Tietoja Anna Malk

Julkaisupäällikkönä Isännöintiliiton Kotitalo-lehdessä teen töitä, jotta taloyhtiöissä asuminen olisi aina vain mukavampaa, sopuisampaa ja taloudellisesti järkevämpää.

Taloyhtiön digitie on pitkä, mutta se kannattaa kulkea

Joko tämä puhe kyllästyttää? ”Pian, minä hetkenä hyvänsä ja ihan kohta tapahtuu se kauan odotettu taloyhtiömaailman käytäntöjen ja palveluiden sähköistyminen. Niin kuin kaikkialla muualla yhteiskunnassa on tapahtunut jo aikoja sitten: pankit, kirjasto, koululaitos, harrastusseurat. Sitten kaikki on helpompaa.”

Puhetta riittää, mutta mitään ei tapahdu. Ja mikä ehkä kaikkein ankeinta, syytellään toisia: Järjestelmäntoimittajat eivät saa kehitettyä tarpeeksi hyvää systeemiä. Isännöintiyrityksillä ei ole kunnollista palvelupakettia. Taloyhtiön hallituksissa ei ole valmiutta ottaa palveluita käyttöön.

Ollaan kuin parisuhteessa, jossa vika on aina toisessa. Mutta eikö se menekin niin, että vain omaan toimintaansa voi vaikuttaa, toisen ei? Eli ainoa mitä voi tehdä, on oma osansa. Mitä se tarkoittaa taloyhtiöiden hallituksissa?

Ensiksi hallitus selvittää osakaskyselyllä, että seisoohan talonväki arkea helpottavan muutoksen takana. Jos ei, se avaa keskustelun väistämättömän askeleen puolesta. Toiseksi hallitus etsii sinnikkäästi sopivan isännöintipalvelun, jolla on hyvät digijärjestelmät tukenaan. Kolmanneksi hallitus huolehtii, että viestintä kulkee mukana koko kivisen tien, sillä uusia sähköisiä palveluita ei opita käyttämään, ellei siihen ohjeisteta.

Teoriassa ihan helppoa. Niin kuin oman osansa täydellinen hoitaminen parisuhteessakin on: Ensin kysyy itseltään, mitä haluaa, ja valitsee sen mukaan. Sitten käyttää arjessa toimivaa ajanhallintajärjestelmää: tuohon parisuhdeaika, tuohon läsnä oleva vanhemmuus, harrastus tuohon, ja kotityöt koristeeksi tähän ja tuonne – ja totta kai virheetön viestintä pitkin matkaa.

Siis voimia käytäntöön, jos prosessi on vielä kesken. Luvassa on, jos ei nyt ihan verta, niin hikeä ja kyyneleitä ainakin.

Minusta hyvä isännöinti on eniten…

…talouden asiantuntijuutta, eli sitä, että seuraa ja raportoi taloyhtiön taloutta tarkasti ja niin, että asuntojen arvo nousee kohisten. Ei kun sittenkin se on erityisesti juridista ammattitaitoa, eli että ennakoi muuttuvia lakeja ja asetuksia ja huolehtii, että kaikki taloyhtiön asiat hoituvat lain mukaan.

Ei kun ei sittenkään. Hyvä isännöinti on minulle ennen kaikkea asiakaspalveluhenkisyyttä: asiakkaiden tasapuolista kohtelua sekä nopeita vastauksia kysymyksiin, jotka koskevat vaikka perintöoikeutta, ilmanvaihtoa tai lemmikin kuolemanturvavakuutusta tulipalotilanteessa.

Ei kun totta kai hyvä isännöinti on minulle varsinkin hyviä verkostoja. Mikään ei ole niin tärkeää kuin se, että isännöinti järjestää parhaat tekijät nyt vaikkapa putkiremonttiin.

