimittamaan heti kaikille tiliotteet. Kysyjät haluavat heti varmistaa, että velka perustajaurakoitsijalle on maksettu. Urakoitsijan kanssa kannattaa kuulemma olla hyvä kaveri, jotta se tekee työt jatkossakin. Näin siitä huolimatta, että kaikki tuntevat urakoitsijan puutteet − hoitaa tilatuista pikkuhommista joka kolmannen.

Naapurin rouva jaksaa aina muistuttaa minulle pihalla törmätessämme, että autokatoksen taakse pitää istuttaa näkösuojaksi pensaita. Välillä hän tulee jopa pimputtamaan ovikelloa. Helpostihan siinä puoli tuntia keskustellessa vierähtää.

Uuden taloyhtiömme isännöinnin järjestelyt ovat nekin edelleen kesken. Rakentajalta kun ei ole saatu osakeluetteloa saatikka huoltokirjaa. Hallituksen jäsenet muistuttavat näistä vähän väliä puheenjohtajaa, niin meilillä kuin kasvotusten.

Minusta tuntuu siltä, että hallituksen puheenjohtaja on aina kaikkien osakkaiden ja asukkaiden käytettävissä ja vastaa aivan kaikesta. Sovittelijan rooli ammattilaisten ja tottumattomien osakkaiden välissä stressaa.

Miten saa kerrottua kaikille, että hommat ovat hallussa ja että hoidan ne kyllä kuntoon – en kuitenkaan perjantai-iltana tai kesken kiireisen työpäivän? Haluaisin onnistua viestimään asian kuitenkin niin, että näyttäisin samalla aktiivisuuteni, luotettavuuteni ja sen, että olen aidosti kaikkien asialla.

Näin taloyhtiön johdosta syntyy unelmatiimi

Meille pienten lasten vanhemmille muistutetaan aina: kun räyhäätte lapsillenne, älkää ikinä sanoko esimerkiksi, että olet tyhmä, vaan että toimit tyhmästi. Tämä aivopesu kannattaa, koska siinä piilee tiimitaitojen ydin.

Google tutki joitakin vuosia sitten, miten parhaat tiimit syntyvät. Tutkimuksissa selvisi, ettei niitä luoda mestariyksilöitä yhdistämällä, vaan ryhmän sisäiset normit ja ihmisten käyttäytyminen ratkaisevat. Olennaista ei siis ole ihmetellä, millainen minä olen ja millainen tuo tuossa, vaan miten me toimimme.

Maailman luovimpia ja aikaansaavimpia työporukoita yhdisti yksi asia ylitse muiden: luottamus. Tiimien jäsenet kokivat olevansa psykologisesti turvassa. He tunsivat olonsa vapaaksi ja pystyivät jakamaan tunteitaan, ajatuksiaan ja ideoitaan ilman pelkoa nolatuksi tulemisesta tai syyttelystä.

Jokainen voi olla mukana synnyttämässä tällaista ilmapiiriä, ja Googlen tutkimuksen ansiosta me tiedämme, miten. Luottamusta ruokkivat sellaiset yksinkertaiset asiat kuin 1. kuunteleminen, 2. aitous, 3. avuliaisuus ja 4. se, että muistaa sanoa kiitos.

Lisäksi sitä rakentavat 5. sitoutumisen osoittaminen sekä ryhmään että asioihin, 6. empatian näyttäminen muita kohtaan ja 7. läpinäkyvyys kaikessa toiminnassa.

Jos oma joukkue ei ole vielä täydellinen, tiedät, mitä tehdä. Omaan käyttäytymiseensä voi vaikuttaa eniten ihan itse, joten jos jokainen ryhmän jäsen katsoo itseään rohkeasti peiliin, alkaa tapahtua.

Siis kun seuraavan kerran tapaat tiimiäsi, hallituskumppaneitasi ja isännöitsijää, pidä mielessäsi tämä seitsemän kohdan lista. Rakennanko enemmän kuin rikon?

