Vinkit, joiden avulla aloittelijakin pärjää yhtiökokouksessa

Muistan elävästi ensimmäisen yhtiökokoukseni: kutsussa kehotettiin ottamaan oma tuoli mukaan. Taloyhtiön kerhohuoneella ei ollut jakkaroita kaikille. En tuntenut ketään ja ihmettelin, miksi yhtiökokouksen alussa ei esittäydytty, kuten missä tahansa työpalaverissa olisi tehty.

Suomen 80 000 taloyhtiössä on alkamassa yhtiökokouskausi. Tuoreen tutkimuksen mukaan osakkaat ovat hyvin kiinnostuneita taloyhtiön asioista. Siitä huolimatta tänäkin keväänä moni osakas jättää yhtiökokouksen väliin.

Taloyhtiöihin tarvitaan lisää keskustelua ja uusia vaikuttamiskanavia. Fiksu hallitus teettää kyselyn, jossa selvitetään osakkaiden mielipiteitä. Tulokset auttavat hallitusta viemään taloyhtiötä oikeaan suuntaan. Tulokset esitellään tietysti yhtiökokouksessa – ja se houkuttelee lisää väkeä kuulolle.

Jos et ole vielä käynyt yhtiökokouksessa, lähde rohkeasti mukaan. Yhtiökokouksessa saat tietoa siitä, mitä suunnitelmia taloyhtiöllä on ja miten hallitus ja isännöitsijä hoitavat sijoitustasi. Pääset päättämään suurimman omaisuutesi kehittämisestä. Tässä vinkit, joilla aloittelijakin pärjää:

  1. Isännöinti valmistelee asiat yhtiökokoukseen yhdessä hallituksen kanssa ja lähettää kokouskutsun mukana aineistoa, kuten tilinpäätöksen, talousarvion ja korjaushankkeiden suunnitelmat. Tutustu asioihin ja mieti kysymyksiä etukäteen.
  2. Yhtiökokouksen tärkein päätös on valita yhtiölle hyvä hallitus. Asetu ehdolle hallitukseen, jos olet kiinnostunut kotitalon kehittämisestä.
  3. Yhtiökokouksessa päätetään vain niistä asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa. Muista asioista voi keskustella kokouksen jälkeen, mutta niistä ei voi tehdä päätöksiä.

Ensimmäisessä yhtiökokouksessani pääsin heti hallitukseen ja sen ansiosta tutustuin paremmin kotitaloon ja ennen kaikkea naapureihin. Kun sitten aikanaan muutin pois, taloon jäi paljon hyviä muistoja kerhohuoneen kokouksista, pihatalkoista ja yhteisistä illanvietoista.

Sähköpostittomat pois taloyhtiöiden hallituksista

 

Taloyhtiöni saunaosasto on uudistettu ja nyt saisi varata löylyttelyvuoron. Toistaiseksi oma saunavuoro on vain haave. Saunan ovi nimittäin aukeaa vasta, jos ehdin päiväsaikaan arkena saapastella isännöintiyritykseen varausta tekemään.

Isännöintiliiton digiselvityksen mukaan vain joka neljäs isännöitsijä on sitä mieltä, että asiakkaat ovat valmiita digitaalisiin palveluihin. Anteeksi että mitä? Aika moni meistä käyttää digipalveluita joka päivä. Samaa kertovat myös Tilastokeskuksen taulukot.

Selityksen olen kuullut tänä syksynä monen isännöitsijän suusta: taloyhtiöiden hallituksissa on paljon jäseniä, joilla ei ole älypuhelinta, tietokonetta tai edes sähköpostia. Näiden tervaskantojen vuoksi kokoukset, tiedotus ja saunavuorojen varaukset hoidetaan edelleen kuten kultaisella 80-luvulla.

Muutoksen tuulet puhaltavat nyt reippaasti. Viranomaiset lopettavat kirjepostin lähettämisen kokonaan vuonna 2018. Verottajan, Kelan ja kuntien kirjeet siirtyvät Suomi.fi -palveluun. Jos viranomaiset uskaltavat ottaa tällaisia askelia, on meidän taloyhtiöissäkin korkea aika ryhdistäytyä.

Tässä selkeät askelmerkit, miten taloyhtiö tuodaan 80-luvulta tähän päivään:

  1. Sähköpostittomat pois hallituksista. Valitaan hallitukseen vain sellaisia henkilöitä, jotka käyttävät älypuhelinta tai tietokonetta.
  2. Asiointi verkkoon 24/7. Ostetaan isännöinniltä taloyhtiösivut ja sähköinen asiointi, mm. saunavuorojen varaukset. Ellei nykyinen isännöintifirma tarjoa, etsitään uusi.
  3. Valmennetaan asukkaat toimimaan oikein. Tiedotetaan digitaalisista palveluista aktiivisesti.