Vai olisiko sittenkin olennaisinta, että isännöitsijä ymmärtäisi paljon tekniikasta? Olisi kätevää, jos hän tajuaisi valokuidut, laajakaistat, sähkölukot, vesimittarin etäluennan ja mitä näitä nyt on.

Tai merkitsisikö minulle kuitenkin eniten viestintä? Kyllähän nyt hyvään isännöintiin kuuluu sekin, että tuntee viestinnän lainalaisuudet, kriisiviestinnän ja että osaa kirjoittaa kaikesta kansantajuisesti.

Enkä kyllä millään haluaisi jättää määrittelyn ulkopuolelle visiointia ja kehittämistäkään. Pitää tarjota taloyhtiöille oma-aloitteisesti jotakin ihan uutta, kaikkien odotukset ylittävää. Senhän voi tehdä siinä perustöiden ohella? Eikä riitä, että on mukavaa. Sen täytyy olla paljon parempaa. Henkilökemioiden pitää toimia – kaikkien kanssa.

Mikä teidän taloyhtiöllenne on isännöinnissä tärkeintä?

Mitäpä, jos antaisit sähköiselle keskustelulle mahdollisuuden?

Satunnaisia kohtaamisia taloyhtiön rappukäytävässä tai keskusteluja pihatalkoissa haravanvarteen nojaten pari kertaa vuodessa, ja tietty harvakseltaan myös nimettömiä heippalappuja. Tosi monissa taloyhtiöissä muiden asukkaiden kanssa ollaan varsin vähän tekemisissä.

Keskustelukulttuurin lisääntyminen voisi tehdä taloyhtiöissä paljon hyvää. Yhteishenki ja turvallisuudentunne kasvaisivat. Taloyhtiön asiat koettaisiin enemmän omiksi. Villeimmät epätietoisuudessa sikiävät huhut ja väärinymmärrykset todennäköisesti vähenisivät.

Taloyhtiön sähköisillä keskusteluryhmillä asukkaiden ja osakkaiden väliseen vuorovaikutukseen voitaisiin tuoda aivan uudenlaista tehoa. Kun kanava valitaan oikein, voidaan saada paljon hyvää aikaan.

Kotitalo testasi erilaisia taloyhtiön sähköisiä keskustelukanavia taloyhtiöviestinnän konsultti Heidi Selkäinahon johdolla. Selkäinahon mukaan yhteinen keskusteluryhmä parantaa taloyhtiön tiedonkulkua, vaikka kaikki eivät olisikaan mukana. Hän kertoo, että hyvä tulos on, jos noin puolet porukasta innostuu.

Näkökulma on virkistävä. Torppaamme uuden teknologian käyttöönoton nimittäin helposti sillä perusteella, että ajattelemme, että emme kuitenkaan saa kaikkia mukaan.

Toinen seikka, joka hidastaa sähköisten keskusteluvälineiden käyttöönottoa, on asenne, eli negatiivinen suhtautuminen uuden teknologian käyttöönottoon. Siihen puree matalan kynnyksen kokeilu. Nimittäin: Jos väline on huono, se jää käyttämättä. Jos se on hyvä, siihen jää koukkuun. Jos se on tarpeellinen, ei kohta enää ymmärrä, miten koskaan pärjäsi ilman.

Lue lisää Selkäinahon ajatuksia ja katso neljän eri keskustelukanavan tähtiluokitus.

Näin taloyhtiön johdosta syntyy unelmatiimi

Meille pienten lasten vanhemmille muistutetaan aina: kun räyhäätte lapsillenne, älkää ikinä sanoko esimerkiksi, että olet tyhmä, vaan että toimit tyhmästi. Tämä aivopesu kannattaa, koska siinä piilee tiimitaitojen ydin.

Google tutki joitakin vuosia sitten, miten parhaat tiimit syntyvät. Tutkimuksissa selvisi, ettei niitä luoda mestariyksilöitä yhdistämällä, vaan ryhmän sisäiset normit ja ihmisten käyttäytyminen ratkaisevat. Olennaista ei siis ole ihmetellä, millainen minä olen ja millainen tuo tuossa, vaan miten me toimimme.

