Vaivattomasta vuokra-asumisesta hyötyy koko taloyhtiö

Uusi, viihtyisä vuokrakoti on löytynyt, ja omat tavarat ovat löytäneet paikkansa. Yhtenä iltana kesken hiustenpesun kylpyhuoneen kattoon asennettu spottivalo alkaa välkkyä epämukavasti ja sammuu lopulta kokonaan. Kattoon upotetuista valaisimista ei ole kertynyt kokemusta – mistä uuden lampun saa? Hoidanko asian itse, soitanko vuokranantajalle vai kenties huoltoyhtiöön?

Vuokra-asuminen ei enää ole pelkästään opiskelijoiden ja ensimmäiseen kotiinsa muuttavien nuorten valinta. Muuttoon liittyvät asiat ovat suurimmalla osalla hyvin hallussa, mutta sen sijaan tarkempi opastus taloyhtiömaailmaan liittyviin asioihin jää monesti puolitiehen.

Eteisen taululta löytyvät isännöitsijän, huollon ja kenties taloyhtiön hallituksen tiedot, mutta kenelle kuuluu soittaa missäkin tapauksessa?

Isännöinti ei saavu hiekoittamaan pihaa eikä huoltoyhtiö voi hoitaa taloyhtiön laskuun osakkaan vastuulla olevia korjauksia. Monelle asukkaalle voi tulla yllätyksenä sekin, että lattiakaivon lähmäiset hiukset pitää kaivaa itse ulos ennen kuin putkimies kutsutaan paikalle. Tarkemmat kunnossapitovastuun yksityiskohdat yksittäisen parvekekaiteen osalta eivät ole aina selvää osakkaillekaan.

Mikä siis avuksi, jotta vuokralaisen asuminen olisi mahdollisimman vaivatonta ja viihtyisää hänelle itselleen, vuokranantajalle ja koko taloyhtiöille?

Taloyhtiön eteistaululta löytyvät useimmiten järjestyssäännöt, mutta niiden vierestä voisi löytyä selventävä tiedote: kuka hoitaa akuutin vahinkotilanteen, kuka jakaa saunavuoroja ja kenelle voi kertoa ideansa pihakukista.

Parhaimmillaan tarkemmat asumisen ohjeet ja kunnossapitovastuun toimintaohjeet ovat kaikkien uusien asukkaiden saatavilla taloyhtiösivuilla. Kun asiat voi etsiä ensin verkosta, ei turhia yhteydenottoja tule vääriin numeroihin. Isännöinti ja hallitus voivat tarkistaa, mikä on Tervetuloa taloon -materiaalien tilanne, löytyykö sieltä kaikki tarvittava.

Asiakkaat haluavat rohkeaa isännöintiä

Paljon puhutaan siitä, että isännöintialaa työntävät murrokseen ulkoiset muutosvoimat: asukkaat ikääntyvät ja asuvat kotona entistä pitempään, rakennusten korjaustarve lisääntyy ja asiakkaat haluavat erilaisia palveluita. Samalla päätöksenteko muuttuu entistä vaikeammaksi. Kaupungistumisen takia isännöintipalvelut erilaistuvat muuttuvien tarpeiden takia.

Olen kuitenkin varma, että isännöintialan olennaisin muutosvoima on koventuva kilpailu siitä, kuka pystyy vastaamaan parhaiten asiakkaiden nykyisiin ja kyteviin tarpeisiin ja kuka tarjoaa eniten lisäarvoa asiakkaille. Tai ehkä tärkein kysymys onkin se, kuka pystyy tarjoamaan digitalisoituvaa isännöintiä kustannustehokkaimmin.

Kilpailussa rohkein ei aina voita, mutta todennäköisesti hän on kärkisijoilla tai jopa murskaavan ylivoimainen. Uskon, että asiakkaat laittavat rohkean isännöinnin kärkisijoille, sillä rohkeus vie asioita eteenpäin.

Rohkeutta isännöinnissä on muun muassa kohdata ympärillä oleva muuttuva maailma, tehdä asiat uudella ja omalle yritykselle sopivalla tavalla sekä kohdata asiakkaat heidän tarpeineen. Rohkeutta on epäonnistuakin, koska siitä oppii monesti eniten.

Mitäpä, jos antaisit sähköiselle keskustelulle mahdollisuuden?

Sähköinen keskustelu voi parhaimmillaan kasvattaa asumisviihtyvyyttä.

Satunnaisia kohtaamisia rapussa tai keskusteluja pihatalkoissa haravanvarteen nojaten pari kertaa vuodessa, ja tietty harvakseltaan myös nimettömiä heippalappuja. Tosi monissa taloyhtiöissä muiden asukkaiden kanssa ollaan varsin vähän tekemisissä.

Keskustelukulttuurin lisääntyminen voisi tehdä paljon hyvää. Yhteishenki ja turvallisuudentunne kasvaisivat. Taloyhtiön asiat koettaisiin enemmän omiksi. Villeimmät epätietoisuudessa sikiävät huhut ja väärinymmärrykset todennäköisesti vähenisivät.

Sähköisillä keskusteluryhmillä asukkaiden ja osakkaiden väliseen vuorovaikutukseen voitaisiin tuoda aivan uudenlaista tehoa. Kun kanava valitaan oikein, voidaan saada paljon hyvää aikaan.