Ensimmäinen kohta on meidän osakkaiden vastuulla. Laitetaan se kuntoon heti ensi kevään yhtiökokouksissa. Toisen hoitaa hallitus ja kolmannen isännöinti.

Valtaosa isännöintiyrityksistä on jo lähtenyt 80-luvulta ja haluaisi tuoda asiakkaatkin digiaikaan. Mm. muutto- tai remontti-ilmoituksen tekeminen tai isännöitsijäntodistuksen tilaaminen onnistuu jo useimmiten verkossa, kertoo digiselvitys. 28 % isännöintiyrityksistä tarjoaa sellaista palvelua, että asukas voi varata saunavuoron verkossa.

Minullakin on vielä toivoa päästä nauttimaan löylyistä kotitalossani.

Operaatio strategia taloyhtiölle, osa 6

Melkein nolottaa, kuinka paljon aikaa edellisestä strategiakirjoituksestani on ehtinyt kulua. Mutta minulla on sentään paljon hyviä asioita teille kertoa.

Viime vuoden hallitus ei halunnut viedä strategiahankkeemme kevään yhtiökokoukseen päätettäväksi, joten asia vietiin yhtiökokoukseen keskusteluaiheena. Yhtiökokoukselta pyydettiin lupaa valmistella strategiamme loppuun.

Keskustelu yhtiökokouksessa oli pääosin todella positiivista ja saimme hyvää palautetta erityisesti siitä, että asukkailta oli kysytty mielipiteitä yhtiön kehittämisestä. Keskustelun innostamana asukastoimikunta sai valtuudet edetä strategiatyössä. Yhtiökokouksessa keväällä myös hallituksen kokoonpano muuttui ja myös uusi hallitus suhtautuu strategiahankkeeseen positiivisemmin.

Yhtiökokouksen jälkeen asukastoimikunta siis päätti viettää mukavan illan yhdessä, jolloin saimme viimeisteltyä strategiaehdotuksen. Myönnetään nyt, että meillä on oikein viihtyisää ja jopa hauskaa asukastoimikunnassa ja strategiailtoihin saattaa kuulua jopa juustojen ja viinin maistelua (luonnollisesti omaan piikkiin). Hallituksen kokoukseen strategiaehdotus meni kokonaisuudessaan käsiteltäväksi nyt lokakuussa. Tarkoitus olisi viedä strategiamme ensi kevään yhtiökokoukseen hyväksyttäväksi.

Kyselytulosten perusteella strategialinjauksina on tarkoitus esittää, että yhtiössä korostetaan asukasviihtyvyyttä sekä edustavuutta. Asukkaille mahdollistetaan aktiivinen ulkona liikkuminen ja pyöräily sekä saumaton liittyminen kaupungin kehittyvään julkisen liikenteen verkostoon.

Asukkaiden tarpeet huomioidaan yhteisten tilojen ja piha-alueiden jatkuvassa kehityksessä ja kunnossapidossa ja taloyhtiöllä on aktiivinen johto, joka viestii monipuolisesti nykyaikaisia viestintävälineitä käyttäen siten, että asukkailla on ajantasaista tietoa aina saatavilla. Strategiaehdotuksen innostamana, perustimme itse asiassa jo taloyhtiölle omat Facebook-sivut.

Strategisten valintojen tarkistus olisi tarkoitus tehdä asukaskyselymuodossa ensimmäisen kerran neljän vuoden kuluttua. Jos kysely antaa siihen aihetta, voimme tehdä tarvittavia muutoksia yhtiön strategiaan.

Kerron kyllä, jos yhtiökokous ei hyväksy strategiaehdotuksemme keväällä.

Mikä on yhtiökokouksen todellinen tarkoitus?

 

Hassuimpia juristin uralla vastaan tulleita kysymyksiä ovat eittämättä olleet yhtiökokousten päätösten tekoon liittyvät kysymykset. Kun kokouksen ulkopuoliselle henkilölle esitetään kysymys, mitähän me siellä taloyhtiökokouksessa eilen illalla oikein päätettiin, tulee väkisinkin vähän hämmentynyt olo.

Miten yhtiökokous voi mennä ohi sillä tavalla, ettei osakkailla ole hajua yhdestäkään yhdessä päätetystä asiasta? Mikä on mennyt mönkään?