Maailman luovimpia ja aikaansaavimpia työporukoita yhdisti yksi asia ylitse muiden: luottamus. Tiimien jäsenet kokivat olevansa psykologisesti turvassa. He tunsivat olonsa vapaaksi ja pystyivät jakamaan tunteitaan, ajatuksiaan ja ideoitaan ilman pelkoa nolatuksi tulemisesta tai syyttelystä.

Jokainen voi olla mukana synnyttämässä tällaista ilmapiiriä, ja Googlen tutkimuksen ansiosta me tiedämme, miten. Luottamusta ruokkivat sellaiset yksinkertaiset asiat kuin 1. kuunteleminen, 2. aitous, 3. avuliaisuus ja 4. se, että muistaa sanoa kiitos.

Lisäksi sitä rakentavat 5. sitoutumisen osoittaminen sekä ryhmään että asioihin, 6. empatian näyttäminen muita kohtaan ja 7. läpinäkyvyys kaikessa toiminnassa.

Jos oma joukkue ei ole vielä täydellinen, tiedät, mitä tehdä. Omaan käyttäytymiseensä voi vaikuttaa eniten ihan itse, joten jos jokainen ryhmän jäsen katsoo itseään rohkeasti peiliin, alkaa tapahtua.

Siis kun seuraavan kerran tapaat tiimiäsi, hallituskumppaneitasi ja isännöitsijää, pidä mielessäsi tämä seitsemän kohdan lista. Rakennanko enemmän kuin rikon?

Tunteet pois, kun ostat kotia taloyhtiöistä

Jos ostaisin nyt kodin taloyhtiöstä, en antaisi tunteiden tulla, en antaisi itseni hämääntyä: en täydellisestä lattiasta, en pullantuoksusta, en lempitapeteista, en näkymästä metsään ja merelle. Pelaisin alkuun pelkällä järjellä, ja selvittäisin kylmänviileästi nämä kolme asiaa:

  1. Onko taloyhtiön talous kunnossa? Katsoisin tuoreimman tilinpäätöksen vastikeylijäämän: onko varautumisvaroja? Eihän vastike ole yllättävän korkea tai hälyttävän matala? Onko tontti oma vai vuokra? Onko muita tulonlähteitä kuin vastikkeet?
  2. Onko taloa pidetty kunnossa pitkin matkaa? Jos isännöitsijäntodistuksessa on huolellisesti dokumentoitu, systemaattisesti toteutettu korjaushistoria, hyvä. Lisäksi sieltä pitäisi löytyä tulevaisuus, eli kunnossapitosuunnitelma aikataulu- ja kustannusarvioineen vähintään kymmenen vuoden päähän. Entä pienet yksityiskohdat, ovathan ovenkahvatkin kunnossa?
  3. Onko taloyhtiössä toteutettu osakkaille talokysely ja laadittu sen pohjalta strategia? Haluavatko asukkaat samoja asioita kuin minä? Kuunnellaanhan osakkaita myös ensi vuonna, eli pääsenhän itsekin mukaan määrittelemään sitä, mihin asioihin meidän taloyhtiössä panostetaan?

Järkevyyteni huipuksi muistaisin, ettei ostohetken hinta ole koko totuus, vaan että maksan asuntoni vielä kolmeen kertaan korkoina, hoitomenoina ja korjauskuluina.

Ja entä jos kohdat eivät täyty, näkyyhän se asunnon hinnassa? Tai olenhan varmasti valmis yllätyksiin, ikäviinkin?

No, sitten antaisin vihdoin unelmanäkyjen tulla, sillä ilman niitä ei oikeasti rakenneta koteja. Kynttilänvalo, auringonlasku ja kesätuuli parvekkeella, minä ja hän, ja lasten äänet auringossa.