Näin toimii taloyhtiön viestintä, joka vähentää turhaa työtä ja lisää tyytyväisyyttä

Remontteja, vastikkeita, kunnossapitoa. Taloyhtiöissä hoidetaan paljon asioita. Mutta asiat eivät ole vain asioita, vaan jotta ne etenevät, tarvitaan ihmisiä – ja vuorovaikutusta. Se ei aina ole ihan helppoa, mutta tästä taloyhtiöviestinnän nelikentästä voi olla apua.

1) Arjessa tarvitaan tiedottamista. Se ei vaadi keskustelua, vaan hyvät tiedotteet ja oikean kanavan. Sähköinen toimii hyvin, etenkin jos tiedottajalla on kaikkien sähköpostiosoitteet, tai jos kaikki tietävät, että tiedotteet löytyvät taloyhtiösivuilta. Usein rinnalle tarvitaan luukkujakelua. Tärkeää on tehokkuus.

2) Palautekanavalle on paikkansa. Taloyhtiössä täytyy olla kaikkien tiedossa oleva yhteinen tapa antaa palautetta isännöinnille, huollolle tai hallitukselle. Osakkaat voivat antaa palautetta isännöinnistä tai hallitustyöstä sähköisesti puheenjohtajalle, ja tämä vie palautteet kootusti eteenpäin. Huollon suuntaan vikailmoitukset kulkevat kätevimmin verkkopalvelussa. Valitun kanavan on hyvä olla online, jotta palautteen saa antaa heti, kun se tulee mieleen.

3) Vapaamuotoista keskustelua pitää olla paljon. Sen tehokkuudella ole väliä. Ensinnäkin on hyvä, jos osakkaat puhuvat paljon keskenään: pihalla, Facebookissa, sähköpostissa, WhatsAppissa ja taloyhtiön järjestämissä tilaisuuksissa. Yhteisissä tilaisuuksissa voi käydä ensimmäiset keskustelut myös esimerkiksi tulevista korjaushankkeista. Osakkaiden välillä käytävien keskustelujen kirjallisen koosteen saa helpoiten käsiinsä teettämällä taloyhtiössä kyselyn. Millaisia toiveita osakkailla on asumisesta? Millaisen näkemyksen enemmistö jakaa vaikkapa korjausasioissa?

Toiseksi myös hallituksen kannattaa keskustella vapaamuotoisesti. Tällöin valmistellaan päätöksiä. Kasvokkain tapaaminen tai Skype toimii parhaiten. Asiasta riippuen mukana voi olla isännöitsijä tai muu erikoisasiantuntija. Moni valmisteleva keskustelu ei sovi sähköpostiin tai WhatsAppiin, joissa keskustelu silppuuntuu. Lisäksi väärinymmärryksiä tulee helposti, kun ilmeet ja äänenpainot puuttuvat. Hymiötkään eivät aina auta.

4) Viimeisin taloyhtiöviestinnän kategoria on päätöksenteko. Kyse ei ole uusien näkökulmien esiintuonnista, vaan valmistellusta päätösehdotuksesta, joka hyväksytään. Tähän sopii hyvin sähköposti.

Taloyhtiön digitie on pitkä, mutta se kannattaa kulkea

Joko tämä puhe kyllästyttää? ”Pian, minä hetkenä hyvänsä ja ihan kohta tapahtuu se kauan odotettu taloyhtiömaailman käytäntöjen ja palveluiden sähköistyminen. Niin kuin kaikkialla muualla yhteiskunnassa on tapahtunut jo aikoja sitten: pankit, kirjasto, koululaitos, harrastusseurat. Sitten kaikki on helpompaa.”

Puhetta riittää, mutta mitään ei tapahdu. Ja mikä ehkä kaikkein ankeinta, syytellään toisia: Järjestelmäntoimittajat eivät saa kehitettyä tarpeeksi hyvää systeemiä. Isännöintiyrityksillä ei ole kunnollista palvelupakettia. Taloyhtiön hallituksissa ei ole valmiutta ottaa palveluita käyttöön.

Ollaan kuin parisuhteessa, jossa vika on aina toisessa. Mutta eikö se menekin niin, että vain omaan toimintaansa voi vaikuttaa, toisen ei? Eli ainoa mitä voi tehdä, on oma osansa. Mitä se tarkoittaa taloyhtiöiden hallituksissa?

