Isännöitsijä – yleisnero vai erikoisammattilainen?

Isännöintialalla viljellään jo kulunutta vitsiä siitä, että isännöitsijän täytyy samaan aikaan olla vähintään lakimies, insinööri, kauppatieteilijä, arkkitehti, pappi ja psykologi.

Onhan tämä aika laaja osaamisvaatimus suhteessa siihen, että esimerkiksi kirurgin tai diplomi-insinöörin ei oleteta hallitsevan edes kaikkia oman alansa asioita. Erikoissektorin kiemuroissakin riittää tietämistä.

Pieni osa asukkaista ja osakkaista kuvittelee, että isännöinti on ikään kuin asumisen numeropalvelu. Soita ja kysy mitä tahansa! Isännöitsijälle voi pirauttaa vaikka sunnuntaiaamuna ja kysyä, miksei sanomalehti ole pudonnut luukusta.

Ehkä isännöitsijää olisikin luontevaa verrata terveyskeskuslääkäriin tai paikallislehden toimittajaan. Kaikesta pitää tietää vähän ja kuka tahansa saattaa ottaa yhteyttä missä asiassa tahansa.

Osaamisen ydin on siinä, että tietää, kenen puoleen kääntyä. ”Ammattitaitoa on, että osaa käyttää asiantuntijaa”, kuten eräs isännöitsijä totesi.

Olen jutellut työnkuvan pirstaleisuudesta useiden isännöitsijöiden kanssa, ja he tuntuvat suhtautuvan asiaan lupsakasti – ehkä pakon edessä. Monet varmasti nauttivatkin ammatin monipuolisuudesta. Ongelmana on vain se, että yksittäiset ja usein sinnikkäät yhteydenottajat saattavat kuluttaa yllättävän paljon isännöitsijän resursseja. Lopulta tämän kustantavat kaikki osakkaat yhdessä.

Isännöintialan ja taloyhtiöiden hallitusten yhteinen ponnistus on, että roolit ja tehtävät saadaan selviksi asunto-osakeyhtiöiden osakkaille ja asukkaille. Kenties tulevaisuudessa myös isännöitsijän toimenkuva muuttuu, ehkäpä näemme jatkossa yhä useampia isännöinnin erikoisammattilaisia?

Tarkkuutta, vastuuta ja asiantuntemusta – siksi isännöitsijäntodistus maksaa

Napin painallus, ja tulostin sylkäisee isännöitsijäntodistuksen, josta rahat kilahtavat isännöintiyrityksen tilille. Pelkkää ryöväämistä yhdestä paperista?

Napin painamista ennen on tapahtunut monta vaihetta ennen kuin isännöitsijäntodistus, onnistuneen asuntokaupan tuki ja turva, on valmis.

Kun isännöintiyritys saa pyynnön todistuksesta, asiakaspalvelu tarkastaa taloyhtiön ja huoneiston perustiedot ja osakkeenomistajat. Kirjanpito tarkistaa huoneiston lainaosuudet ja varmistaa, ettei huoneistolla ole maksamattomia vastikkeita.

Lopuksi isännöitsijä tarkistaa, että huoneistokohtaiset ja taloyhtiön korjaukset on merkitty todistukseen, ja allekirjoittaa isännöitsijäntodistuksen. Nimellään hän vastaa tietojen paikkansapitävyydestä.

Asuntoa myyvän henkivakuutus

Ajantasainen isännöitsijäntodistus on asuntokaupan tärkein asiakirja. Ostajalle siksi, että hän voi perustaa ostopäätöksensä faktaan, ei mutuun tai ruusuisiin kuvitelmiin.

Myyjälle kunnollinen isännöitsijäntodistus on hyvä henkivakuutus, sillä todistuksessa mainituista asioista ei voi syntyä myyjälle myöhemmin kaupanvastuuta. Todistuksen hankintameno on häviävän pieni summa asuntokauppariidan kustannusten rinnalla.

Asuntokaupoilla isännöitsijäntodistuksessa kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin asioihin.

