Tietoja Henrik Tuhkanen

Seuraan taloyhtiöelämää Isännöintiliitossa digilasit tiukasti päässä. Uskon, että se mikä voi digitalisoitua, digitalisoituu.

Diginimmari, sinua odotetaan!

Jokainen hallituksessa istunut tunnistanee tilanteen, jossa uuden kokouksen alkaessa allekirjoitetaan edellisen kokouksen pöytäkirjat. Joku, jonka allekirjoitusta kaivataan, puuttuu paikalta. Pöytäkirja jää isännöitsijälle odottamaan seuraavaa kohtaamista. Jos on vähän kiire, paperit laitetaan postiin. Jos on vielä kiireempi, lähetti vie ja tuo. Nimi saadaan kyllä paperiin, mutta helpomminkin se voisi käydä.

Tapasin Nordean ja Isännöintiliiton järjestämässä tilaisuudessa useita sähköisen allekirjoittamisen palveluntarjoajia. Keskustelujen pohjalta sain vaikutelman, että pankkimaailma alkaa vihdoin olla valmis käyttämään sähköistä allekirjoittamista esimerkiksi asuntokaupassa. Ihan pian se leviää asunto-osakeyhtiöissä myös muihin tarkoituksiin.

Ehkä suurin jarruttaja on tällä hetkellä Mr. Muutosvastarinta. Se elää meissä jokaisessa ja nostaa päätään, kun pitäisi tehdä jotakin toisin kuin ennen. Sähköisen allekirjoituksen hidastamisessa Mr. on toistaiseksi onnistunut: osakkaat allekirjoittavat dokumentteja sähköisesti vain harvoissa taloyhtiöissä.

Muutosvastarinnan herralle kuitenkin tiedoksi: ne osakkaat, jotka ovat kokeilleet tätä kerran, eivät palaa enää vanhaan malliin. Se taitaa siis toteuttaa tarkoitustaan: tehostaa ja helpottaa asumisen arkea.

Joten, sähköinen allekirjoitus, tervetuloa elämäämme. Olemme odottaneet sinua!

Somesoppaa kaikilla mausteilla

Kuva: Mats Adamczak / Flickr

Kuva: Mats Adamczak / Flickr Creative Commons

Ei taida enää paljon löytyä taloyhtiöitä ilman Facebook-ryhmiä. Tosin, aktiivisuus ja osallistuminen ryhmissä on vielä hyvinkin vaihtelevaa. Luin joskus hauskan vertauksen torista ja sosiaalisesta mediasta. Entisaikaan mentiin torille vaihtamaan kuulumisia ja päivittämään tietoja, nykyisin sama tapahtuu sosiaalisessa mediassa. Ennen some-aikaa löytyi myös aina aktiivisia torillakävijöitä, ja niitä vähemmän aktiviisia. Ne joilla oli asiaa, ”tiedottivat”, ja ne, joita asia sattui kiinnostamaan, tulivat sitä kuuntelemaan. Simple as that.

Taloyhtiömaailmassa somekanavat tarjoavat huikeat mahdollisuudet tiedon jakamiseen ja verkostoitumiseen. Valitettavan usein kuitenkin saattaa kaiken keskellä unohtua varsinainen tiedon jakaja, isännöitsijä. Ovatko hallitus ja isännöitsijä sopineet keskenään pelisäännöt tiedon jakamisesta taloyhtiössä? Onko isännöitsijä kutsuttu someryhmään kenties sopimatta? Oletetaanko, kuitenkin, että somekanavan kautta toimitetaan taloyhtiön dokumentteja niitä pyytäville? Kuka jakaa ja mitä, häh?

Somesoppa voi siis sekoittua helposti. Osakas olettaa, mutta isännöitsijä ei piru vie vaan ”tottele”. Syntyy eripuraa viestinnän periaatteista. Turhautumisen aalto voi iskeä kaikkiin osapuoliin, koska tieto ei kulje eikä asioista ole sovittu mitään. Voi jopa nousta se kuuluisa someraivo! Kuitenkin koko sopan takana on vain yksi asia, joka on jäänyt sopimatta: pelisäännöt.

Kuka siis loppupeleissä vastaa ryhmän ylläpidosta ja pelisäännöistä? Isännöitsijä, hallitus vai yksittäinen osakas?

Ylläpitovastuun voi tietysti helposti sysätä yksittäiselle osakkaalle, jos näin virallisesti sovitaan, mutta edelleen ammattimaisuus voi jäädä tästäkin mallista uupumaan. Arki kun voi lyödä helposti kasvoille: osakkaita tulee ja menee, lomat pyörivät, ylläpitäjän kiinnostus lopahtaa omien työkiireiden lomassa jne. Voi siis käydä helposti niin, että ryhmän ylläpito jää kokonaan tuuliajolle.

Mikä silloin neuvoksi?

Mielenkiintoinen ja harkitsemisen arvoinen vaihtoehto voisi olla, että isännöintiyritys alkaakin vastata dokumentaation ja viestinnän ylläpidosta valitussa somekanavassa.

Prosessi etenisi kutakuinkin näin:

  1. Sovitaan yhdessä somekanava/ryhmä, jota käytetään. Samalla päätetään myös ryhmien määrät (hallituksen omat, asukkaiden yleinen jne.)
  2. Sovitaan viestinnän taso, johon isännöintiyritys sitoutuu: viikkoviestit, kuukausittaiset viestit, urakkatiedottamiset, akuutit uutiset, vikailmoitusten tiedottaminen jne.
  3. Sovitaan dokumenttien jakamisen periaatteet: jaetaanko dokumentteja ryhmän sisällä vai linkeillä esim. Isännöintiyrityksen dokumenttiarkistoon? (jälkimmäinen tapa on aina tietoturvallisempi)
  4. Sovitaan lisäpalvelun veloituksesta isännöinnin ja taloyhtiön välillä: Selvää on, että tällaisen viestintäkanavan hoitamisen ei voida velvoittaa sisältyvän vanhaan isännöintipalkkioon. Kun pelisäännöt ovat sovittuina, on luonnollisesti sovittuna tällöin myös hintalappu kokonaisuuden ammattimaiselle hoitamiselle. Ammattimainen hoitaminen vaatii puolestaan resursseja isännöintiyritykseltä.

Hyvää somesoppaa toivottaen

Henrik