Ensiksi hallitus selvittää osakaskyselyllä, että seisoohan talonväki arkea helpottavan muutoksen takana. Jos ei, se avaa keskustelun väistämättömän askeleen puolesta. Toiseksi hallitus etsii sinnikkäästi sopivan isännöintipalvelun, jolla on hyvät digijärjestelmät tukenaan. Kolmanneksi hallitus huolehtii, että viestintä kulkee mukana koko kivisen tien, sillä uusia sähköisiä palveluita ei opita käyttämään, ellei siihen ohjeisteta.

Teoriassa ihan helppoa. Niin kuin oman osansa täydellinen hoitaminen parisuhteessakin on: Ensin kysyy itseltään, mitä haluaa, ja valitsee sen mukaan. Sitten käyttää arjessa toimivaa ajanhallintajärjestelmää: tuohon parisuhdeaika, tuohon läsnä oleva vanhemmuus, harrastus tuohon, ja kotityöt koristeeksi tähän ja tuonne – ja totta kai virheetön viestintä pitkin matkaa.

Siis voimia käytäntöön, jos prosessi on vielä kesken. Luvassa on, jos ei nyt ihan verta, niin hikeä ja kyyneleitä ainakin.

Mitäpä, jos antaisit sähköiselle keskustelulle mahdollisuuden?

Satunnaisia kohtaamisia taloyhtiön rappukäytävässä tai keskusteluja pihatalkoissa haravanvarteen nojaten pari kertaa vuodessa, ja tietty harvakseltaan myös nimettömiä heippalappuja. Tosi monissa taloyhtiöissä muiden asukkaiden kanssa ollaan varsin vähän tekemisissä.

Keskustelukulttuurin lisääntyminen voisi tehdä taloyhtiöissä paljon hyvää. Yhteishenki ja turvallisuudentunne kasvaisivat. Taloyhtiön asiat koettaisiin enemmän omiksi. Villeimmät epätietoisuudessa sikiävät huhut ja väärinymmärrykset todennäköisesti vähenisivät.

Taloyhtiön sähköisillä keskusteluryhmillä asukkaiden ja osakkaiden väliseen vuorovaikutukseen voitaisiin tuoda aivan uudenlaista tehoa. Kun kanava valitaan oikein, voidaan saada paljon hyvää aikaan.

Kotitalo testasi erilaisia taloyhtiön sähköisiä keskustelukanavia taloyhtiöviestinnän konsultti Heidi Selkäinahon johdolla. Selkäinahon mukaan yhteinen keskusteluryhmä parantaa taloyhtiön tiedonkulkua, vaikka kaikki eivät olisikaan mukana. Hän kertoo, että hyvä tulos on, jos noin puolet porukasta innostuu.

Näkökulma on virkistävä. Torppaamme uuden teknologian käyttöönoton nimittäin helposti sillä perusteella, että ajattelemme, että emme kuitenkaan saa kaikkia mukaan.

Toinen seikka, joka hidastaa sähköisten keskusteluvälineiden käyttöönottoa, on asenne, eli negatiivinen suhtautuminen uuden teknologian käyttöönottoon. Siihen puree matalan kynnyksen kokeilu. Nimittäin: Jos väline on huono, se jää käyttämättä. Jos se on hyvä, siihen jää koukkuun. Jos se on tarpeellinen, ei kohta enää ymmärrä, miten koskaan pärjäsi ilman.

Lue lisää Selkäinahon ajatuksia ja katso neljän eri keskustelukanavan tähtiluokitus.

Ratkotaanko sinun taloyhtiössäsi oikeita ongelmia?

Kaikkea kaikille ei ole hyvä lähtökohta taloyhtiöiden digitaalisten palveluiden kehittämiseen. Kuitenkin ”peruspaketti” olisi hyvä olla kunnossa, kuten hyvällä ja ajankohtaisella sisällöllä varustetut taloyhtiösivut. Riittämätön viestintä ja huono tiedonkulku ovat taloyhtiöiden yleisimpiä ongelmia.

Jotta asumisen palveluita voidaan digitalisoida asukkaiden parhaaksi, pitää taloyhtiön tarpeiden olla tiedossa. Isoissa, nuorten aikuisten suosimassa taloyhtiössä on todennäköisesti eri haasteet ja tarpeet kuin pienemmässä, iäkkäämpien asukkaiden yhtiössä.

Mitkä ovat sinun taloyhtiösi keskeiset ja usein toistuvat ongelmat? Asumisen arki saattaa helpottua huomattavasti, kun muutamiin keskeisimpiin ja yleisimpiin ongelmiin löydetään ratkaisut.