  1. Mikä on asunnon velaton hinta, jos se poikkeaa myyntihinnasta? Mikä on kyseistä huoneistoa koskeva velkaosuus ja miten sen voi maksaa pois?
  2. Mitä eri vastikkeita ja maksuja kerätään? Onko huoneistolla vastikerästejä?
  3. Mitä korjauksia taloyhtiössä on tehty ja mitä uusia korjaushankkeita on tiedossa? Onko korjauksia tehty säännöllisesti? Hälytyskellojen pitää soida, jos 20-30 vuotta vanhassa talossa on tehty korjauksia vain vähän.
  4. Onko taloyhtiössä liikehuoneistoja, jotka voivat pienentää hoitovastikkeita? Sijaitseeko taloyhtiö vuokratontilla ja milloin vuokraoikeus päättyy? Onko yhtiöllä tai osakkailla lunastusoikeus osakkeisiin, ja mitä siitä on sovittu? Entä mikä on naapurissa olevan tyhjän tontin kaavoitustilanne?
  5. Onko taloyhtiössä tehty pitkän ajan suunnitelmaa eli strategiaa siitä, mihin yhtiössä panostetaan ja miten sitä halutaan kehittää?
  6. Mikä on taloyhtiön taloudellinen tilanne? Tilinpäätös, talousarvio ja yhtiöjärjestys ovat isännöitsijäntodistuksen liitteinä.
  7. Ovatko taloyhtiössä kerätyt vastikkeet riittäneet? Se selviää tilinpäätöksen vastikerahoituslaskelmasta eli jälkilaskelmasta. Perussääntönä on, että taloyhtiöllä pitäisi olla säästössä vähintään kahden kuukauden vastikkeita vastaava summa laskujen maksuja ja yllättäviä korjausmenoja varten.

Isännöitsijäntodistuksen käyttöikä on kolme kuukautta. Jos asuntoa ei ole tuona aikana myyty, tarvitaan uusi todistus. Joka tapauksessa kauppakirjan liitteenä on aina tuore isännöitsijäntodistus, johon päivitetään kaupantekohetken lainaosuustieto ja tietysti muutkin mahdollisesti muuttuneet tiedot.

Miksi tieto taloyhtiössä ei tavoita?

Kukapa haluaisi taloyhtiöönsä tilannetta, jossa arjen asiasta syntynyt väärinkäsitys kehittyy pieneksi eripuraksi saati sitten kunnon riidaksi. Tai sitä, että korjaushankkeen aikana puhelin tai ovikello soi jatkuvasti, kun asukkaat valittavat itselleen yllätyksinä tulevista asioista.

Silti näitä tilanteita syntyy jatkuvasti, ja monesti taustalla on viestinnän puute.

Viestintä on välillä vähän viheliäinen juttu, kun monesti tuntuu, että mikään ei riitä. On toimivat nettisivut, joista löytyy kaikki ajankohtainen tieto. On ilmoitustaulu niitä varten, jotka eivät ehkä käytä tietokonetta. Miksi tieto taloyhtiössä ei siis kulje?

Nyrkkisääntönä voi pitää, että viestintää ei ole koskaan riittävästi. Ihmiset eivät pahastu viestien tulvasta, vaikka samaan aikaan käytettäisiin monia eri viestintäkanavia. Eri ihmiset käyttävät eri kanavia ja eri kanavat sopivat erilaisiin tilanteisiin.

Taloyhtiön monikanavainen viestintä vähentää isännöinnin ja hallituksen työmäärää ja lisää asumisviihtyisyyttä. Kotisivut kannattaa nähdä tiedon kotipesänä. Ne eivät itsessään tavoita ihmisiä, vaan heidät ohjataan sinne sähköpostien, tekstiviestien, sosiaalisen median ja paperisten tiedotteiden avulla.

”Kotisivut eivät itsessään tavoita ihmisiä.”

Viestintä on mukana kaikissa kohtaamisissa, joten myös yhtiökokoukset ja erilaiset asukastilaisuudet, vaikkapa pihatalkoot, ovat hyviä viestintätilanteita.

