Miten taloyhtiömaailmaan tuodaan tavoitteellisuutta?

Kiinnostuin kesällä kirjasta Idiootit ympärilläni − Kuinka ymmärtää muita ja itseään? Siinä meidät jaetaan ihmisinä neljään värityyppiin erilaisten käyttäytymismalliemme mukaan. Olen itse selkeästi punaista tyyppiä, joka tavoittelee päämäärää suorasti, tehokkaasti ja kärsimättömästi. Minulle päämäärään pääseminen on sinne vievää polkua paljon tärkeämpi.

Ainakin meille punaisille taloyhtiön toiminta on tehotonta puuhastelua ilman päämäärää. Miksi?

Tavallinen taloyhtiö koostuu niin kaikista värityypeistä kuin ihmisistä erilaisine taustoineen. Kaikille taloyhtiön luulisi olevan tärkeä, mutta harva siitä oikeasti on innoissaan. Harva haluaa hallitukseen ja pääsääntöisesti kaikki sielläkin haluavat päästä helpolla.

Jostain syystä myös arvostus kaikkea taloyhtiön hyväksi tehtyä työtä kohtaan on alhaalla. Ekonomipunainen ei voi yksinkertaisesti ymmärtää, miksi kaikkia ei kiinnosta edes oma omaisuus. Eikö asian tärkeyttä ymmärretä tai tiedosteta? Vai eikö joitakuita oikeasti kiinnosta? Vai onko sittenkin niin, että hieno asunto-osakeyhtiöjärjestelmä ei toimikaan tai sitä ei käytetä, kuten se on suunniteltu?

Minusta kyse on noiden kaikkien syiden sekamelskasta, jossa viimeksi mainittu on painavin: Ideaalimallissa hallitus on osaava päättäjä, joka antaa johtajaisännöitsijän ammattilaisena hoitaa oman hommansa, antaa isännöinnille vastuun ja seuraa mittareista tulosta.

Reaalimaailmassa taas roolit ovat aivan sekaisin ja tuntuu, että kiistellään jopa siitä, kuuluuko muutosten tavoitteellisempaan taloyhtiön johtamiseen lähteä osakkaasta, hallituksesta vai isännöinnistä.

Pitäisikö jotain tehdä? Aivan varmasti. Minusta osaava isännöintipalvelu ottaa homman haltuun ja rakentaa osakkaita kuunnellen yhtiölle päämäärän ja seurantamittarit. Myynnin oppien mukaan osakas ei kuitenkaan osta ajatusta, ellei hän ymmärrä ensin asian merkityksellisyyttä ja että nykytoiminnassa on joku ongelma.

Nyt kannattaisikin aloittaa merkityskeskustelu jokaisessa taloyhtiössä. Muita ajatteleva puheenjohtaja ottaa tästä vastuun. Toimintamallit paljastavat, että on vielä selvittämättä, onko taloyhtiömaailma pyöreä vai pannukakku.

Näin taloyhtiön johdosta syntyy unelmatiimi

Meille pienten lasten vanhemmille muistutetaan aina: kun räyhäätte lapsillenne, älkää ikinä sanoko esimerkiksi, että olet tyhmä, vaan että toimit tyhmästi. Tämä aivopesu kannattaa, koska siinä piilee tiimitaitojen ydin.

Google tutki joitakin vuosia sitten, miten parhaat tiimit syntyvät. Tutkimuksissa selvisi, ettei niitä luoda mestariyksilöitä yhdistämällä, vaan ryhmän sisäiset normit ja ihmisten käyttäytyminen ratkaisevat. Olennaista ei siis ole ihmetellä, millainen minä olen ja millainen tuo tuossa, vaan miten me toimimme.

Maailman luovimpia ja aikaansaavimpia työporukoita yhdisti yksi asia ylitse muiden: luottamus. Tiimien jäsenet kokivat olevansa psykologisesti turvassa. He tunsivat olonsa vapaaksi ja pystyivät jakamaan tunteitaan, ajatuksiaan ja ideoitaan ilman pelkoa nolatuksi tulemisesta tai syyttelystä.

Jokainen voi olla mukana synnyttämässä tällaista ilmapiiriä, ja Googlen tutkimuksen ansiosta me tiedämme, miten. Luottamusta ruokkivat sellaiset yksinkertaiset asiat kuin 1. kuunteleminen, 2. aitous, 3. avuliaisuus ja 4. se, että muistaa sanoa kiitos.

Lisäksi sitä rakentavat 5. sitoutumisen osoittaminen sekä ryhmään että asioihin, 6. empatian näyttäminen muita kohtaan ja 7. läpinäkyvyys kaikessa toiminnassa.