Ennen kuin asioita voi ratkaista, pitää tietää ongelmakohdat. Asukkaiden toiveita ja tarpeita olisi hyvä kartoittaa säännöllisesti, ja kätevä väline tähän on Talokysely.fi. Kysy omalta isännöitsijältäsi, voisiko palvelun ottaa käyttöön sinunkin taloyhtiössäsi. Säännölliset asukaskyselyt antavat oikean suunnan ja selkärangan taloyhtiön kehittämiselle.

Ensisijaisten kehittämiskohteiden lisäksi asukaskysely saattaa paljastaa asioita, joita ei kannata alkaa kehittää ensimmäisenä. Kaiken ei tarvitse olla digitaalista ja vaikka tietyt asiat ovat toiselle taloyhtiöille tärkeitä, ne eivät välttämättä ole ensisijaisia omassa taloyhtiössäsi.

Ei kehitetä tai kyllä kehitetään -päätösten pitäisi olla yhtä mietittyjä ja perusteltua. Tällöinkin asukaskyselyt ovat hyvä selkäranka priorisoinnille.

Palveluiden digitalisoimisen pitäisi tarkoittaa parempia palveluita arjen todellisiin haasteisiin. Kysymällä palveluiden tulevilta käyttäjiltä eli asukkailta päästään jo pitkälle matkalla kohti parempia asumisenpalveluita.

Näin hyvää taloyhtiöasumista voi kehittää askel askeleelta

Mistä koostuu hyvä asumiskokemus taloyhtiössä? Elämäntilanteeseen ja kukkarolle sopiva asukkaan oloinen koti mukavalla asuinalueella, hyvien palveluiden äärellä? Kivat naapurit? Tunne, että kaikki omaan asumiseen liittyvä sujuu ilman suurempia ponnisteluja?

Meille taviksille oman kodin hankinta on elämän isoin investointi ja asuminen ainakin asuntovelalliselle kuukausittainen isoin menoerä. Kodin sisustaminen, hyggeily, kotoilu ja niin edelleen ovat tämän päivän trendejä, asuntosijoituksen hoitaminen sen sijaan ei. Tämä näkyy muun muassa siinä, että taloyhtiön hallituksessa istuu usein samat vanhat kasvot.

Myöskään yritykset eivät ole olleet erityisen kiinnostuneita kehittämään asumisen palveluita. Niitä on tarjolla hämmästyttävän vähän, vaikka anturit ja muu teknologia sekä niiden avulla rakennetut digitaaliset palvelut mahdollistavat monipuolisen asumisen palveluvalikoiman kehittämisen.

Juuri digipalvelut lisäisivät suomalaisten asumisessa arvostamia asioita: turvallisuutta ja rauhallisuutta sekä palveluiden saatavuutta.

Hyvän asumiskokemuksen takana toimii laadukas isännöinti, joka johtaa taloyhtiöitä ja hoitaa taloutta. Asumisen viihtyisyyttä luovat hyvä kiinteistöhuolto ja siivous.

Asukastyytyväisyyttä sekä luotettavuuden ja turvallisuuden tunnetta lisäävät tiedon hyvä kulku taloyhtiössä. Onko teidän taloyhtiössänne jo käytössä taloyhtiösivut, jossa on ajankohtaista tietoa taloyhtiöstänne ja asumisesta, esimerkiksi remontti-ilmoituksen jättämisestä?

Hyvää asumiskokemusta voi kehittää askeleittain seuraavasti:

  • Perusasiat kuntoon: hyvä isännöinti, monipuolisesti asukkaita edustava taloyhtiön hallitus sekä toimiva huolto ja siivous.
  • Tieto kulkemaan: Taloyhtiösivuille tietoa ajankohtaisista taloyhtiön asioista sekä vastauksia arjen asumisen kysymyksiin.
  • Johdetaan taloyhtiötä pitkäjänteisesti ja strategisesti sekä lisätään asukkaiden vaikutusmahdollisuuksia: Päätetään taloyhtiöstrategiasta, joka pohjautuu asukaskyselyihin.
  • Panostetaan asumisen palveluihin: Digitalisoimalla nykyisiä, esimerkiksi saunavuorojen varauksia, tai kehittämällä aivan uusia palveluita. Tällainen voi olla esimerkiksi huoltomiehen automaattinen tarkastuskäynti, kun asunnon seinissä olevat anturit ovat ilmoittaneet kohonneita kosteuslukemia.

Millä tasolla teidän taloyhtiössä panostetaan hyvään asumiskokemukseen?