Hyvä toimintamalli on taloyhtiön hallitukselta tietoinen valinta

Onko teidän taloyhtiönne hallitus olemassa vain siksi, että laki vaatii? Kokoontuuko se ainoastaan, kun se on välttämätöntä: mielellään vain tilinpäätöskokoukseen alkuvuodesta ja lähinnä vain allekirjoittaakseen niukkasanaiset pöytäkirjat?

Vai onko hallituksenne oma-aloitteinen, tekee päätöksiä ilman isännöitsijää ja hoitaa tehtäviä hänen puolestaan?

Tai onko mukavampaa antaa isännöitsijän huolehtia aivan kaikesta? Ei tarvitse tehdä omia päätöksiä eikä miettiä tulevaisuutta. Ei tarvitse pohtia hallituksen roolia, koska ”kyllä isännöitsijä tietää”.

Hyvä hallitus kehittää taloyhtiön toimintaa ja tulevaisuutta tiiminä isännöitsijän kanssa. Toimintatavat sovitaan yhdessä. Taloyhtiöllä on strategia ja suunnitelma siitä, miten seinät pidetään kasassa, milloin paikkoja pitää fiksata ja uudistaa ja millaisessa yhtiössä asukkaat haluavat asua. Halutaanko viherpihaa ja yhteistoimintaa vai asutaanko mieluummin jokainen hiljaa omassa lokerossaan?

Hyvä hallitus määrittelee suuntaviivat siitä, mitä tavoitellaan. Isännöitsijä etsii oikeat ratkaisut strategian ja taloyhtiön edun kannalta. Hallitus tekee päätöksiä, jotka heijastavat taloyhtiön tahtoa. Toteutuksen hoitaa isännöinti.

Mistä syntyy luottamuksen kulttuuri taloyhtiöön?

Luottamusta joko on tai ei, sanotaan. Jotenkin ajatellaan, että se joko syntyy henkilöiden välille tai sitten jää syntymättä. Näin varmaan onkin, mutta pysyväksi se muodostuu vain tekojen kautta. Mitä nämä luottamuksen teot ovat taloyhtiöissä?

Roolien selkeys. Taloyhtiö on ihmisten välisten keskinäisten roolien ja suhteiden summa. Osakkaiden, hallituksen ja isännöinnin keskinäiset roolit on oltava selkeät. Hallitus on päättäjä, jonka onnistuminen perustuu siihen, onko isännöinti kyvykäs tuomaan asiat tarjottimella päätettäväksi. Osakkaiden taas kuuluisi olla hallituksen näkemysten ilmentymä ja kokea, että hallitus edustaa nimenomaan heitä.

Yhteinen päämäärä. Kuljetaanko teillä kohti maalia määrätietoisesti vai ajelehditaan sinne sun tänne? Kaikki yhteisöt tarvitsevat toimiakseen yhteisen päämäärän. Jokainen taloyhtiö tarvitsee suunnan, jota kohti kulkea. Se pitää piirtää ja päättää yhdessä kaikkien osapuolten välillä. Yhdessä sovittu suunta ruokkii luottamusta. Samalla myös roolit selkeytyvät.

Avoin keskustelu. Jos tuntuu, ettei tiedä ja ympärillä salaillaan, luottamus murenee. Osakkaat vihaavat tunnetta siitä, että hallitus ei huolehdi heidän tiedontarpeestaan. Hallituksen tulee vaatia isännöinniltä aktiivista viestintää osakkaiden ja asukkaiden suuntaan. Hyvä viestinnän keino on kysyä osakkailta ja asukkailta säännöllisesti, miten meillä taloyhtiössä menee. Helpoiten se onnistuu isännöitsijän tekemällä asumisen tyytyväisyyskyselyllä.