Jos oma joukkue ei ole vielä täydellinen, tiedät, mitä tehdä. Omaan käyttäytymiseensä voi vaikuttaa eniten ihan itse, joten jos jokainen ryhmän jäsen katsoo itseään rohkeasti peiliin, alkaa tapahtua.

Siis kun seuraavan kerran tapaat tiimiäsi, hallituskumppaneitasi ja isännöitsijää, pidä mielessäsi tämä seitsemän kohdan lista. Rakennanko enemmän kuin rikon?

Kuka on kaiken tekemisen takana taloyhtiöissä?

Bongasin mediasta taloyhtiöaiheisia otsikoita parilta viime kuulta:

Fiksu taloyhtiö huolehtii palovaroittimien kunnosta.

Taloyhtiö tempaisi itsenäisyyden kunniaksi.

Taloyhtiö päivitti pelastussuunnitelman.

Pääurakointi taloyhtiöiden urakkasuosikki.

Asunto-osakeyhtiöiden tarve asumisneuvontaan kasvanut.

Taloyhtiöiden on aika miettiä sähköautojen latauksen toteuttaminen.

Taloyhtiöt tuntuvat hommailevan kaikenlaista, mutta oikeastihan taloyhtiöt eivät tee mitään. Kaiken takana on ihminen. Meillä on Kotitalossa yksi sääntö ylitse muiden: kerromme selvästi, kuka tekee ja mitä. Hallitus, isännöitsijä, osakkaat vai asukkaat? Vai kenties huoltoyhtiö, siivouspalvelu, poliisi tai isännöinnin asiakaspalvelu?

Aina tekijää ei ole ihan yksinkertaista määritellä, mutta tosielämässä on pakko valita. Nimittäin jos taloyhtiön pitäisi saada jotain hoidettua, mutta tehtävä ei kuulu kellekään nimetylle henkilölle tai ryhmälle, homma jää varmuudella levälleen.

Kun katsot noita otsikoita, tiedätkö tai arvaatko, kuka tai ketkä olivat niiden takana? Tiedätkö, mitkä asiat ovat sinun kontollasi? Jos et, on aika ottaa selvää. Esimerkiksi lukemalla Kotitalo-lehteä.

Pyhän kolminaisuuden taloyhtiössä muodostavat hallitus, isännöinti ja osakkaat. Kaikkien kolmen pitää tietää oma tärkein tehtävänsä: Osakkaat valitsevat hallituksen yhtiökokouksessa. Hallitus selvittää osakkaiden mielipiteet ja linjaa toimintaa niiden perusteella. Isännöinti pitää kokonaisuuden hallinnassa ja tuo hallituksen pöydälle ne asiat, jotka vaativat päätöksiä. Tällä tiimityöllä tehdään onnellisia taloyhtiöitä. Tai siis ihmisiä.

Taloyhtiöiden johtamiseen tarvitaan selkeyttä

Vuosien saatossa taloyhtiöt ja erityisesti isännöinti ovat nousseet keskusteluun julkisuudessa. Me isännöintialalla olemme tätä halunneetkin, koska keskustelu osoittaa, kuinka merkittävästä asiasta on kyse. 400 miljoonan euron kokonaisliikevaihdolla isännöinti on pieni ala, mutta yhteiskunnallisesti ja meille suomalaisille tärkeä.

Julkinen keskustelu on nykyään provosoivaa ja pyrkii etsimään ongelmia. Suomen Kuvalehdessä 14.5.2017 toimittaja Kustaa Hulkko teki juuri näin. Otan esiin jutun käsittelemät tärkeimmät kipupisteet.

”Hallituksen jäsenet eivät kuitenkaan ole ammattilaisia taloyhtiön rutiineissa puhumattakaan isoista hankkeista kuten putkiremonteista. Siksi isännöitsijät käyttävät merkittävää asiantuntijavaltaa. Siinä ei yleensä ole ongelmaa, sillä enimmäkseen he nauttivat osakkaiden ja hallituksen ansaittua luottamusta.”

Aivan oikein, kiinteistönpito on omistajille välttämätön palvelu. Luottamustakin tarvitaan, mutta tärkeintä ovat tulokset. Siitä puhutaan liian vähän. Alan toimijoiden ja Oikeusministeriön laatimassa Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suosituksessa on tähän selkeät vastaukset: Taloyhtiöllä tulee olla yhdessä laaditut tavoitteet. Isännöitsijä tarvitsee tavoitteet johtamista varten. Käytännössä tavoitteet liittyvät asumisviihtyvyyteen ja omistuksen arvoon sekä näiden investointeihin.

Toinen työkalu on avoin ja riittävä viestintä. Jokaisella taloyhtiöllä tulee olla nykyvaatimukset täyttävää viestintää dokumenttipankkeineen eli käytännössä kotisivut tai vastaavat.