Taloyhtiön viestintäsuosituksen tarkoitus on parantaa käytännön viestintää isännöinnin, hallituksen ja osakkaiden välillä. Siitä saa hyvän kokonaiskuvan taloyhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta.

Missä on yleisavaimen paikka?

Eikö olisikin helppoa, että hallituksen jäsenet kävisivät avaamassa yleisavaimella oven asukkaalle, jolta on jäänyt avain kotioven taakse? Aikaa ja rahaa säästyisi eikä avaimiaan tiuhaan unohtelevien lasten tarvitsisi yksin odotella pihalla.

Näin toimittiin aikoinaan eräässä taloyhtiössä vuosikymmeniä, kunnes hallitus alkoi pohtia, miten vakuutusyhtiö suhtautuisi, jos yleisavain katoaisi tai varastettaisiin ja koteihin murtauduttaisiin.

Isännöin tuolloin taloyhtiötä ja otin asiasta selvää.

Vakuutusyhtiöstä kerrottiin, että hallituksen jäsen voi säilyttää yleisavainta, mutta sen pitää olla turvassa kassakaapissa. Riittääkö rautakaupasta ostettu kaappi vai pitääkö kaapin olla virallinen kassakaappi? Onko tekninen tila riittävän turvallinen paikka? Pitääkö kaappi olla pultattu kunnolla seinään? Missä itse kassakaapin avainta säilytetään? Onko se seuraavassa ”turvakaapissa”? Mihin avainten säilytysketju päättyy? Ja kuka enää muistaa sitä?

Vakuutusasioiden lisäksi on tiedettävä, kenelle huoneiston oven voi avata. Huoltomies tarkistaa aina henkilöllisyyden. Tarkistaako hallituksen puheenjohtaja tai jäsen? Tietääkö hän, jos jonkun ex-puolisolla on vaikkapa lähestymiskielto?

Summa summarum: yleisavaimen ainoa oikea säilytyspaikka on huolto- tai isännöintiyrityksessä.

Kunnossapitovastuun kiemurat on isännöinnin ydinosaamista

Kunnossapitovastuu taloyhtiön ja osakkaan välillä määräytyy asunto-osakeyhtiölain mukaan. Äkkiseltään asia tuntuu yksinkertaiselta: katsoo vain oikeasta kohdasta taulukkoa. Esimerkiksi hanat ovat yhtiön vastuulla, joten kun vaikka wc:n hana rikkoutuu, taloyhtiö korjaa sen.

Elävä elämä on kuitenkin paljon monimuotoisempaa: hanaesimerkistä syntyy heti ainakin viisi variaatiota:

1. Yhtiöjärjestyksessä on määrätty, että osakas vastaa kaikista hanoista. Yhtiöjärjestys menee lain edelle ja osakas itse hankkii korjaajan.

2. Osakas on rakentanut huoneistoon sitten toisen wc:n ja nyt rikkoutuva hana onkin tämän wc:n hana. Taloyhtiö ei vastaa kuin yhdestä perustasoisesta wc:n hanasta, eli osakas maksaa hanan korjaamisen.

3. Asunnon ylimääräinen wc on rakennettu jo rakennusvaiheessa, kun ensimmäisen omistaja tilasin muutostyön suoraan rakennuttaja-myyjältä. Vaikka wc-tiloja on ollut asunnossa ”alun perinkin” kaksi, osakas on silti vastuussa ekstrahanasta.

4. Osakas on asennuttanut remonttinsa yhteydessä sähköisiä osia sisältävän erikoishanan. Kyse ei ole enää perustasoisesta hanasta, joten korjaaminen kuuluu osakkaalle.

5. Erikoisen hanan onkin hankkinut joku osakas 80-luvulla, mutta taloyhtiön teettämässä saneerauksessa on päädytty asennuttamaan kaikkiin wc-tiloihin samanlaiset hanat. Yhtiön päätöksin on nostettu perustasoa eli hanasta vastaakin yhtiö.

Kunnossapitovastuun kiemuroiden selvittäminen on isännöitsijän ydinosaamista.

Arvailusta ei kannata maksaa – ammattitaidosta kannattaa.