Toiminnan läpinäkyvyys. Hallituksen tulee valvoa isännöintipalvelua, onhan se keskiössä yhteisön menestyksen kannalta. Käytännössä se tarkoittaa sopimuksen toteutumisen valvomista. Järjestelmien tulee olla sellaisia, että hallitus saa tietää, mitä isännöinti on tehnyt. Nykypäivän standardi on myös se, että hallitus näkee taloustapahtumat helposti niin halutessaan. Raha-asioissa avoin tiedonsaanti on luottamuksen perusta.

Positiivinen ilmapiiri. Positiivisen ilmapiirin merkitystäkään ei voi vähätellä. Kiitokset vievät tunnetusti pitkälle. Järjestelmät ja systeemit eivät ratkaise taloyhtiöiden menestystä vaan ihmiset. Erityisesti hallituksen vastuulla on rakentaa suhteet osakkaiden ja isännöinnin suuntiin.

Tuloksia aikaansaava, luottamuksen kulttuuri − niin taloyhtiössä kuin yrityksessäkin − syntyy sopivien toimintamallien kautta.

Taloyhtiön uusi puheenjohtaja ihan pihalla

Olen uuden taloyhtiömme ensimmäinen puheenjohtaja. Isännöintiyritys on valittu, ja nyt haluan tietää, mikä kenenkin rooli on.

Kesällä olin isännöintiä ostamassa, ensimmäistä kertaa uudistalon tulevana hallituksen puheenjohtajana. Ajatukseni tästä kirjoitin Kotitalo-lehteen.

Nyt on vuorossa seuraava vaihe: Miten toimin isännöinnin kanssa, mikä on kenenkin rooli ja vastuu? Tuntuu vielä paljon suuremmalta tehtävältä kuin edellinen. Miten tarttuisin asiaan?

Teimme alan normiin nähden käsittääkseni edistyksellisen sopimuksen, jossa on mukana tarkkoja palvelukuvauksia. Mutta rooleja siinä ei oltu määritelty. Miksei? En minä hallituksen puheenjohtajana voi tietää, miten toimitaan. Isännöinnin pitää määritellä toimintatavat ja pelisäännöt. Se on minusta osa tuotetta.

Kaksi asiaa minua mietityttää eniten. Ensimmäinen ovat kokoukset. Kuka kutsuu koolle, kuinka usein on tarpeen, mitä asioita käsitellään? Entä voidaanko kokoontua ilman isännöitsijää?

En osaa, tunnustan. Kokonaisuus on hukassa, ja minusta isännöitsijän pitää kantaa huolta niin kuin sloganissaan lupasi. Minä haluan päästä helpolla enkä murehtia näitä. Arki on muutenkin niin hektistä, en pysty.

Vaikka meillä hallituksen jäsenillä on osaamista monista asioista, emme ole kiinteistönpidon ammattilaisia. Miksi siis edes voisimme kokoontua ilman isännöitsijää? Kai hän aina tekee meille päätösesitykset ja hoitaa sitten asiat? Näin ajattelen.

Toiseksi päätösvaltuudet mietityttävät. Mistä saan päättää? Mistä isännöitsijä saa päättää? Pitääkö minun hyväksyä, mitä isännöinti tekee, vai voinko luottaa sen osaavan itse huolehtia kaikesta? Kai jossain määritellään eurorajat valtuuksille?

Ajatukseni ovat täynnä kysymyksiä. Pääni on sekaisin. Logiikallani nämä aloittelevan puheenjohtajan ongelmat ja kysymykset tulisi ehdottomasti olla määriteltynä joko isännöintisopimuksen palvelukuvauksissa tai muuten isännöinnin toimesta. Minulle kelpaa lähes kaikki, kunhan tiedän, miten homma menee.

Toki minua hirvittää, mitä osakkaat sanovat, jos homma ei toimikaan. Juridista vastuuta en pelkää, mutta vastaan teoistani ja isännöinnistä muille osakkaille.