Tuntuu, ettei kovin moni osakas ole ymmärtänyt yhtiökokouksen todellista tarkoitusta. Yhtiökokoushan on kutsuttu koolle päättämään taloyhtiön asioista, isoista sellaisista. Tärkeintä on saada päätökset pakettiin, ei kokouksen muodollinen puoli.  Kuitenkin suhtautuminen on kuin Linnan juhliin kutsun saaneella: miten siellä nyt oikein pitää käyttäytyä ja milloin saa puhua, vai saako puhua ollenkaan.

Päätökset pakettiin

Jos kokoukseen menee kylmiltään kutsua lukematta ja perehtymättä edes pikkuisen käsiteltäviin asioihin, ei suorituskaan voi olla hääppöinen. Päätökset saadaan pakettiin vasta, kun osakas on tilanteen tasalla ja hyvin valmistautunut. Etukäteen kannattaa miettiä esimerkiksi, mitä mieltä minä olen näistä tällä kertaa päätettävistä jutuista, haluanko esittää kokouksessa kysymyksiä oman kantani tueksi ja niin edelleen.

Toinen huomioni on, että yhtiörakenne monimutkaistaa asioita ihmisten mielissä. Kukaan omakotitalon omistaja ei mieti esimerkiksi katon korjauspäätöksen tekemisen prosessia, vaan tekee päätöksen: tänä keväänä korjaan kattoni ja pyydän tarjoukset kolmelta eri kattofirmalta. Myönnetään, myönnetään, erojakin on, mutta yksinkertaistettuna kyse on ihan samasta asiasta, oli päätöstä tekemässä yksi tai yhdeksän omistajaa.

Silloin tällöin pyyhkeitä pitää antaa taloyhtiön johdollekin. Hallituksen ja erityisesti yhtiökokouksen puheenjohtajaksi valittavan kun pitää huolehtia, että kokous sujuu hyvällä fiiliksellä ja selkeällä sapluunalla. Ja siten, että kaikille kokouksessa olleille tulee selväksi, päätettiinkö se taloyhtiön katto korjata tänä kesänä vai ei.

Hankittaisiinko taloyhtiöön hissi jälkikäteen?

Hissillä on yllättävä psykologinen vaikutus. Pitkän ja raskaan päivän jälkeen olen joka kerta kiitollinen siitä, että kotitalossani on hissi, eikä minun tarvitse kiivetä rappusia toiseksi ylimpään kerrokseen.

Moni suomalainen ei kuitenkaan ole hissin suhteen yhtä onnekas kuin minä. Hissi puuttuu nimittäin lähes puolesta kerrostaloista. Tämä on hurja tieto, kun ajattelee, että väestöstä 18 prosenttia on tällä hetkellä yli 65-vuotiaita – ja luku on kasvussa.

Hissin puuttuminen johtuu siitä, että hissi tuli pakolliseksi nelikerroksisiin uudisrakennuskohteisiin vasta vuonna 1994 ja kolmikerroksisiin kohteisiin vuonna 2005. Suurin osa kerrostaloista on rakennettu 1960–80-luvuilla.

Osakkaiden onneksi lähes kaikkiin hissittömiin taloihin on kuitenkin mahdollista asentaa hissi jälkikäteen.

Hissi helpottamaan arkea

Asunto-osakeyhtiölaissa on erityissäädös, jossa määritellään, miten hissin jälkiasennuksesta on päätettävä ja miten kustannukset on jaettava. Säädös on siinä mielessä erityinen, että se on pakottava. Siitä ei voi siis poiketa ilman kaikkien osakkaiden suostumusta.

Päätös hissin jälkiasennuksesta on käsiteltävä yhtiökokouksessa, ja sille on saatava yksinkertainen enemmistön kannatus eli yli puolien osakkaista on kannatettava hanketta.

Lähtökohtaisesti hissit asennetaan aina koko taloyhtiöön. Yhtiökokous voi kuitenkin päättää, ettei kaikkiin porrashuoneisiin asenneta hissiä. Toisaalta osassa porrashuoneita voi olla hissi jo valmiiksi.

Hissittömiin porrashuoneisiin voidaan yhtiökokouksen päätöksellä asentaa hissi. Päätös tehdään yksinkertaisella enemmistöllä. Tämän lisäksi enemmistön hissittömässä talossa asuvista osakkaista on kannatettava hanketta. Tämä siksi, että ne osakkaat, jotka asuvat rapussa, jossa on jo hissi tai johon hissiä ei päätetä asentaa, eivät osallistu hankkeeseen. Käytäntö on siten reilu kaikille.

Hissilaskurilla voi helposti laskea, miten hissin jälkiasennuksesta tulevat kustannukset jakautuvat osakkaiden kesken.