Kotitalo testasi erilaisia taloyhtiön sähköisiä keskustelukanavia taloyhtiöviestinnän konsultti Heidi Selkäinahon johdolla. Selkäinahon mukaan yhteinen keskusteluryhmä parantaa taloyhtiön tiedonkulkua, vaikka kaikki eivät olisikaan mukana. Hän kertoo, että hyvä tulos on, jos noin puolet porukasta innostuu.

Näkökulma on virkistävä. Torppaamme uuden teknologian käyttöönoton nimittäin helposti sillä perusteella, että ajattelemme, että emme kuitenkaan saa kaikkia mukaan.

Toinen seikka, joka hidastaa sähköisten keskusteluvälineiden käyttöönottoa, on asenne, eli negatiivinen suhtautuminen uuden teknologian käyttöönottoon. Siihen puree matalan kynnyksen kokeilu. Nimittäin: Jos väline on huono, se jää käyttämättä. Jos se on hyvä, siihen jää koukkuun. Jos se on tarpeellinen, ei kohta enää ymmärrä, miten koskaan pärjäsi ilman.

Lue lisää Selkäinahon ajatuksia ja katso neljän eri keskustelukanavan tähtiluokitus.

Kun ostat isännöintiä, kiinnitä huomiota ISA-merkkiin

ISA-merkki on jo vuosikymmeniä kertonut isännöinnin asiakkaille, että tunnusta käyttävä isännöintiyritys toimii alan laatukriteerien mukaan. Auktorisointi edellyttää yhtenäisiä toimintatapoja, mikä tuo lisää järjestelmällisyyttä ja ennustettavuutta. Ulkopuolinen auditointi varmistaa toiminnan tason. 

ISA-yritysauktorisoinnin kriteeristö on juuri uudistettu vastaamaan paremmin isännöintialan haasteita. Uusissa kriteereissä keskiöön on nostettu vastuullisuus, joka tuottaa lisäarvoa niin asiakkaille kuin työntekijöillekin. Myös rimaa on selvästi nostettu eli auktorisoinnin saaminen vaatii yritykseltä entistä järjestelmällisempää työtä. Samalla yritys saa auktorisoinnista paremman tuen kehittämiseen.  

Kiinteistöliiton tutkimuksen mukaan taloyhtiöiden hallitukset eivät tunne ISA-auktorisointia kovin hyvin. Myös ISA-yritykset tunnistavat tämän: hallitukset eivät tarjouspyynnöissä juurikaan kysy auktorisoinnista.  

Isännöinnin auktorisointi ISA ry:llä ja sen taustajärjestöillä Isännöintiliitolla ja Kiinteistöliitolla on peiliin katsomisen paikka. Meidän alan järjestöjen tehtävä on nostaa ISA-yritysauktorisoinnin tunnettuutta. Olenkin jo keskustellut Kiinteistöliiton Timo Tossavaisen kanssa, että panostamme tähän yhdessä syksyllä.  

ISA on merkki, johon kannattaa kiinnittää huomiota silloin, kun halutaan ostaa hyvää isännöintiä.

Pitääkö taloyhtiön hallituksen olla auki 24/7?

Tutulla on hierontapalvelu, jonka asiakaslupaus on olla aina auki. Entä me hallituksen puheenjohtajat tai hallituksen jäsenet, olemmeko me aina auki? Mikä on meidän asiakaslupauksemme osakkaille?

Pienen taloyhtiömme yhteisessä Facebook-ryhmässä keskustellaan siitä, että kiinteistönhoito ei toimi, ja hallitusta vaaditaan välittömiin toimiin. Toki osa osakkaista vastustaa kiinteistönhoidon irtisanomista, koska ”Pena” on hyvä kaveri ja kaiken lisäksi b2:n isännän serkku. Tässäkin keskustelussa joku valittaa myös kustannusten suuruudesta.

Hallituksen WhatsApp-ryhmässä perjantai-iltana puheenjohtajaa pyydetään toimittamaan heti kaikille tiliotteet. Kysyjät haluavat heti varmistaa, että velka perustajaurakoitsijalle on maksettu. Urakoitsijan kanssa kannattaa kuulemma olla hyvä kaveri, jotta se tekee työt jatkossakin. Näin siitä huolimatta, että kaikki tuntevat urakoitsijan puutteet − hoitaa tilatuista pikkuhommista joka kolmannen.

Naapurin rouva jaksaa aina muistuttaa minulle pihalla törmätessämme, että autokatoksen taakse pitää istuttaa näkösuojaksi pensaita. Välillä hän tulee jopa pimputtamaan ovikelloa. Helpostihan siinä puoli tuntia keskustellessa vierähtää.

Uuden taloyhtiömme isännöinnin järjestelyt ovat nekin edelleen kesken. Rakentajalta kun ei ole saatu osakeluetteloa saatikka huoltokirjaa. Hallituksen jäsenet muistuttavat näistä vähän väliä puheenjohtajaa, niin meilillä kuin kasvotusten.

Minusta tuntuu siltä, että hallituksen puheenjohtaja on aina kaikkien osakkaiden ja asukkaiden käytettävissä ja vastaa aivan kaikesta. Sovittelijan rooli ammattilaisten ja tottumattomien osakkaiden välissä stressaa.

Miten saa kerrottua kaikille, että hommat ovat hallussa ja että hoidan ne kyllä kuntoon – en kuitenkaan perjantai-iltana tai kesken kiireisen työpäivän? Haluaisin onnistua viestimään asian kuitenkin niin, että näyttäisin samalla aktiivisuuteni, luotettavuuteni ja sen, että olen aidosti kaikkien asialla.