Edellisten työkalujen puutteessa myös omistajilta usein tuntuu unohtuvan miksi isännöintipalvelua ylipäänsä ostetaan. Isännöinti tuo taloyhtiöön asiantuntimusta. Isännöitsijän valta on esittelijän valtaa. Asiakkaat odottavat isännöinniltä vaikuttavia esityksiä.

”Isännän pitää sekä valvoa että kannustaa renkiä tehokkaasti. Olisi hienoa, jos joku tutkija selvittäisi, mitä tämä periaate voisi tarkoittaa taloyhtiöissä.”

Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus vastaa tähän. Hallituksen tulee keskittyä strategiaan ja sen toteutuksen valvontaan ja kannustamiseen. ”Renki ja isäntä” -mentaliteetilla ei nykyään saada mitään aikaan. Hyvä palvelu vaatii myös asiakkaalta hyvää ymmärrystä ostamastaan palvelusta. Hyvä hallintotapa -suositus vaatii täsmentämistä. Tämän vuoksi Isännöintiliitto on perustanut tänä vuonna työryhmät, joissa työstetään työkaluja mm. taloyhtiön strategiaan ja hallitustyöhön.

Suomen Kuvalehdenkin kirjoitus kertoo siitä, että isännöinnin, hallituksen ja omistajien roolit taloyhtiössä ovat sekavat ja epämääräiset. Isännöintialan tulee tuoda selkeys taloyhtiön johtamiseen. Käytännössä se tarkoittaa, että isännöintiyritysten tulee kirkasta isännöintituotteensa ja kuvata roolit ja päätöksenteko tarkemmin. Lisäksi asiat on viestittävä niin, että asiakkaat ymmärtävät ne.

Kun kaikki tuntevat toimintatavat, syntyy luottamus ja päästään keskittymään tuloksiin.

P.S. Taloyhtiöasuminen on mainettaan parempaa, kertoo isännöintialan kysely, jossa 3000 asukasta on arvioinut taloyhtiötään.

Taloyhtiön hyvän hallituksen ABC

Kevät on taloyhtiöissä yhtiökokousten ja hallitusvalintojen aikaa. Hallitustyö on näköalapaikka, jossa voi vaikuttaa taloyhtiön ja asumisen asioihin. Hallitus on joka taloyhtiöstä löytyvä instanssi, joka toimii taloyhtiön parhaaksi, ajaa kaikkien osakkaiden etua ja kohtelee heitä tasapuolisesti.

Millaisia ominaisuuksia ja toimintatapoja on hyvällä hallituksella? Miten hallitustyötä voi kehittää parempaan suuntaan?

Hallituksen tulee ennen kaikkea toimia huolellisesti eli perehtyä asioihin ja hankkia tarvittaessa asiantuntijoiden apua ennen päätösten tekemistä. Hallituksen tulee edistää taloyhtiön kokonaisetua – ei yhden osakkaan tai pienen osakasryhmän etua. Tähän liittyy myös osakkaiden yhdenvertainen kohtelu.

Hallituksen toiminta kannattaa suunnitella esimerkiksi vuosikellon muotoon. Vuosikelloon ajoitetaan paitsi hallituksen kokoukset niin myös yhtiökokoukset, pihatalkoot, joulusaunat yms. Vuosikellon lisäksi on hyvä laatia kirjallinen työjärjestys, jossa sovitaan mm. hallituksen kokouskäytännöt ja –menettelyt: miten kokouksiin kutsutaan, voidaanko tarvittaessa pitää puhelin- tai sähköpostikokouksia, osallistuvatko varajäsenet hallitustyöskentelyyn, miten hallituksen päätöksistä tiedotetaan yhtiössä jne. Myös hallituksen mahdolliset lähipiirikytkennät on hyvä selvittää.

Ihannetilanteessa hallitukseen löytyy jäseniä, joilla on toisiaan täydentävää osaamista ja mahdollisuus käyttää aikaansa taloyhtiön asioiden hoitoon. Jäsenten sitouttamiseksi ja mielenkiinnon herättämiseksi hallitustyöstä kannattaa tavallisesti maksaa jäsenille palkkio.

Tiivistettynä hyvän hallituksen ABC:

A: Hyvä hallitus pyrkii ja pystyy ristiriidattomaan ja vuorovaikutteiseen yhteistyöhön isännöitsijän, asukkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa.

B: Hallitus toimii huolellisesti ja suunnitelmallisesti sekä viestii tekemisistään asukkaille ja osakkaille.

C: Hallitus on ennen kaikkea kiinnostunut taloyhtiön asioista ja valmis perehtymään niihin. Hyvä hallitus ymmärtää myös tarvittaessa käyttää asiantuntija-apua kun oman osaamisen rajat tulevat vastaan.